Инвентаризация в казенном учреждении в 2017 году

2154
Что такое инвентаризация в казенном учреждении, как и в каком порядке ее провести, чем необходимо завершить процесс и как без ошибок оформить результаты, а также как отразить документально и в учете выявленные расхождения – читайте в настоящей статье.

Что такое инвентаризация

В слове «инвентаризация» каждый бухгалтер услышит привычный термин «инвентарь». Однако указанный процесс - это проверка не только хозяйственных предметов или даже инвентарных объектов (далее – НФА), закрепленных за материально-ответственными лицами (далее – МОЛ). К объектам, которые необходимо инвентаризировать отнесены:

  • денежные средства (наличные и безналичные);
  • расчеты с дебиторами и кредиторами (причем проверка настолько важна, что Минфин России регулярно выпускает разъяснения по ее особенностям).

Инвентаризировать можно любые виды имущества и финансовых обязательств. Некоторые казенные учреждения (далее - КУ), выполняют функции:

  • центров инвентаризации;
  • бюро инвентаризации;
  • проводят инвентаризации захоронений и прочего.

Указанные КУ инвентаризируют по большей части не столько свое имущество, однако их функции мы оставим за рамками настоящей статьи. Хотя именно услугами указанных КУ пользуются другие учреждения, когда сталкиваются с проблемой постановки на бухгалтерский учет:

  • земельного участка;
  • других недвижимых объектов.

Однако в рамках одной статьи невозможно охватить и более привычные виды проводимой инвентаризации, так как они могут иметь различные:

  • способы проведения;
  • порядок оформления результатов.

Поэтому сосредоточимся на качестве выполнения необходимых процедур, от которого всегда зависит результативность. Цель инвентаризации в общем виде - выявление общей картины и исправление ошибок. Не менее важно устранить и негативные последствия некоторых ошибок. Соответственно необходимо: осуществить дисциплинарное наказание МОЛ; взыскать с МОЛ возмещение нанесенного КУ ущерба (например, при наличии недостачи).

Случаи проведения инвентаризации

Наступившие случаи, когда проведения инвентаризации - необходимость той или иной степени, влияют на ее формы, которые можно сгруппировать так:

  • полная и частичная;
  • плановая и внеплановая.

Наиболее характерна для КУ обязательная инвентаризация. Список ситуаций, делающих инвентаризацию обязательной - обширен. Перечислим некоторые:

  • передача имущества в аренду, а также при выкупе и продаже;
  • проверка активов и обязательств, предваряющая годовую отчетность, причем некоторые главные распорядители бюджетных средств (далее - ГРБС) устанавливают конкретную дату, на которую должно быть сверено имущество (финансовые активы), например, 1 октября отчетного года;
  • смена МОЛ (на день приемки, а в идеале - передачи дел); факты хищений (злоупотреблений, порчи ценностей);
  • ликвидация или преобразование КУ;
  • пожар, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации.

Стоит выделить случай, когда ГРБС не установил конкретной даты и завершение инвентаризации произошло в следующий отрезок времени:

  • после 1 октября отчетного года;
  • до начала проведения годовой инвентаризации.

Такая ситуация может сложиться при смене МОЛ. Проверенное имущество повторно не инвентаризировать. К особым случаям можно отнести проверку таких объектов, как:

  • кассы и медикаменты;
  • основные средства (допустимо инвентаризировать раз в три года);
  • товары, сырье и материалы (далее - ТМЦ), если место расположения КУ - Крайний Север и приравненных к нему местности (допустимо инвентаризировать ТМЦ не ежегодно, а в период, когда остатки ТМЦ - в наименьшем размере);
  • библиотечный фонд (периодичность определяет статус фонда и может составлять от одного года до 20 лет);
  • драгметаллов и драгоценных камней (включая их наличие в комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении, военной технике, ломе и отходах).

Еще один случай обусловлен нехваткой бухгалтеров, он возникает все чаще – это восстановление бюджетного учета.

Порядок подготовки к ежегодной инвентаризации

В рамках настоящей статьи мы рассмотрим только один случай обязательной ежегодной инвентаризации – активов и обязательств. КУ, порядок подготовки, как и другие моменты инвентаризирования, устанавливает в своей учетной политике. Поскольку указанную политику необходимо согласовывать с ГРБС, то большинство КУ обычно при разработке своих порядков учитывают нормативно-правовые акты (далее – НПА), изданные соответствующими ГРБС.

КУ системы МВД РФ, ежегодно, до 15 августа представляют ГРБС перечни движимого имущества, подлежащего высвобождению. Соответственно при утверждении проведения инвентаризации необходимо предусмотреть до ее проведения формирование перечней указанного имущества. Указанные требования характерны и для других КУ, например, подведомственных:

  • ГПС МЧС России;
  • ФТС России;
  • органам федеральной фельдъегерской связи.

Сюда же можно отнести и КУ ФСИН. Указанные структуры, которым подведомственны КУ, перечислены в пункте 3 Указа Президента РФ от 18 октября 2002 года № 1205 (далее – Указ № 1205).

НПА, принятые во исполнение Указа № 1205, действуют уже 10 и более лет. Можно предположить, вряд ли произойдут кардинальным переменам именно в 2017 году.

Порядок проверки наличия НФА

КУ создают постоянно действующие инвентаризационные комиссии (далее - комиссии). Если произошло, значительное увеличение объема работы, связанной с инвентаризированием, то КУ может дополнительно создавать рабочие комиссии. Такие дополнительные структуры действуют одновременно с постоянными.

Персональный состав любой из названных комиссий утверждает руководитель КУ. Распорядительный документ может быть оформлен в виде приказа (постановления, распоряжение). Регистрируют указанные распорядительные документы обычно отдельно от других. В книге контроля за выполнением распорядительных документов о проведении инвентаризации.

Комиссии имеет смысл начать свою работу с запросов, если выяснилось, что необходимо восстановление (частичное восстановление) бюджетного учета. Так, для того, чтобы повысить достоверность проверки движимых основных средств и недвижимости целесообразно получить информацию из регистрирующих органов, из:

  • Росреестра (недвижимость и земельные участки);
  • ГИБДД (транспортные средства);
  • ГИМС (маломерные суда).

Важный момент – комиссии обязательно должны привлекать к своей работе МОЛ. Конечно, запросы можно сделать и без них, а вот осуществлять фактическую проверку, оформлять инвентаризационные описи – можно только в присутствии МОЛ. Причем это присутствие должна подтверждать подпись МОЛ на различных инвентаризационных документах (их перечень зависит от порядка, утвержденного КУ).

Отметим, что обязательный документ для подписания МОЛ – акт о результатах инвентаризации (далее – Акт). В противном случае, при обнаружении недостач МОЛ может требовать признать Акты незаконными. Некоторые МОЛ требуют признать недействующими и приказы о наложении дисциплинарных взысканий (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28 июня 2016 года № 33-7695/2016).

Какие документы оформить по результатам инвентаризации

Процесс инвентаризирования сопровождается оформлением различных видов описей, однако завершение указанного процесса, как и всякой другой проверки требует оформления акта. Акт, завершающий инвентаризацию – один из обязательных регистров, применяемых КУ. Поэтому его форма утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (далее – Приказ № 52н).

Порядок заполнения Акта не содержит таких обязательных требований, как:

  • постраничное указание числа порядковых номеров ТМЦ;
  • подведение общих итогов количественных показателей в натуре.

Нет необходимости и отмечать на последней странице Акта завершение таких действий комиссии (комиссий), как:

  • проверка цен и таксировке;
  • подсчет итогов.

Возможность отказа от перечисленных действий подтверждена Письмом Минфина России от 27 ноября 2015 года 02-06-10/69491 (далее – Письмо № 02-06-10/69491). Разъяснения финансового ведомства потребовались из-за наличия некоторых расхождений в части оформления итоговых документов, если сравнивать:

  • Приказ № 52н;
  • Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49 (далее – Методические указания № 49).

Как пояснило финансовое ведомство Методические указания № 49:

  • не отнесены к НПА (носят рекомендательный характер);
  • применимы исключительно в той части, которая не противоречит законодательству о бухучете и подзаконным ему НПА.

Поскольку положение о проведении инвентаризации утверждает само учреждение, то оно все же может предусмотреть дополнительные: показатели итоговых документов; сами формы итоговых документов и любых других. Так, отсутствие актов обмера ткани стало одной из причин того, что КУ УФСИН не смогло удержать с МОЛ ущерб, вызванный недостачей ткани на складе. Указанная ситуация рассмотрена в апелляционном определении Свердловского областного суда от 14 августа 2015 года по делу № 33-11467/2015 (далее – Определение № 33-11467/2015).

Как оформить движение НФА в период инвентаризации

В Определении № 33-11467/2015 упомянут и другой момент инвентаризации, не позволивший удержать с МОЛ ущерб. Представитель МОЛ пояснил, что в период инвентаризации:

  • работа склада не была приостановлена;
  • производился отпуск, в том числе, спорной ткани.

К тому же МОЛ в принципе отсутствовал во время проведения проверки на рабочем месте. Причины отсутствия - уважительные:

  • подтвержденная временная нетрудоспособность;
  • дни отдыха, вполне официально предоставленные ему самим КУ за ранее отработанное время.

Указанные обстоятельства были расценены судом как свидетельствующие о том, что кроме МОЛ доступ к складированной ткани имели и другие лица. Суду не были представлены документы учета движения, в том числе, спорной ткани на складе в период проведения проверки. КУ могло исполнить пункты 3.18, 3.19 Методических указаний № 49 и оформить во время проверки отдельные описи по ТМЦ, которые во время инвентаризации поступили или, наоборот, были отпущены.

Учитывая разъяснения, данные в Письме № 02-06-10/69491 о Методических указаниях № 49, сложно предположить, что суд настаивал бы на соблюдении рекомендованной формы описей. Однако иных доказательств КУ УФСИН также не представило.

Стоит отметить, что некоторые суды все же считают Методические рекомендации № 49 не рекомендательными, а обязательными для КУ. Такой вывод следует, например, из апелляционного определения Ставропольского краевого суда от 3 июля 2015 года по делу № 33-4065/2015 (далее – Определение № 33-4065/2015).

Учитывая принцип единообразия судебной практики, возможно КУ в 2017 году не раз придется отстаивать правоту выводов, сделанных в Письме № 02-06-10/69491. С другой стороны именно судебная практика помогаем выявить частые ошибки при инвентаризации. Рассмотрим более подробно некоторые из них. И начнем с Определение № 33-4065/2015.

Ошибки оформления

Тезис Определения № 33-4065/2015 о том, что Методические рекомендации № 49 – обязательны для применения вполне можно оспорить. При этом трудно не согласиться с судом, когда КУ, ссылаясь на ведомственный регламент проведения инвентаризации, заявило, что подтверждением присутствия МОЛ при инвентаризации, служит журнал учета посещения складов.

Нельзя возлагать ответственность только на одного МОЛ из трех, при наличии заключенного со всеми тремя договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности для случаев:

  • обнаружения нарушений обеспечения сохранности имущества, вверенного группе МОЛ;
  • возникшего у работодателя ущерба, в том числе из-за недостачи.

Впоследствии все три МОЛ были уволены, но на момент проверки ТМЦ, все объекты находились на ответственном хранении у всех МОЛ – членов коллектива. Члены комиссии допустили отсутствие подписи одного из МОЛ в различных описях.

До начала сличения фактического наличия имущества с учетными показателями ни с одного из МОЛ не были взяты расписки по факту сдачи всех расходных и приходных документов. Важность указанного действия - в определении остатков имущества к началу проверки.

Отсутствие же указанных расписок оставило лишь один возможные вариант для определения остатков имущества на начало проверки. Члены комиссии должны были изучить данные товарных отчетов. Однако этого сделано не было.

Пропуск срока подачи иска

Результативность инвентаризации определяют по тому, насколько максимально получилось у КУ устранить негативные последствия. Одно из таких действий – удержание ущерба с МОЛ. При необходимости судебного разбирательства важно соблюсти сроки.

Как следует из Апелляционного определения Алтайского краевого суда от 27 апреля 2016 года по делу № 33-4715/2016 в возмещении ущерба КУ УФСИН было отказано только по причине несоблюдения сроков подачи иска. Несмотря на особый статус КУ, законодательство не предусматривает какое-либо специальное правовое регулирование отношений, возникающих в связи с привлечением сотрудников (работников) КУ к материальной ответственности. Указанные правоотношения регулирует исключительно ТК РФ:

  • работодатель имеет право на обращение в суд, если не истек год со дня обнаружения причиненного ущерба;
  • допустим пропуск установленных сроков при наличии уважительных причин.

Если уважительных причин, позволяющих суду восстановить сроки, не нашлось, то наличие пропуска – вполне самостоятельное и достаточное основание для отказа в удовлетворении требований.

Как отразить документально и в учете выявленные расхождения

Наибольшее количество вопросов после инвентаризации возникает, если КУ обнаруживает не учтенные объекты НФА. Нужно ли отражать их в регистрах налогового учета и, соответственно начислять налог на прибыль организаций (далее – НПР)? Нет, не нужно. Такой однозначный ответ дан в Письме Минфина России от 4 марта 2016 года № 03-03-05/12532.

Основание для вывода финансового ведомства – подпункт 14 пункта 1 статьи 251 НК РФ. Указанным пунктом установлено, что при определении налоговой базы по НПР не подлежат учету доходы в виде имущества, полученного в рамках целевого финансирования. К такому имуществу отнесены доведенные в установленном порядке до КУ:

  • доходы в виде лимитов бюджетных обязательств (далее – ЛБО);
  • бюджетных ассигнований.

К указанному исключению, по мнению финансового ведомства, необходимо относить и ошибки в порядке учета имущества, приобретенного (созданного) за счет ЛБО и бюджетных ассигнований. Соответственно отражать расхождения необходимо только в бюджетном учете.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль