8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Бланк авансового отчета (форма 0504505) и образец заполнения

  • 5 апреля 2019
  • 6934

Отправляются ли сотрудники учреждения в командировку или получают деньги под отчет – им придется представить авансовый отчет (ф. 0504505).

Бланк авансового отчета обязателен для всех типов государственных учреждений. В статье сможете скачать бланк, узнать, как правильно его заполнить, и кто это должен делать. 

Бланк авансового отчета в 2019 году

Авансовый отчет форма 0504505 – унифицированная форма первичный документ, который обязателен для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных). Форму ввели в действие в 2015 году приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее Приказ № 52н). 

Скачать бланк авансового отчета 2019Скачать бесплатно в формате excel

При необходимости учреждение может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Изменения оформите приказом руководителя. Такой вывод следует из абзацев 13, 16 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

В 2017 году в соответствии с Положением о служебных командировках, утвержденным постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, заполненный бланк сотрудник должен представить в бухгалтерию не позднее трех дней с момента возвращения. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Когда сотрудник получил денежные средства на хозяйственные расходы, отчитаться по ним необходимо не позднее трех дней после окончания срока, на который выдали аванс. Об этом в пункте 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Бланк авансового отчета (форма 0504505) и образец заполнения Финансовые ревизоры и инспекторы фондов придираются к любым неточностям в бумагах. Поэтому предупредите сотрудников о том, как они должны отчитываться за подотчетные деньги. Что именно им надо проверить в документах смотрите в таблице

Как заполнить бланк авансового отчета

Подотчетное лицо заполняет лицевую сторону унифицированной формы авансового отчета 0504505 в части сведений о себе (ФИО, структурное подразделение). На обратной стороне подотчетник указывает следующую информацию в графах с первую по шестую:

  • 1 – порядковый номер оправдательного документа,
  • 2 – дата составления оправдательного документа,
  • 3 – номер документа,
  • 4 – наименование организации предоставившей услугу/товар, сама услуга или товар (проезд, проживание, канцтовары и пр.), наименование документа (кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.),
  • 5 – сумма произведенных расходов в рублях,
  • 6 – сумма произведенных расходов в валюте.

Все оставшиеся незаполненными строки перечеркните, чтобы никто не мог внести дополнительную информацию о расходах.

Совет от бюджетника:

В графе 4 отчета (ф. 0504505), если указываются расходы на проживание в гостинице, желательно поставить срок проживания. Например, 15.01.2019 – 19.01.2019. В случае суточных достаточно просто написать: «Суточные».

К авансовому отчету сотрудник прикладывает оправдательные документы. Например, это проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. д. Документы нумеруются в порядке их записи в отчете.

После этого подотчетное лицо подписывает авансовый отчет и представляет на согласование руководителю структурного подразделения. Затем со всеми оправдательными документами его передают в бухгалтерию, где ответственное лицо заполняет расписку в нижней части бланка, отрезает и отдает подотчетнику.

Далее отчет заполняет бухгалтер, в чьи обязанности входит ведение учета с подотчетными лицами. Бухгалтер заполняет на лицевой стороне:

  • в верхнем правом углу – сумма отчета прописью,
  • сведения о суммах выданного аванса,
  • сведения об остатках по предыдущим авансам,
  • соответствующие проводки по произведенным расходам,
  • сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода. Если функции кассира в учреждении выполняет другой работник, то этот раздел заполняет и подписывает он.

На оборотной стороне заполняются графы 7 и 8 – суммы принятые к учету, а также 9 и 10 – бухгалтерские записи по произведенным расходам. После чего бухгалтер подписывает отчет и передает на утверждение главному бухгалтеру, затем руководителю учреждения.

Бланк авансового отчета (форма 0504505) и образец заполнения Работник съездил в командировку, потратил аванс, а отчитаться не может, потому что потерял оправдательные документы. Какие документы представить взамен? Что делать бухгалтеру? Смотрите рекомендации

Авансовый отчет форма 0504505: образец заполнения в 2019 году

Бланк авансового отчета (форма 0504505) и образец заполнения

Пример заполнения авансового отчета (ф. 0504505) по денежным документамСмотрите и скачайте образец отчета в Системе Госфинансы с подсказками по заполнению

Смотрите основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему. Так вы сможете проверить отчет о сотрудника и избежать ошибок.

  1. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения. Таким образом, если руководитель или уполномоченный сотрудник не утвердил документ, признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
  2. В кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ.
  3. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Бланк авансового отчета форма 0504505 и образец заполненияСмотрите рекомендации экспертов в Системе Госфинансы:

Бланк авансового отчета форма 0504505 и образец заполнения Как составить отчет, если аванс в валюте

Бланк авансового отчета форма 0504505 и образец заполнения Как проверить авансовый отчет и избежать ошибок

Журнал регистрации авансовых отчетов

С момента вступления в силу Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У стало необязательным вести Журнал регистрации авансовых отчетов. Данное требование теперь отсутствует. Но опытные бухгалтера не стали спешить отказываться от данной формы учета, поскольку она может помочь во внутреннем контроле учреждения.

В любом случае, если вы решите использовать такой журнал, разработайте и утвердите его форму в учетной политике. Не забудьте, что как любой бухгалтерский документ, в нем должны быть обязательные реквизиты, указанные в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

logo
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.