Учет расходов на ГСМ в бюджетных учреждениях на 2017 год

2855
Основа учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) – нормы их расходования, утвержденные в виде методических рекомендаций Распоряжением Минтранса от 14 марта 2008 года № АМ-23-р (далее – Рекомендации № АМ-23-р). Нормы обязательны для применения бюджетными учреждениями (далее – БУ), работающими на территории РФ и с 2015 года – действуют для всех автомобилей без исключения.

Нормы топлива на автотранспорте

Как и любые другие юридические лица БУ могут самостоятельно устанавливать нормы топлива для своих автомобилей. Однако самостоятельно разработанные нормы, в которых учтены все необходимые надбавки и прочее не гарантируют отсутствие ошибок. Подробная технология обнаружения недочетов рассмотрена в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 20 июля 2016 года № 04АП-2933/2016 по делу № А10-7325/2015. Рассмотрим выводы ревизоров с учетом:

  • особенностей БУ;
  • изменений в Рекомендации № АМ-23-р с 14 июля 2015 года.

Ревизоры выявили списание бензина сверх установленных норм в количестве 74,75 л на сумму 2 501,13 рублей по автомобилю Toyota Camry 3.5 (6V-3,456-277-6А) 2009 года выпуска (далее – Тойота). Проблема была не в том, что учреждение неправильно рассчитало такие нормы расхода бензина, как:

  • базовые (для Тойоты –11,10 л/100 км);
  • эксплуатационные (за городом – 11,99 л /100 км, в городской черте - 13,10 л /100 км).

Проверяемое учреждение вполне правомерно утвердило и различные надбавки, например, 3% при работе Тойоты зимой.

Однако как показала проверка, в некоторых моментах была превышена допустимая самостоятельность. Так, в мае сложилась ситуация, когда фактический расход бензина был выше расчетной нормы. При фактическом отсутствии топлива в баке, на остатке был бензин. Для отражения в учете изменений фактического расхода бензина учреждение не нашло ничего лучше, как применить весной надбавку для зимних месяцев.

Нормы расхода ГСМ и специальных жидкостей

Смазочные материалы нормированы более точно, чем топливо. БУ использует такие основания, как:

  • химмотологическая карта смазки;
  • рекомендации изготовителя.

При отсутствии указанных оснований можно взять за основу приложение № 1 к Рекомендациям № АМ-23-р. Есть еще один важный момент: необходимо учитывать, что расходование, например, моторного масла имеет два направления:

  • замена отработанного масла;
  • доведение уровня масла до значений, которые рекомендованы изготовителем.

Второе направление расходования обусловлено естественными потерями, которые требуют доливки.

Подобная ситуация рассмотрена в Постановлении Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26 сентября 2016 года № 18АП-10825/2016 по делу № А07-4770/2016. Проверяющие, заявив о перерасходе моторного масла в 10 литров, не учли технические требования руководства по эксплуатации автомобилей Фиат и Тойота. Согласно указанным руководством спорные 10 литров были выданы водителям для поддержания надлежащего уровня масла.

Рекомендации № АМ-23-р содержат пункт 16.8 «Специальные жидкости», в котором установлены нормы расходы жидкости AdBlue (нейтрализатор выхлопа). Нормированием AdBlue станет обязательным пунктом для БУ, которые в 2017 году планируют закупку автомобилей с высокими показателями экологичности.

Нормы и нормативные затраты

Правильное применение норм расхода ГСМ, включая все необходимые надбавки, позволяет учреждению обосновать потребность в денежных средствах в данной части затрат на выполнение государственного (муниципального) задания. Однако добиться финансирования порой возможно только через прокуратуру.

Причем решения первичных судов, согласившихся с законностью прокурорских исков, учредители БУ нередко оспаривают. Даже в отношении простаивающего из-за отсутствия ГСМ школьного автобуса, полученного по-приоритетному НП «Образование» учредитель может заявить, что:

  • спор нельзя рассматривать как подсудный, поскольку он затрагивает выделение БУ бюджетных же средств;
  • финансирование транспортных перевозок учащихся - расходное обязательство органов местного самоуправления (далее – ОМСУ);
  • вопросы ОМСУ необходимо решать на местном уровне, организовав соответствующие переговоры с участием родителей, БУ и администраций поселений.

Некоторые учредители заявляют о том, что нельзя школьный автобус рассматривать как средство для рейсовых перевозок детей. Причем оправдывают такие заявления тем, что в Управлении образованием ОМСУ отсутствуют:

  • положение о порядке обеспечения безопасности перевозок организованных групп детей рейсовыми автобусами;
  • распоряжение Главы ОМСУ об открытии школьных маршрутов;
  • договор на оказание транспортных услуг.

Все перечисленные доводы разбиваются уже только об одну статью 40 Федерального закона от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ об образовании в РФ, не говоря уже об образовательных стандартах и самих уставах БУ. Такой вывод следует из апелляционного определения Верховного суда Республики Тыва от 18 февраля 2014 года по делу № 33-194/2014.

Бухгалтерский учет

Последние планы, связанные с видами расходов (далее – ВР) классификации расходов бюджетов, изложены в письме Минфина России от 14 ноября 2016 года № 02-05-11/66464. Бюджетные учреждения,  изменения, названные в указанном письме затрагивают мало. По крайней мере, в отношении ГСМ.

Более ранняя по отношению к рассмотренному письму Информация Минфина РФ от 22 июля 2016 (далее - Информация) содержит таблицу, учитывающую приказ Минфина РФ от 20 июня 2016 года № 89н. Названным приказом были внесены изменения в Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 1 июля 2013 года № 65н (далее - Указанием № 65н). Однако и в Информации нет никаких упоминаний о необходимости кардинально поменять в БУ учет ГСМ, начиная с 2017 года.

Для учета ГСМ в Указаниях № 65н по-прежнему выделена довольно общая подстатья 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (далее - 340 КОСГУ). Зная КОСГУ определяем КВР по таблице соответствия (приложена к Указаниям № 65н) как 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» (далее КВР 244).

Для бухгалтерского учета ГСМ предназначен одноименный счет – 0 105х3 000. Бухгалтерские записи по учету ГСМ особой сложности не представляют, но БУ все же допускают ошибки.

В Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 10 октября 2016 года № 04АП-4355/2016 по делу № А10-7326/2015 отражена следующая ситуация. Для ГСМ был выбран неправильный код аналитического учета – «6» вместо «3». ГСМ необходимо отражать на соответствующих аналитических счетах 105.00 "Материальные запасы" - по одноименному аналитическому коду вида синтетического учета – 3. Код 6 соответствует мягкому инвентарю. Следовательно, ГСМ должны быть учтены на аналитическом счете 105.33, а не на 105.63

Проблемы командировок

Учет ГСМ, в случаях его приобретения в командировках, разъяснен в письме Минфина России от 15 июля 2016 года № 02-05-10/41796 (далее – Письмо № 02-05-10/41796). Корреспонденция счетов полностью соответствует стандартной, приведенной в Инструкции для БУ, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н. Однако несмотря на то, что рассматриваемое письмо не содержит отсылок к запланированным финансовым ведомством изменениям, применение на практике все же затруднительно. Дело в том, что Письмо № 02-05-10/41796 содержит два противоречащих друг другу посыла:

  • предложение компенсировать затраты в командировке в рамках трудового законодательства;
  • набор бухгалтерских записей, которые соответствуют исключительно закупке в рамках контрактной системы, без учета компенсационных выплат.

Причем финансовое ведомство предложило два варианта, которые привязаны к условиям закупки. Первый вариант рассматривает приобретение юридическим лицом, то есть закупку осуществляет БУ в лице уполномоченного работника. Второй вариант – отражение в учете расходов командированного на приобретение ГСМ:

  • с разрешения (ведома) БУ, как работодателя;
  • в соответствии с коллективным договором (иным локальным актом БУ).

Финансовое ведомство действительно:

  • оперирует терминами трудового законодательства;
  • рассуждает о компенсации работнику расходов, понесенных им в командировке в интересах работодателя.

При этом предлагаемая корреспонденция счетов:

  • соответствует записям для поступления материальных запасов (п. 34 Инструкции № 174н);
  • не содержит записей по выплате работникам прочих выплат и компенсаций (п. 128 Инструкции № 174н).

Также ведомство не учитывает в своем письме положения Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ о контрактной системе (далее – Закон № 44-ФЗ). Поэтому не совсем ясны два момента:

  • при соблюдении каких закупочных норм Закона № 44-ФЗ следует совершать соответствующее приобретение ГСМ;
  • как закупочные процедуры повлияют на отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете.

Попробуем предположить, что же конкретно имел в виду Минфин России имел в виду.

Закупка юридическим лицом

Осуществление закупки работником учреждения от имени БУ, выступающего в роли заказчика, возможно только в плановом порядке. БУ необходимо соблюдать требования законодательных актов, которыми регулируется порядок закупки, а именно:

  • Закон № 44-ФЗ;
  • Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон № 223-ФЗ).

В рабочем порядке учреждения могут планировать закупки ГСМ через подотчетных лиц как по Закону № 44-ФЗ, так и по Закону № 223-ФЗ. Если БУ применяет Закон № 44-ФЗ, то при планировании закупок необходимо учитывать особенности, установленные совместным приказом от 31 марта 2015 года Минэкономразвития России № 182 и Казначейства России № 7н.

Исходя из указанной нормативно-правовой базы можно предположить, что в Письме № 02-05-10/41796 под «приобретением» финансовое ведомство подразумевает оплату подотчетными лицами:

  • от имени БУ, выступающего в роли заказчика, за поставку ГСМ;
  • по ранее заключенным в соответствии с установленными закупочными процедурами контрактам (договорам).

Обратите внимание, что Минфин в случае плановой закупки предлагает приходовать ГСМ сразу на счет 0 105х3 000.

Закупка в служебной командировке

По мнению автора, в Письме № 02-05-10/41796 рассмотрено не два, а один случай, суть которого:

  • осуществление командированным работником расходов на приобретение ГСМ;
  • принятие ГСМ к бухгалтерскому учету без предоставления компенсационного платежа.

С целью правильной реализации контрактного законодательства БУ необходимо предусмотреть один из вариантов взаимодействия между:

  • командированным сотрудником;
  • сотрудниками, которые формируют сведения о контрактных обязательствах на официальном сайте.

Это может быть:

  • поддержание связи не реже чем один раз в пять рабочих дней (цель - передача информации о фактически заключенных, исполненных соглашениях со всеми необходимыми реквизитами);
  • оформление контрактов (договоров) по возвращению из командировки, при этом обязательно указание на то, что условия контракта действительны и для отношений, возникших до его подписания.

Закупка командированным сотрудником БУ подлежит отражению с применением:

  •  КВР 244;
  •  340 КОСГУ.

Приобретение ГСМ командированным сотрудником БУ - процесс, который необходимо очень тщательно отслеживать. Необходимо также учитывать, что ГСМ будут признаны списанными необоснованно, если были приобретены, например, в случае выезда работника:

  • за пределы места постоянной работы на срок более одного дня без приказа о направлении работника в командировку (на продление командировки);
  • по маршруту, не являющемуся местом назначения командировки;

Такие выводы следуют из Постановления Четвертого арбитражного апелляционного суда от 10 октября 2016 года № 04АП-5047/2016 по делу № А10-2585/2015.

Документальное оформление

Как уже было показано на примере арбитражной практики основной документ, который интересен ревизорам при проверке списания ГСМ – путевой лист. Рассмотрим его заполнение на примере.

Пример 1

Приказами руководителя БУ для автомобиля ВАЗ-21093 утверждены:

  • базовая норма расхода топлива - 7,5 л/100 км;
  • надбавка за эксплуатацию в городе с плотностью населения до 100 тыс. чел. - 5%.

В августе 2016 года водитель ВАЗ-21093 представил в бухгалтерию путевой лист (выдержка прилагается), подтверждающий фактический расход бензина при показателе пробега 64 км – 5,04 л из расчета 0,01 x 7,5 литров x 64 км x (1 + 0,01 x 5).

Выдержка из лицевой стороны путевого листа….

Задание водителю                                          Автомобиль технически исправен  

22530

                                                                          Показания спидометра, км               

В распоряжение В распоряжение

Иванова П. С.

марка

код

АИ-95

__________________________________        Горючее

Время выезда из гаража, ч. мин.

9.00

                                                                                       Движение горючего

Диспетчер-нарядчик_Петров____ Петров А. В.

17.00

Время возвращения в гараж, ч. мин.                        Выдано:                                                       

Количество, л

по заправочному

 листу №________ 

Остаток: при выезде

           при возвращении

Расход: по норме

              фактический

Экономия

Перерасход

10

3

7,96

5,04

5,04

-

Выдержка из оборотной стороны путевого листа

Номер по порядку

Код заказчика

Место

Время

Пройдено,

км

Подпись лица, пользо- вавшего-ся авто-

мобилем

отправления

назначения

выезда

возвращения

ч.

мин.

ч.

мин.

1

Главный корпус

Банк

9

30

9

45

7

Иванов

 П. С.

8

Статистика

Главный корпус

16

25

16

50

10

Иванов

 П. С.

Всего в наряде, ч.                                                   За километраж, руб. коп.  

64

Пройдено, км                                                         за часы, руб. коп.                 

                                                                                 ___________________________________

                                                                                  Итого, руб.коп.                    

Расчет произвел ст.бухгалтер Сидорова  Сидорова П.У.

Налоговый учет

Отражать в регистрах налогового учета (далее – НУ) можно только те ГСМ, которые:

  • приобретены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (далее – ПДД);
  • использованы также для целей ПДД.

Приобретение ГСМ за счет выделенных субсидий не учитываются в НУ (Письмо Минфина РФ от 11 июля 2012 года № 03-03-06/4/71). Расходы на ГСМ, подлежащие учету в НУ отражаются в зависимости от назначения используемого транспорта в составе:

  • материальных расходов;
  • прочих расходов.

Как и при проверках правильности ведения бухгалтерского учета, налоговики запрашивают путевые листы и проводят проверки на основе Рекомендаций N АМ-23-р (письма Минфина РФ от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 11.07.2012 N 03-03-06/4/71). 



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для главных бухгалтеров и экономистов государственных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту. Вам также станет доступно:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

И еще в июне всем подарок! Пилотный номер журнала, где дано более 30 ответов на самые --->> популярные вопросы бухгалтеров госсектора

Фото

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ
Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль