Оплата командировочных

4625
Большинство выплат по командировочным расходам ограничены рамками контрактных отношений, а командированным работникам под отчет чаще выдают корпоративные карты, чем наличные. Тем не менее некоторые проблемы при определении размера оплаты командировочных остались.

Формы оплаты командировки

Концепция минимизации наличного оборота в госсекторе уже реализована. Поэтому сложно предположить, что какие-либо государственные (муниципальные) учреждения продолжают оплачивать так называемые командировочные наличными из кассы. Как правило, рассматриваемую оплату перечисляют на одну из банковских карт:

  • корпоративную, которую открывает для подотчетников;
  • зарплатную или личную (такая возможность неоднократно подтверждена рядом писем Минфина России).

Если учреждение не перешло на использование подотчетниками корпоративных карт, то первая оплата командированному – это денежный аванс в виде:

  • перечисления на личную карту;
  • наличными через кассу.

Средний заработок для оплаты командировки: 5 подсказок бухгалтеру читайте в журнале →

Состав перечисляемых сумм для командировк

Выдача корпоративной карты для оплаты командировочных, как и наличное авансирование (перечисление на зарплатную карту) предполагает, что работнику необходимы средства как минимум:

  • в виде суточных
  • для оплаты услуг транспортных организаций вне контрактных отношений (например, городской транспорт).

Читайте также:

При отсутствии контрактных отношений командированному нужны будут средства для оплаты и других транспортных расходов, а также найма жилого помещения. Если выплата аванса, неважно наличными или на карту – неизбежна, то необходимо заявление от работника. Структура заявления должна отражать примерно следующее:

  • на какие цели будет истрачен аванс;
  • почему запрошена та, а не иная сумма с приведением расчетов и обоснований;
  • в какой срок командированный предоставить отчет по своим тратам.

Стандартный срок отчетности – три дня после возвращения из командировки, но именно заявление покажет, насколько хорошо командированный осознал важность момента.

Размеры оплаты командировочных в 2017 году

Комплекс нормативно-правовых актов о размере командировочных определен статьей 168 ТК РФ. Это – акты, утвержденные в зависимости от подведомственности:

  • Правительством РФ;
  • органами госвласти субъектов РФ (местного самоуправления).

Поэтому трудовые коллективы не могут устанавливать произвольные размеры в коллективных договорах. Нет возможности сделать это и при помощи иных локальных нормативных актов.

Памятка командированному сотруднику

Скачать памятку .PDF

Памятка работнику в командировке

Размер суточных командировочных расходов

Для большинства учреждений, а для всех федеральных учреждений – в обязательном порядке, суточные расходы на территории РФ составляют 100 руб. в день. Также возможно потратить аванс и даже личные средства командированного (если аванса не хватило, то впоследствии учреждению сделает возмещение) для того, чтобы снять жилое помещение:

  • исходя из фактической стоимости, но не более 550 руб./сутки;
  • при отсутствии оправдательных документов – 12 руб./сутки в случае, если не предоставлено бесплатное помещение.

В отношении расходов на проезд также действуют весьма жесткие ограничения, но уже в привязке к видам транспорта. При служебной командировке за рубеж размер оплаты командировочных зависит сразу от двух параметров:

  • принадлежность учреждения к федеральному (региональному, местному) уровню;
  • страна в которую направлен работник.

В каждом конкретном случае размеры необходимо уточнять в обновленных информационно-справочных системах.

Превышение стандартных размеров оплаты суточных

Несмотря на жесткие ограничения, у работника в командировке могут возникнуть различные форс-мажорные обстоятельства. Например, работник не сможет приобрести билеты в заданных рамках.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Такая ситуация подчас неизбежна летом, когда нет иных билетов на поезд, кроме СВ. Подобные случаи должны быть оговорены заранее, так как вдали от руководства работнику не всегда просто:

  • получить соответствующее разрешение;
  • уведомить работодателя.

Если указанные условия соблюдены, то возмещение возможно за счет экономии средств. Форс-мажор в командировке: 4 блицответа читайте в журнале →

Оформления превышения командировочных

Соответственно случаи возмещений за счет указанной экономии допустимо упомянуть или подробно прописать в:

  • коллективных договорах;
  • иных локальных актах ГМУ.

Кроме того, не все командированные – работники учреждений. Так физическим лицам –участникам гражданско-правовых договоров также положена оплата командировочных. Исключение – суточные, поскольку они предусмотрены исключительно в трудовом, а не гражданском законодательстве.
Стандартные ограничения размера оплаты командировочных в отношении указанных лиц не действуют и бухгалтер должен учитывать договорные условия. Указанный вывод следует, в частности, из Обзора судебной практики по гражданским делам ВС Чувашии за 2 квартал 2015 года.

Авансовый отчет

На подготовку авансового очета  (ф.0504505), отведено три дня после возвращения на рабочее место.

Пример 1

Работник должен был сдать АО в бухгалтерию учреждения не позднее 28 февраля 2017 года. Однако он этого не сделал. Бухгалтерия не стала производить удержание с февральской зарплаты, надеясь, что АО все же будет предоставлен. Однако работник так и не отчитался, поэтому 27 марта 2017 года руководитель учреждения издал приказ следующего содержания:

«В связи с просрочкой отчетности по подотчетной сумме в размере 5654 (Пять тысяч шестьсот пятьдесят четыре) рубля, израсходованной Ивановым А. А. с корпоративной банковской карты во время нахождения в командировке с 20 по 22 февраля 2017 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Специалисту отдела кадровой Петровой Е. С. получить от Иванова А. А. письменное согласие на удержание 5 654 (Пяти тысяч шестисот пятидесяти четырех)рублей из его зарплаты за вторую половину марта 2017 года для погашения задолженности по подотчетным суммам. 2. Бухгалтеру Сидоровой Р. М. произвести удержание из заработной платы Иванова за март 2017 года».

Отдел кадров составил и предложил Иванову А. А. подписать заявление такого содержания:

«Прошу удержать из причитающейся мне заработной платы за март 2017 года 5 654 (Пять тысяч шестьсот пятьдесят четыре)рубля, истраченных мною с корпоративной карты учреждения с 20 по 22 февраля 2017 года. Размер и основание удержания не оспариваю».

Отметим, что к авансовому отчету прилагают первичные учетные документы, кроме тех, которые подтверждают расходование суточных. Дело в том, что правомерность суточных подтверждают скорее организационно - распорядительные документы (например, приказы).

Пример запоннеия авансового очета  (ф.0504505)

Скачать пример .pdf

Скачать форму авансового очета  (ф.0504505) .xlm

Авансовый отчет

Возврат удержания в рамках командировочных расходов

В большинстве случаев, работники осознав, что сумму удержания можно было бы потратить более рационально, предоставляют авансовый отчет. В этом случае бухгалтер вынужден начислить возмещение теперь уже подтвержденных расходов. Однако если разбирательства с работником вышли за рамки месяца и тем более квартала, учреждение несет определенные риски. Бухучет расходов на ГСМ в командировке читайте в журнале →

Пример 2

Продолжим пример 1. Иванов И.И. заявление, подготовленное отделом кадров подписать отказался, сообщив, что:

  • все произведенные им расходы можно проверить по банковской выписке;
  • необходимые первичные документы уже высланы ему по почте и вскоре будут приложены к АО.

По состоянию на 31 марта 2017 года авансовый отчет предоставлен не был, поэтому бухгалтер счел нужным:

  • рассчитать страховые взносы с суммы 5 654 рублей (письмо Минтруда от 7 октября 2013 года № 174/1647);
  • передать информацию в отдел претензионной работы.

Работник предоставил АО 5 апреля 2017 года, до срока уплаты страховых взносов за март 2017 года. Поэтому бухгалтер решил не отражать начисление страховых взносов в учете, во избежание необходимости внесения изменений в план финансово - хозяйственной деятельности (далее – План ФХД).

Изменение в План ФХД по оплате командировочных сотрудникам

Избежав проблем с внесением изменений в План ФХД, бухгалтер может столкнуться с тем, что при проверке правильности начисления страховых взносов налоговый инспектор запросит АО и, сверив даты, начислит пени на взносы с суммы 5 654 рублей за период ограниченный следующими датами:

  • 17 апреля 2017 года – срок уплаты страховых взносов за март 2017 года;
  • 28 апреля 2017 года – последний рабочий день, предваряющий 30 апреля – срок начисления зарплаты за апрель 2017 года.

Отметим, что 30 апреля – то не только срок начисления зарплаты, но и соответствующих ей страховых взносов, которые должны были быть подвергнуты перерасчету в связи с предоставлением АО.

Значение отметок принимающей стороны

Отмененное в настоящее время командировочное удостоверение в составе авансового отчета ранее подтверждало, что приложенные к нему документы связаны именно со служебной командировкой. В настоящее время бухгалтеру необходим другой документ, который подтверждает:

  • решение работодателя направить работника в командировку;
  • сроки и места, обозначенные в приложенных к АО документах.

Как правило, для решения указанной проблемы документооборот учреждений предусматривает один из двух вариантов:

Приказ на командировку

Копия Приказа в конечном итоге предназначена для бухгалтерии и выполняет следующие функции:

  • подтверждает принимающей стороне то, что работник действительно направлен в командировку в данную организацию, а не появился там по своей личной инициативе;
  • может служить аналогом командировочного удостоверения для проставления штампов (печатей) принимающей стороны.

Особенно такие отметки важны, если установлено, что в ходе командировки не будут составлены документы, подтверждающие:

  • наем жилья (например, предоставлено бесплатное жилье);
  • проезд (работник отправлен в командировку на машине).

Если соответствующих документов не будет – нужны отметки. При этом допустимо использовать не копия Приказа, а, например:

  • служебную записку;
  • иной документ, предусмотренный учетной политикой ГМУ.

Указанные документы могут быть составлены в следующие моменты хозяйственной жизни:

  • до убытия в командировку;
  • непосредственно перед прибытием в первое место командирования.

Соответствующий выбор должен быть зафиксирован в учетной политике ГМУ.

Сроки командировки

Сроки, указанные в проездных документах, не всегда совпадают со сроками, указанными в Приказе. Так работник может удлинить срок своей командировки по следующим причинам:

  • внезапная болезнь;
  • вынужденная задержка в пути;
  • личные цели.

В указанных и других случаях необходим дополнительный распорядительный документ. Как правило – это приказ руководителя, так как от конкретных причин зависит порядок назначения и выплаты суточных. Соответственно копия дополнительного распорядительного документа также, как и основной приказ, должна быть передана в бухгалтерию учреждения.

Задержка командированного в пути

Решение о том, оплачивать командировочные из-за вынужденной задержки в пути или нет будет основано на документах, подтверждающих факт вынужденной задержки. Если болезнь в командировке подтверждена листком временной нетрудоспособности, то работнику получит не только суточные, но и расходы по найму жилого помещения. Исключение – стационарное лечение.
Пособие по временной нетрудоспособности начисляют и выплачивают в общем порядке, к командировочным расходом оно отношения не имеет. Личные причины легитимны, если работник:

  • использовал кратковременный отпуск;
  • провел выходные дни в месте, куда был командирован.

Однако даже если работник не нарушил трудовое законодательство, суточные за такие дни выплачены быть не могут.

Подсчет сроков на основании документов

При стандартном определении фактических сроков пребывания в командировке для расчета суточных, необходимо использовать:

  • проездные документы;
  • служебную записку, если на ней стоит резолюция позволяющая проехать к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте (на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц).

В последнем случае к служебной записке должны быть приложены документы, которые подтверждают маршрут движения транспорта, в частности:

  • путевой лист;
  • маршрутный лист;
  • счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы.

Примечательно, что налоговики требуют аналогичный пакет документов даже, если ГМУ приобрело автотранспортные услуги для направления работника в командировку в рамках контрактных отношений (письмо ФНС России от 24 ноября 2015 г. № СД-4-3/20427).

Документ о найме жилого помещения в командировке

Иной вариант подтверждения сроков – документы о найме жилого помещения в месте командирования. Как правило, при постоянных командировках в одни и те е места с гостиницами заключены контрактные отношения и налажен документооборот, однако допустимы и такие документы, как:

  • квитанции и талоны гостиницы;
  • иные документы, подтверждающие гостиничные услуги.

Напомним, что при отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш сайт для тех, кто рассчитывает зарплату в учреждениях госсектора

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту. Вам также станет доступно:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

И еще в июне всем подарок! Пилотный номер журнала, где дано более 30 ответов на самые --->> популярные вопросы бухгалтеров госсектора

Фото

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для главных бухгалтеров и экономистов государственных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту. Вам также станет доступно:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

И еще в июне всем подарок! Пилотный номер журнала, где дано более 30 ответов на самые --->> популярные вопросы бухгалтеров госсектора

Фото

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ
Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль