Путевой лист 2017

5784
С 26 февраля 2017 года изменен перечень обязательных реквизитов путевого листа. Обязательно проверьте, как заполнены бланки после этой даты. Если найдете ошибки, исправьте их. Иначе расходы будет сложно обосновать.

Путевой лист автомобиля

Обязательные реквизиты и правила, по которым заполняют путевые листы, утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Изменения внесены приказом от 18 января 2017 г. № 17.

Бюджетное учреждение может использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы путевых листов. Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Бланк своего листа утвердите в учетной политике

А документ, который вы разработали самостоятельно, должен включать в себя все обязательные реквизиты. У путевого листа их 14. Их можно дополнить исходя из особенностей деятельности учреждения (п. 8 приказа № 152). Поэтому перепроверьте, все ли реквизиты присутствуют в вашем путевом листе.

Независимо от того какой путевой лист используете (унифицированный или нет), закрепите выбранный вариант в учетной политике.

Скачать бланк путевого листа 2017

Скачать

Путевой лист 2017

Обязательные реквизиты путевого листа

В бланке листа по новым правилам должны быть:
1. Название документа.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Сведения о собственнике машины.
5. Тип и модель машины.
6. Государственный регистрационный знак машины.
7. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в путевом листе показания одометра, дату и время.
8. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
9. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
10. Ф. И. О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
12. Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
13. Отметка о предрейсовом контроле технического состояния машины с датой и временем.
14. Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины.

Новое в путевом листе легкового автомобиля

Теперь в путевом листе обязательно должна быть отметка о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Требование проходить предрейсовый технический контроль было и раньше (ч. 4 ст. 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Эти сведения указывали, но они не входили в число обязательных реквизитов.

Так, механик должен зафиксировать дату и время проверки машины, поставить свою подпись, фамилию и инициалы.

Если в учреждении нет штатного механика, заключите гражданско-правовой договор на оказание услуг со сторонним специалистом. В таком случае расходы перечисляйте по коду вида расхода 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в учете отражайте по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Штамп в путевом листе

Штамп учреждения в заголовочной части путевого листа больше не обязателен. Достаточно сведений о собственнике машины. В частности, наименования учреждения или арендодателя, адреса и телефона. Но если посчитаете нужным, можно и дальше заверять документ штампом. Ведь дополнительные реквизиты в путевом листе не запрещены.

Образец путевого листа 2017

Скачать
Путевой лист 2017

Контроль и учет листов

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 разд. III приказа № 152). Можно использовать типовую форму этого документа (форма № 8), предусмотренную постановлением № 78. Или самостоятельно разработать свой вариант журнала, но такая форма должна содержать обязательные реквизиты.
Заполненные путевые листы храните в течение пяти лет (п. 14 Инструкции № 157н, п. 18 разд. III приказа № 152).

Если нет путевого листа

Сотрудник использует служебный транспорт без путевых листов или других подтверждающих документов? Ревизоры расценят это как использование автомобиля в личных целях. Налоговики, в частности, начислят НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Как указать в путевом листе маршрут поездки

Чтобы подтвердить расходы на бензин, включите в путевой лист маршрут поездки. Инспекторы хотят видеть такие данные о маршруте, чтобы по ним можно было точно определить путь и цель поездки.

Сведений о пути движения автомобиля нет в перечне обязательных реквизитов путевого листа. Но эта информация нужна, чтобы доказать налоговикам, что расходы на ГСМ обоснованны. Часто налоговиков поддерживают и суды (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 2 декабря 2016 г. по делу № А55-16446/2015 и Уральского округа от 8 мая 2015 г. по делу № А50-14001/2014).

 путевом листе нужно указать конкретный пункт назначения. Например, так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8».

Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель.

Данные вносят на протяжении всего маршрута следования

Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования.

Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу могут быть признаны необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях.

Кроме того, инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с выгоды от использования сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов в личных целях.

Расходы в налоговом учете

Расходы на бензин можно признать в налоговом учете даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.

Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимость ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.

С какой периодичностью нужно оформлять путевой лист автомобиля

Если речь идет об автотранспортном учреждении, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок они выдаются только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.

Но если вы не относитесь к автотранспортным учреждениям, то можете оформлять путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль