Формы первичных учетных документов в 2017 году

11765
Изменения приказа Минфина России от 16 ноября 2016 № 209н (далее – Приказ № 209н), внесенные в приказ Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (далее - Приказ № 52н) немногочисленны. Так, в слова «Курс Банка России 01.01.20__» наименования графы 6 Инвентаризационной описи остатков средств на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) вставлен пропущенный предлог «на». Однако это единственное изменение технического характера, остальные можно назвать революционными.

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)

Скачать Форму
 

Сама по себе ф. 0504207 никогда не вызывала у бухгалтеров особых нареканий. Вопросы вызывала необходимость избыточного использования, ведь ф. 0504207 дублировала каждую накладную или акт приемки - передачи основных средств поставщиков – коммерческих фирм.

Некоторые учреждения вносили в контракты (договоры) обязанность поставщиков оформлять передачу именно ф. 0504207. Это стало возможным, благодаря тому, что в коммерческой сфере не существует требования обязательной унификации отгрузочной документации. Далеко не все участники закупок соглашались с избыточными требованиями и дополнительную работу приходилось выполнять бухгалтерам учреждений.

Учитывая, что не во всех учреждениях внедрен электронный документооборот (далее – ЭДО) применение ф. 0504207 в значительный расход канцтоваров. Приказ № 209н внес долгожданные изменения в первичных документах (раздел 2 Приложения № 5 к Приказу № 52н).

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

После вступления в силу Приказ № 209н распространит свое действие (за исключением нескольких пунктов к ф. 0504207 отношения не имеющих) на бухгалтерский учет и отчетность всего 2016 года. Соответственно, для отказа от применения ф. 0504207 не нужно ожидать наступления 2017 года. Фактически уже сейчас можно не оформлять указанную форму, если есть отгрузочные документы от исполнителей по контрактам (договорам). Такой вывод следует из изменений в описании ф. 0504207.

Учреждения по-прежнему обязаны составлять ф. 0504207, однако количество ситуаций, при возникновении которых такое составление обязательно – сокращено до минимума. Причем оказалось достаточным лишь удалить упоминание о поступлениях от сторонних организаций (учреждений) или, если кратко – от юридических лиц. Применение ф. 0504207 ограничено теперь разве что безвозмездным поступлением от физических лиц.

Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

С еще одной формой, чье описание расширено Приказом № 209н – ф. 0504833, связана может быть не самая ожидаемая новация. Однако изменения описания ф. 0504833 из разряда тех, которые направлены на изменение:

  • способов ведения бухгалтерских записей;
  • организации бухгалтерского учета.

Благодаря небольшой корректировке раздела 1 Приложения № 5 к Приказу № 52н урегулирован ряд важных моментов по:

  • организации ЭДО;
  • централизации бухучета.

Указанные изменения важны только при возникновении ограниченного числа ситуаций:

  • использование учреждением ЭДО из-за требований законодательства;
  • передача функции ведения бухучета на аутсорсинг (чаще всего в роли аутсорера выступает централизованная бухгалтерия, которая в случае если учреждение казенное также должна быть казенного типа).

Такой вывод о направленности произошедших изменений вытекает и из того, что ф. 0504833 теперь надо оформлять при:

  • передаче в бухгалтерию электронных первичных учетных документов (далее - ЭПУД);
  • невозможности проставить отметку о принятии документа к учету в случае централизации учетных процессов.

Однако к рассмотренным ситуациям добавлена еще одна – представление ЭПУД или сводных учетных документов:

  • в электронном виде;
  • с электронной подписью (далее – ЭП).

Для всех трех ситуациях предусмотрена единая особенность заполнения ф. 0504833, при которой в отношении переданного документа необходимо указывать:

  • наименование, основание и номер;
  • дату и наименование хозяйственной операции.

Такое практическое применение ф. 0504833 приближает время, когда бумажный документооборот в части документов, не содержащих сведений составляющих гостайну, будет прямо запрещен. Сейчас согласно Приказу № 52н ЭДО лишь в приоритете над бумажным документооборотом.

Причина грядущего запрета лишь отчасти в необходимости сокращения расходов на бумагу и канцелярские принадлежности. Небольшое изменение Приказа № 52н – очередной шаг к единым форматам ЭД, необходимых для решения более грандиозных задач. Станет ли 2017 год именно тем годом, когда при реализации бюджетных правоотношений возобладает ЭДО - пока неизвестно, однако очевидно, что все идет к обмену исключительно ЭДПУД в комплекте с:

  • усиленными ЭП;
  • ключами и сертификатами ключей проверки ЭП.

Причем ключи и сертификаты будут создавать и выдавать не только удостоверяющие центры, которые получили аккредитацию на соответствие установленным законодательством РФ требованиям. Подобные центры могут быть созданы и в соответствии с нормами права иностранного государства (в случаях, предусмотренных международными договорами РФ).

Формы первичных учетных документов в 2017 году

Как понять, что переход на ЭДО близок

Активное использование новых технологий заложено в Государственную программу РФ «Управление государственными финансами и регулирование финансовых рынков» (далее – Программа), которая рассчитана до 2020 года. Практические моменты обмена ЭД должно будет установить Правительство РФ, а соответствующий порядок – Минфин России. Требования к технологиям информационного взаимодействия информационных систем будут:

  • отданы в разработку непосредственным операторами информационных систем
  • (далее - ОИС);

установлены самими ОИС в соответствующих соглашениях с пользователями.

Программа имеет несколько подпрограмм. К задачам подпрограммы 2 «Нормативно - методическое обеспечение и организация бюджетного процесса» Программы отнесены:

повышение прозрачности отчетности, в том числе учреждений всех типов;

  • совершенствование формирования указанной отчетности;
  • ориентация на сближение с МСФО ОС.

Реализация указанной программы преследуя цель улучшения подготовки отчетности, готовит и условия для передачи ведения учета учреждений своеобразной «централизованной бухгалтерии» в лице Росказны.

О своих планах стать единой бухгалтерией для всего сектора госуправления Росказна информирует на ежегодных Всероссийских совещаниях по вопросам бухучета и формирования бюджетной отчетности. После вступления в силу Приказа № 209н особенно актуальными станут слова Р. Е. Артюхин, руководителя Федерального казначейства, которые он произнес еще в 18 марта 2009 года. Выступление проходило в Туле на семинаре - совещании руководителей финансовых органов субъектов РФ «Задачи финансовых органов субъектов РФ по обеспечению исполнения бюджета в условиях кризиса».

18 марта 2009 года Роман Евгеньевич первый раз публично признал, что «учет для каждого юридического лица, – это дорогое удовольствие. Требуются профессионалы. Поэтому только через централизацию учета, через программное обеспечение, централизующее этот учет на уровне муниципальных районов, можно решать вопросы по качественному составлению отчетности».

Речь шла только о муниципальном уровне, но в перспективе Росказна способна стать единой централизованной бухгалтерией для всей нашей страны. Штат самой Росказны планируют сокращать, переход на ЭДО позволить вносить в программу сведения о совершенном факте хозяйственной жизни один раз. Исчезнут работники, которые сейчас выполняют дублирующие функции.

Особенности электронных форм

Перевод первичных учетных документов  в электронную форму вызывает у многих практиков здоровый скептицизм. Некоторые из таких практиков полагают, что в условиях кризиса уместнее задуматься о возврате к деревянным счетам, а не рассуждать даже об элементарной об оцифровке.

ЭДО для многих учреждений – дело решенное. И если это так, то на помощь бухгалтерам придут государственные стандарты. Например, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Согласно указанному ГОСТу определены в качестве:

  • документа – зафиксированная на носителе информация, которая снабжена реквизитами, обеспечивающими  ее идентификацию;
  • электронного документа (далее - ЭД) – та же информация, но зафиксированная в электронной форме.

Исходя из рассмотренных определений любой первичный учетный документ, созданный при помощи бухгалтерской программы на PC – электронный. ЭПУД, как и любой другой ЭД, можно:

  • подписать ЭП;
  • сохранить на электронном носителе в виде файла (набора файлов) соответствующего формата.

Приказом № 52н основа для переход на ЭД, как на приоритетную форму первичного документа, была создана сразу. Форматы ЭПУД актуальны для централизации учета, особенно под эгидой Росказны. В целом ЭДО интересен уже сейчас для средних и крупных учреждений. Если за масштаб брать не всю страну, регион или даже муниципалитет, а всего лишь внутренний ЭДО в учреждении, то можно использовать различные виды ЭП:

  • усиленная квалифицированная цифровая подпись (аналогичная той, которая используется для сдачи отчетности);
  • неквалифицированная цифровая подпись (использует криптографическое шифрование и не позволяет вносить несанкционированные изменения в документ);
  • простая ЭП (посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждающая факт формирования электронной подписи определенным лицом).

В корпоративных информационных системах чаще всего используют именно последний вариант, как более дешевый. Применение ЭДО избавляет учреждение от массы расходов. Причем не только на канцтовары, включая бумагу, картриджи и прочее  и на архивирование бумажных документов. ЭДО делает реальной возможность сократить административно-управленческий персонал, причем действующий, а не вакантные единицы в штатном расписании.

ЭПУД в учетной политике

Порядок и методики работы с бумажными документами отличен он порядка работы с ЭД, которые:

  • созданы в корпоративной информационной системе;
  • подписаны ЭП.

ЭДО – это, прежде всего, совокупность автоматизированных процессов создания (обработки, передачи) ЭД. ЭДО должен решать задачу защиты документов от несанкционированного доступа и изменения. Внедрение концепции «безбумажного делопроизводства» в обычном государственном (муниципальном) учреждении для бухгалтера означает внесение изменений (дополнений) в учетную политику. Так, в составе организационно - распорядительных документов, составляющих учетную политику учреждения (далее – ОРД) обычно утверждены:

  • правила документооборота;
  • технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Все необходимые положения можно сформировать на основании инструкции, утвержденной Минфином России от 1 декабря 2010 года № 157н (далее – Инструкция № 157н) при наличии в учреждении технических возможностей. Можно указать, что:

  • формирование первичных и сводных учетных документов происходит на машинных носителях, в виде ЭД с использованием ЭП (п. 7 Инструкции № 157н);
  • учетные регистры можно именовать также , как и файл с первичными учетными документами – ЭД, а можно – электронным регистром (п. 11 Инструкции № 157н);
  • хранение первичных ЭД (электронных регистров) организовано на машинных носителях (п. 14 Инструкции № 157н).

Существуют отдельные рекомендации по ЭДО, адресованные тем или иным субъектам учета, которыми можно воспользоваться для разработки собственных правил. Таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477. Из указанных правил можно позаимствовать следующее:

  • ЭПУД для формирования бухгалтерских записей отнесены к регистрируемым;
  • регистрация поступивших ЭПУД – в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день;
  • ЭПУД должен быть оформлен по общим правилам для ЭД, но иметь реквизиты, установленные Приказом № 52н;
  • при передаче ЭПУД внешним пользователям необходимо заверение усиленной квалифицированной ЭП, а во внутреннем документообороте вместо указанной ЭП можно использовать программные средства, которые позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ;
  • ЭПУД должны быть сформированы в дела к соответствующему журналу - ордеру в виде электронного регистра.

Учреждению, использующему ЭДО, необходимо в ОРД определить, на каком носителе должны быть сохранены ЭД, в каком месте и каков формат хранения.

Дополнительны реквизиты для электронных форм

Правила № 477 имеет смысл использовать и для того, чтобы определить, как лучше реализовать цели учета и поиска документов в системе ЭДО. В частности для идентификации используют следующие обязательные реквизиты, которых не бывает в бумажных формах:

  • адресант (отправитель или создатель);
  • адресат (получатель документа);
  • дата поступления документа;
  • входящий номер документа;
  • аннотация документа;
  • индекс дела; сведения о переадресации ЭПУД(если документ переадресовывался);
  • количество листов основного документа;
  • количество приложений и общее количество их листов;
  • должность, фамилия и инициалы исполнителя, создавшего ЭПУД;
  • отметка о конфиденциальности.

В зависимости от потребностей учреждения приведенный список может быть существенно уменьшен. Необходимо иметь в виду, что ЭПУД виден и доступен в системе еще на этапе «черновика», то есть:

  • сразу после создания пользователем;
  • до утверждения ответственным лицом.

Чтобы не было путаницы можно предусмотреть необходимые дополнительные реквизиты. Однако более надежный способ – предусмотреть в графике документооборота, что ЭПУД должен быть:

  • передан в бухгалтерию;
  • подлежит отражению в учете только после его утверждения.

Информационные системы могут позволять множественные корректировки документа, одновременную работу разных пользователей над документом, согласования на нескольких уровнях. В графике документооборота целесообразно предусматривать изменения статуса документа, которые осуществляют работники подразделений учреждения. Соответственно необходимы и дополнительные реквизиты в форме для наглядности. В частности и по статусу и по реквизиту в самой форме исполнитель должен видеть, что документ утвержден.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для главных бухгалтеров и экономистов государственных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту. Вам также станет доступно:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

И еще в июне всем подарок! Пилотный номер журнала, где дано более 30 ответов на самые --->> популярные вопросы бухгалтеров госсектора

Фото

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ
Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль