Порядок осуществления контрольных мероприятий в учреждении в отношении ГСМ

94
По результатам проводимых специалистами Минфина России, Росимуществом, органами исполнительной власти субъектов РФ проверок целевого расходования бюджетных средств и эффективности использования имущества государственными (муниципальными) учреждениями наибольшую долю необоснованного списания материальных запасов составляет бензин. Подобные факты проверяющие квалифицируют как бесконтрольность со стороны руководства учреждения и его бухгалтерии. О том, как проводить контрольные мероприятия в отношении ГСМ, читайте в статье.

Поверки Росимущества

Автомобиль, введенный в эксплуатацию, закрепляется за конкретным водителем (материально ответственным лицом), должностные обязанности которого включают:

•          использование закрепленного имущества исключительно в служебных  целях;

•          соблюдение правил и норм технической эксплуатации транспортного средства;

•          регулярное предоставление транспортного средства на техническое обслуживание;

•          прохождение медицинского контроля;

•          соблюдение правил дорожного движения и скоростного режима;

•          знание марки топлива, смазочных материалов, нормы расхода ГСМ;

•          заполнение путевых документов по учету работы автомобиля, ведение учета эксплуатации аккумуляторной батареи и работы автомобильной шины.

При этом в качестве основных нарушений, влекущих за собой необоснованное списание бензина, контролеры выделяют:

•          неправомерное, неэффективное использование служебного транспорта;

•          неправильное использование (неиспользование) базовых норм расхода топлив;

•          указание недостоверных данных в путевых листах.

Проблема одного путевого листа

Списание материалов производится на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н унифицированные формы путевых листов не предусмотрены. Однако полную информацию по поступлению, списанию, пробегу транспортного средства для сверки норм списания топлива бухгалтер может получить только по путевым листам транспортного средства. Тем более что на основании пункта 2 статьи 6 Федерального закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа без оформления путевого листа на транспортное средство.

Поэтому многие учреждения поступают так. Топливо, так же как и смазочные материалы, списывают на основании акта, а путевые листы и приказы руководителя (например, на списание перерасхода) прикладывают к акту в качестве обоснования списания. Перед составлением акта на списание можно составить промежуточный документ, отражающий движение топлива в целом по учреждению на основании путевых листов всех автомобилей (например, сводную ведомость расхода топлива).

Так как бюджетным законодательством не предусмотрено применение путевых листов, учреждения вправе применять, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». При заполнении листов также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее - Приказ № 152). Этот приказ обязателен для исполнения организациями всех форм собственности, в т. ч. учреждениями госсектора. В нем прописаны обязательные реквизиты путевых листов. Так что если учреждение приняло решение разработать собственную форму путевого листа, то следует обратиться к нормам Приказа № 152.

Ответственность за отсутствие путевого листа

За отсутствие в путевом листе подписи квалифицированного медработника о прохождении водителем медосмотра предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере: от 2000 до 3000 рублей – должностному лицу (руководителю); от 30 000 до 50 000 рублей – учреждению. Этот штраф вправе наложить Росздравнадзор. Также за отсутствие отметки о медосмотре вправе оштрафовать инспектор ДПС: на сумму 5000 руб. – руководителя учреждения; на сумму 30 000 рублей – учреждение.

Чтобы не допускать такое нарушение учреждение, не имеющее в штате медицинского работника, должно заключить договор на обследование водителей с медицинской организацией.

Оценка эффективности

При оценке правомерности и эффективности использования служебного транспорта предполагается анализ порядка его содержания, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта.

На практике нередким нарушением является использование транспортного средства водителем в личных целях, либо содержание (местонахождение) автомобиля за пределами учреждения.

Проверить данный факт можно в рамках внутреннего контроля. Для этого организуется внеплановая (внезапная) проверка в гараже учреждения (до начала и после окончания рабочего дня). Если обнаружится, что фактически автомобиль там отсутствует, проводится служебное расследование.

Для выяснения всех обстоятельств проверяются документы, в частности журнал регистрации путевых листов и последний путевой лист на соответствие в них показателей километража. При появлении водителя на рабочем месте (если проверка организована перед началом рабочего дня) следует незамедлительно проверить наличие пломбировки одометра и снять с него показания.

По итогам контрольных мероприятий и выяснения обстоятельств нарушения определяются меры дисциплинарной и материальной ответственности водителя.

При наличии в учреждении автомобиля, который длительное время не используется, следует также периодически проверять его местонахождение и показания одометра. Контролирующие органы выявляют факты эксплуатации автомобиля, путевые листы на который не оформлялись, а поездки производились в нерабочее время и не в служебных целях.

Также анализируется длительность и причины неиспользования транспорта, меры по высвобождению.

Одним из наиболее распространенных нарушений, выявляемых при оформлении операций по списанию ГСМ, является неправильное применение базовых норм (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”». Как показывает практика, они могут вообще не применяться – учреждения устанавливают нормы расхода бензина самостоятельно, без разработки их в установленном порядке научными организациями. Это объясняет фактическое завышение расхода топлива.

Пример

Без соответствующего приказа руководителя учреждения водители по своему разумению осуществляют переход на зимний период, применяя в расчетах расхода топлив повышенную норму (с учетом предусмотренных надбавок от 5 до 15% в зависимости от фактической температуры воздуха).

Выявить подобные нарушения можно в ходе документальной проверки. Для этого следует ознакомиться с приказами о применении учреждением соответствующих норм расхода топлив на каждую единицу транспортного средства, в т. ч. при переходе на зимний период, и сопоставить с информацией в путевых листах и учетными данными по списанию бензина.

В случае применения повышающих базовые нормы расхода топлив коэффициентов необходимо проверить их обоснованность.

Списание масел, специальных жидкостей, смазок (с учетом замен и дозаправок) производится исходя из общего расхода топлив автомобилем (в расчете на 100 л). При этом должны учитываться и рекомендации заводов-изготовителей, инструкции по эксплуатации.

Зачастую выявляются факты, когда водители заливают моторное масло в большем объеме, нежели заправочный объем системы смазки двигателя, производят дозаправку без учета замены масел, что приводит к перерасходу ГСМ.

Выявить такой перерасход можно исходя из данных бухгалтерского учета, установив даты, когда происходила замена и просуммировав расход по всем дозаправкам в этих периодах. Также следует провести инвентаризацию выданных в подотчет водителям масел, смазок, прочих специальных жидкостей.

Заведомо искаженные данные

Не получится обеспечить экономическую целесообразность использования автотранспорта и списания ГСМ и в случае отражения в первичной учетной документации заведомо искаженных данных. В первую очередь это касается оформления путевых листов. К примеру, водители, фиксируя информацию о маршруте, намеренно усложняют его, чтобы ввести в заблуждение бухгалтерских работников, принимающих к учету документы.

Пример

В конкретный маршрут могут быть включены несколько пунктов назначения (отправления), например, «ул. Марксистская, 20 – ул. Таганская, 17/23 – ул. Берниковская наб., 14». При этом отражается общий километраж и время убытия и прибытия по первому и последнему адресам.

В таких случаях сложно оценить достоверность указанной информации, и у водителя есть возможность «накрутить» пару-тройку километров сверху. Умысел водителя может заключаться и в том, чтобы использовать автомобиль в рабочее время не в служебных целях, и в том, чтобы по окончании рабочего дня несанкционированно проникнуть в механизм одометра и подкорректировать пробег ТС с последующим списанием большего расхода топлива.

Чтобы исключить подобные случаи, работники учреждения (клиенты, в случае оказания платных услуг), подтверждающие факт, а также целевой характер поездки на автомобиле, должны внимательно изучать указанную водителем информацию, требовать пояснений (лучше в документальном виде), с какой целью были произведены поездки по указанным адресам. Кроме того, рекомендуется по возможности фиксировать показатели одометра перед каждой поездкой.

Ежедневные и (или) внеплановые проверки показателей одометра ответственным за эффективное использование автотранспортных средств сотрудником учреждения (он назначается руководителем либо комиссией учреждения, осуществляющей внутренний контроль) способствуют выявлению несоответствия фактических и учетных данных.

Таблица с частыми маршрутами

Одним из наиболее надежных способов предотвращения фальсификации данных, влекущей за собой необоснованное списание бензина, является разработка и утверждение таблицы наиболее частых маршрутов, совершаемых транспортным средством учреждения с учетом особенностей его финансово-хозяйственной деятельности.

Прежде чем составлять такую таблицу руководитель учреждения издает приказ о проведении оптимизации маршрутов автотранспортных средств, и назначает комиссию, которая осуществляет замер расстояний. По итогам замеров оформляется акт, на основании которого и составляется таблица маршрутов. Она может быть единой как для одного учреждения, так и для нескольких, находящихся в одной ведомственной подчиненности и расположенных в границах одного муниципального района.

Чтобы максимально охватить наиболее часто используемые организацией маршруты, можно составить список контрагентов, с которыми она взаимодействует (поставщики, подрядчики), органов исполнительной власти и подведомственных им учреждений и т. п.

В указанную таблицу целесообразно включить следующие виды маршрутов движения транспортных средств:

•          с пунктом отправления от учреждения (места постоянной стоянки). Например: ул. Коммунаров, 26 (фактический адрес учреждения) – ул. Спиридонова, 57/2 МУП «Водоканал», 12 км;

•          с пунктами прибытия и убытия от одной организации в другую. Например: ул. Спиридонова, 57, корп. 2 МУП «Водоканал» – ул. Академическая, 120 МБОУ Лицей, 6 км;

•          по межмуниципальным, региональным и федеральным трассам. Например: черта г. Абдулино – черта г. Оренбург, 278 км.

В примечании к маршруту можно указать путь следования, т. к. в различных вариантах подъезда к месту назначения километраж и время в пути могут увеличиваться. При этом следует учитывать и наличие установленных дорожных знаков (информационных,  запрещающих).

С целью обоснованного списания бензина и правильного применения коэффициентов, повышающих нормы расхода топлив, поименованных в пункте 5 распоряжения Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, следует разделять типы маршрутов. То есть при движении из одного населенного пункта в другой (с различной численностью населения), в т. ч. по федеральной трассе, маршрут должен состоять из нескольких пунктов.

Пример

Руководитель учреждения, находящегося в селе Спасское Благодарненского района, направляется на совещание, организованное учредителем в г. Ставрополе. В путевом листе водитель должен указать следующие маршруты:

1)         ул. Западная, 17 (фактический адрес учреждения) – черта с. Спасское (поселок, 3 км);

2)         черта с. Спасское – черта г. Благодарный (трасса, 26 км);

3)         черта г. Благодарный – черта г. Благодарный (город, 6 км);

4)         черта г. Благодарный – черта г. Ставрополь (трасса, 149 км);

5)         черта г. Ставрополь – ул. Южная, 12 (фактический адрес учредителя) (город, 15 км).

При приеме на учет путевых листов от водителей также следует обратить внимание на скоростной режим, который должен соблюдаться в обязательном порядке (превышение скорости приводит не только к штрафам, но и большему расходу бензина). Выявить нарушения можно рассчитав, за сколько времени из пункта А в пункт Б доехал автомобиль. На практике случается, что водитель за 10 минут может проехать путь длинной 40 км со скоростью 235 км/час. Подобные факты свидетельствуют об отражении в учетных документах недостоверных данных.

В путевом листе при расшифровке маршрутов следует указывать и информацию о заправке бензином на АЗС. Данные по времени  прибытия  и выбытия сверяются с приложенным к нему чеком. Время должно совпадать.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"

    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль