8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Документальное оформление внутреннего перемещения и выбытия материальных запасов

  • 4 октября 2016
  • 212

Выдачу материальных запасов со склада учреждения рекомендуется производить только материально ответственным лицам учреждения, объявленным соответствующим приказом. От каждого структурного подразделения учреждения назначается как минимум одно материально ответственное лицо.

Документы

С указанными лицами в установленном порядке заключаются договоры о полной материальной ответственности за обеспечение сохранности материальных ценностей.
Унифицированные формы первичных учетных документов для оформления внутреннего перемещения и (или) списания (выбытия) материальных запасов:

№ формы

Код формы

Наименование формы

М-11

0315006

Требование-накладная

0504210

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

0504230

Акт о списании материальных запасов

0504143

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря

3

0345001

Путевой лист легкового автомобиля

3 спец.

0345002

Путевой лист специального автомобиля

4-С

0345004

Путевой лист грузового автомобиля

4-П

0345005

Путевой лист грузового автомобиля

6 (спец)

0345007

Путевой лист автобуса необщего пользования

ЭСМ-2

0340002

Путевой лист строительной машины

0504202

Меню-требование на выдачу продуктов питания

0504203

Ведомость на выдачу кормов и фуража

Требование-накладная № М-11 применяется для учета движения материальных ценностей внутри учреждения: между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Накладную в двух экземплярах оформляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит основанием сдающему материально ответственному лицу для списания ценностей, второй – принимающему материально ответственному лицу для их оприходования. Накладную подписывают материально ответственные лица, после чего она сдается в бухгалтерию.
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) применяется для оформления передачи в эксплуатацию ценностей на хозяйственные цели. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу с указанием выдаваемых материальных ценностей. Ведомость служит основанием для списания указанных ценностей с баланса учреждения.
Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) применяется для списания с баланса материалов (за исключением списываемых прямым расходом, ГСМ, мягкого инвентаря и посуды) на основании документов, подтверждающих их количественный расход.

Пример

Со склада ФКУ «Центр МТО», где в числе прочего числятся хозяйственные материалы и канцелярские товары, одному из структурных подразделений учреждения выдано:  5  пачек  писчей  бумаги,  10 шт. папок-уголков, 5 шт. гелевых ручек. Общая стоимость материальных ценностей составила 700 руб.
Основание для выдачи – докладная записка начальника подразделения (Прокофьевой Н.Н.) с разрешительной визой руководителя организации. Выдача канцелярских принадлежностей со склада оформляется Требованием-накладной (ф. № М-11) с дальнейшим истребованием от материально-ответственного лица документов, подтверждающих фактическое использование материальных  ценностей.
В учете оформляется следующая запись (Инструкция № 162н):
Дебет счета 1 10536 340 (по лицевому счету Прокофьевой Н.Н.) – Кредит 1 10536 340 (по лицевому счету материально ответственного лица склада учреждения) – 700 руб. – стоимость выданных в пользование со склада учреждения материальных  запасов.
Пример оформления требования-накладной см. далее.
Руководитель подразделения  передал сотрудникам полученные на складе канцелярские принадлежности на общую сумму 650 руб. с оформлением Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). На основании ведомости стоимость материальных ценностей подлежит списанию на расходы учреждения.
В учете оформляется следующая запись (Инструкция № 162н):
Дебет счета 1 40120 272 – Кредит счета 1 10536 440 (по лицевому счету Прокофьевой Н.Н.) – 650 руб. – стоимость материальных запасов, выданных в пользование работникам учреждения.
Согласно принятому  в  учреждении  порядку  списание  выданных в пользование канцелярских принадлежностей оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230) на основании докладных записок работников о фактическом использовании ценностей.

Пример

В учреждении может не быть склада или одного материально ответственного лица, отвечающего за прием всех материальных запасов от поставщиков. В результате поступающие материальные запасы сразу получают те материально ответственные лица, которые будут их расходовать.
В учреждении с небольшим штатом может быть одно материально ответственное лицо по работе с материальными запасами (например, типичный штатный состав Комитета по управлению имуществом муниципального района – 4 человека).
В обоих случаях отпадает необходимость в отдельной операции выдачи материальных запасов со склада сотрудникам по ф. 0504210.
Инструкция № 157н не содержит требования об обязательном наличии склада, принимающего все материальные запасы и выдающего их для расходования сотрудникам.
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) применяется для списания указанных объектов. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044).
Списание моторного топлива производится на основании путевых листов по данным графы «фактический расход». Порядок заполнения путевого листа разъяснен приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Письмом Росстата от 03.02.2005 г. № ИУ-09-22/257 определен порядок применения путевых листов легковых автомобилей. В комментариях от 03.10.2012 N 02-06-10/4066​ финансове ведомство обращает внимание на обязательность заполнения всех реквизиов путевого листа, в т.ч. сведений о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа).
При ревизионных проверках нередко возникают вопросы по оправданности количественного расхода материальных запасов и незаконные требования о необходимости составления дополнительных документов, кроме актов списания и иных первичных документов, установленных Инструкциями № 162н и № 174н, а также учетной политикой самого учреждения и иными действующими учетными стандартами.
Чтобы избежать трений с проверяющими органами следует уделить внимание подробному заполнению акта списания с указанием причин списания и направления расходования материальных запасов, не ограничиваясь формальными записями, например: «израсходовано на нужды учреждения».

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.