0504505 бланк авансового отчета

856
Отправляются ли сотрудники учреждения в командировку или получают деньги под отчет – им придется представить авансовый отчет (ф. 0504505). Бланк авансового отчета обязателен для всех типов государственных учреждений. В статье сможете скачать бланк, узнать, как правильно его заполнить, и кто это должен делать.

Бланк авансового отчета 2017

Авансовый отчет форма 0504505 – унифицированная форма первичный документ, который обязателен для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных). Форму ввели в действие в 2015 году приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее Приказ № 52н). Обновленная редакция Приказа № 52н, которую утвердили приказом Минфина России от 16.11.2016 № 209, не внесла никаких изменений ни в форму отчета, ни в порядок его заполнения.

Скачайте бланк авансового отчета форма 0504505:

Скачать бланк отчета в формате excel

При необходимости учреждение может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Изменения оформите приказом руководителя. Такой вывод следует из абзацев 13, 16 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

В 2017 году в соответствии с Положением о служебных командировках, утвержденным постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, заполненный бланк сотрудник должен представить в бухгалтерию не позднее трех дней с момента возвращения. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Когда сотрудник получил денежные средства на хозяйственные расходы, отчитаться по ним необходимо не позднее трех дней после окончания срока, на который выдали аванс. Об этом в пункте 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Совет от бюджетника

Часто бухгалтер задается вопросом – что будет, если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Как заполнить бланк авансового отчета

Подотчетное лицо заполняет лицевую сторону унифицированной формы авансового отчета 0504505 в части сведений о себе (ФИО, структурное подразделение). На обратной стороне подотчетник указывает следующую информацию в графах с первую по шестую:

  • 1 – порядковый номер оправдательного документа,
  • 2 – дата составления оправдательного документа,
  • 3 – номер документа,
  • 4 – наименование организации предоставившей услугу/товар, сама услуга или товар (проезд, проживание, канцтовары и пр.), наименование документа (кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.),
  • 5 – сумма произведенных расходов в рублях,
  • 6 – сумма произведенных расходов в валюте.

Все оставшиеся незаполненными строки перечеркните, чтобы никто не мог внести дополнительную информацию о расходах.

Совет от бюджетника:

В графе 4 отчета (ф. 0504505), если указываются расходы на проживание в гостинице, желательно поставить срок проживания. Например, 18.09.2017 – 22.09.2017. В случае суточных достаточно просто написать: «Суточные».

К авансовому отчету сотрудник прикладывает оправдательные документы. Например, это проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. д. Документы нумеруются в порядке их записи в отчете.

После этого подотчетное лицо подписывает авансовый отчет и представляет на согласование руководителю структурного подразделения. Затем со всеми оправдательными документами его передают в бухгалтерию, где ответственное лицо заполняет расписку в нижней части бланка, отрезает и отдает подотчетнику.

Далее отчет заполняет бухгалтер, в чьи обязанности входит ведение учета с подотчетными лицами. Бухгалтер заполняет на лицевой стороне:

  • в верхнем правом углу – сумма отчета прописью,
  • сведения о суммах выданного аванса,
  • сведения об остатках по предыдущим авансам,
  • соответствующие проводки по произведенным расходам,
  • сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода. Если функции кассира в учреждении выполняет другой работник, то этот раздел заполняет и подписывает он.

На оборотной стороне заполняются графы 7 и 8 – суммы принятые к учету, а также 9 и 10 – бухгалтерские записи по произведенным расходам. После чего бухгалтер подписывает отчет и передает на утверждение главному бухгалтеру, затем руководителю учреждения.

Авансовый отчет форма 0504505 образец заполнения

Скачайте образец заполнения авансового отчета форма 0504505.

Смотрите основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему. Так вы сможете проверить отчет о сотрудника и избежать ошибок.

1. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения. Таким образом, если руководитель или уполномоченный сотрудник не утвердил документ, признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

2. В кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ.

3. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Журнал регистрации авансовых отчетов

С момента вступления в силу Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У стало необязательным вести Журнал регистрации авансовых отчетов. Данное требование теперь отсутствует. Но  опытные бухгалтера не стали спешить отказываться от данной формы учета, поскольку она может помочь во внутреннем контроле учреждения.

В любом случае, если вы решите использовать такой журнал, разработайте и утвердите его форму в учетной политике. Не забудьте, что как любой бухгалтерский документ, в нем должны быть обязательные реквизиты, указанные в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать



    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Внимание! Это профессиональный портал для бухгалтеров и экономистов учреждений

      Мы следим за качеством и авторскими правами наших материалов.

      Портал содержит эксклюзивные авторские статьи, образцы отчетных форм, разъяснения Минфина России, комментарии экспертов.

      Поэтому многие материалы доступны только зарегистрированным пользователям.

      Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль