Представительские расходы учреждения

298
Школы, вузы, колледжи и департаменты образования нередко принимают представителей государственных и коммерческих организаций. Цели визитов разные: обмен опытом, переговоры, совещания, заключение контрактов. Деловой этикет требует обслужить гостей. Так возникают представительские расходы. Как их отразить в учете – в статье.

Что включить в представительские расходы

Что такое представительские расходы, в бюджетном законодательстве не сказано. Поэтому у бухгалтеров бюджетных учреждений возникает вопрос: какие расходы можно отразить в учете как представительские?

Состав расходов

Ранее сотрудники Минфина прибегали к нормам налогового законодательства. Термин «представительские расходы» можно найти в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ и письмах Минфина. Там же обозначен их состав. Таким образом, к представительским расходам относили затраты:

  • на официальный прием: завтрак, обед, буфетное обслуживание во время переговоров или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций и официальных лиц, участвующих в переговорах;
  • на транспортное обеспечение – доставку участников на мероприятия или заседания и обратно;
  • на услуги переводчиков – оплату специалистам, которые переводят выступления иностранных гостей, а также различные видео- и аудиотрансляции.

Об этом сказано в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 02-05-10/39837, от 6 июня 2011 г. № 02-05-10/2559.

Перечень расходов утверждает ГРБС

Однако в 2016 году позиция изменилась: теперь состав представительских расходов может утвердить учредитель или ГРБС (письмо Минфина России от 15 ноября 2016 г. № 03-03-05/67325). Если они этого не сделали, придерживайтесь норм Налогового кодекса РФ.

Примеры представительских расходов

К представительским расходам относятся

Реквизиты письма

Расходы на переговоры не только с существующими, но и с потенциальными клиентами

Письмо Минфина России от 16 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/759

Расходы на переговоры не только с юридическими, но и с физическими лицами, если последние – потенциальные клиенты организации

Письмо Минфина России от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351

Расходы на переговоры с физическими лицами – клиентами учреждения, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий)

Письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26

Расходы на ужины в ресторане, которые носят официальный характер, подтвержденные документально

Письмо Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675

Расходы на организацию официальной встречи с клиентами в части приобретения продуктов питания, в том числе спиртных напитков

Письмо Минфина России от 26 марта 2010 г. № 03-03-06/2/59

Нельзя учесть как представительские расходы

Реквизиты письма

Затраты на оплату проживания участников иностранной делегации

Письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235

Расходы на организацию профилактики или лечения заболеваний

Письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176

Затраты на приобретение продуктов питания (чай, кофе, конфеты, печенье), которые выкладывают на стол для контрагентов, ожидающих документы

Письмо Минфина России от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/327

Как отразить представительские расходы в учете

Чтобы казенное учреждение могло совершать представительские расходы, ему должны довести бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств по предусмотренной статье расходов. А бюджетному нужно прописать расходы в плане ФХД.

КОСГУ и КВР по представительским

Бухгалтерский учет представительских расходов не вызывает затруднений. Он сводится в основном к операциям по договорам возмездного оказания услуг и расчетам с подотчетными лицами. Расходы отражают по коду вида расходов 244 в увязке со статьей 290 КОСГУ. Расчеты учреждения по буфетному обслуживанию бухгалтер фиксирует по счету 0 302 91 000. Если оплату представительских расходов вел подотчетник, их относят на счет 208 00 000.

Пример

Департамент образования проводит официальный прием представителей иностранной организации.

В рамках этого мероприятия оплачены услуги:

– по организации буфетного обслуживания во время проведения переговоров – 88 500 руб., в том числе НДС – 13 500 руб.;
– переводчика – 9000 руб.

Представительские расходы предусмотрены бюджетной сметой учреждения.

В учете бухгалтер записал:
ДЕБЕТ 1 401 20 290   КРЕДИТ 1 302 91 730
88 500 руб. – отражена стоимость буфетного обслуживания;

ДЕБЕТ 1 402 20 290   КРЕДИТ 1 302 91 730
9000 руб. – отражена стоимость услуг переводчика;

ДЕБЕТ 1 302 91 830   КРЕДИТ 1 304 05 290
9000 руб. – оплачены услуги переводчика.

Пример заполнения авансового отчета (ф. 0504505)

Скачать бланк
Представительские расходы учреждения

Представительские расходы учреждения

Какие расходы не признают представительскими

Если встречи руководства не оформить как официальные представительские мероприятия, ревизоры наверняка расценят их как личные встречи. Затраты в таком случае признают нецелевым расходованием. Бюджетным учреждениям сумму придется вернуть на лицевой счет, а казенным – в бюджет. Руководителю учреждения выпишут штраф до 50 тыс. руб. (ст. 15.14 КоАП РФ).

С налоговиками тоже возникнет конфликт. Ведь возмещение затрат на личные встречи нельзя учесть как представительские расходы (письмо Минфина России от 16 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/759). А значит, с этой суммы необходимо исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и страховые взносы.

Оформление расходов

Бухгалтер учреждения должен следить, чтобы расходы, которые он проводит как представительские, были указаны в локальном акте (например, в положении о представительских расходах). Иначе правомерность затрат придется доказывать в суде. Пример – определение Арбитражного суда Мурманской области от 5 мая 2016 г. по делу № А42-2920/2016. В данном случае бухгалтер оплатил покупку цветов, скотча, батареек, настенных часов за счет представительских расходов.

Какое место выбрать для встречи

Учреждение вправе выбрать место встречи гостей на свое усмотрение. Например, актовый зал, кабинет руководителя, ресторан или кафе. Однако ревизоры не должны усомниться, что это деловая встреча. У инспекторов могут возникнуть претензии, если ланч организовать в бильярдном клубе или боулинг-центре. Время переговоров не имеет значения. Их можно провести даже в выходные дни.

Какими документами подтвердить затраты

Все расходы нужно подтвердить первичными документами. Рассмотрим, какие именно документы бухгалтер обязан проверить.

Продукты

Основной отчетный документ по продуктам – это авансовый отчет (ф. 0504505). Если официальный прием проходил в ресторане, кафе, баре, подотчетник подтверждает затраты счетом или счетом-заказом. Если прием организован в учреждении и сотрудник покупал для него продукты, надо приложить к авансовому отчету чек контрольно-кассовой техники, товарный чек или товарную накладную.

Транспортные расходы

Чтобы подтвердить расходы сторонней организации, которая оказывала транспортные услуги, нужно иметь договор, двусторонний акт об оказании транспортных услуг, счет-фактуру на сумму оказанных услуг. В договоре необходимо указать маршрут и километраж перевозок.

Если учреждение использовало собственный транспорт, подтверждающими документами будут путевые листы, где указаны маршрут и километраж перевозок, авансовые отчеты водителей на покупку ГСМ с чеками АЗС. Сведения из путевых листов должны совпадать с данными программы мероприятия.

Переводчики

Если приглашены переводчики, которые не состоят в штате, с ними оформляют договор на оказание услуг и акт об оказании услуг. Кроме того, расходы подтвердят:

Подтверждающий документ

Примечание

Приказ (распоряжение) руководителя

Содержит цель мероприятия, состав участников, перечень ответственных за проведение мероприятия лиц, задание по утверждению программы и сметы

Смета представительских расходов

Представляет собой подробный перечень расходов с указанием сумм

Отчет о представительских расходах

В этом документе отражают: цель представительских мероприятий и результаты их проведения; дату и место проведения; программу мероприятий; состав приглашенной делегации; участников принимающей стороны; величину расходов на представительские цели

Контролеры не признают оплату услуг переводчиков в качестве представительских расходов, если в учреждении есть штатные переводчики (постановление ФАС Московской области от 21 июля 2005 г. № КА-А41/6715-05).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль