text
Учет в учреждении

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2018 году

  • 3 июля 2018
  • 16352

Когда сотрудника направляют в командировку, необходимо быстро и правильно подготовить документы. В этом поможет пошаговая инструкция в статье.

Расскажем, как провести оформление командировок в 2018 году, в том числе командировки на личном автомобиле, на один день или во время отпуска. 

Порядок оформления командировки в 2018 году

ТК РФ в ст.166 определяет служебную командировку как поездку с целью исполнения поручения руководителя вне места постоянной работы сотрудника на определенный срок. Организация должна начислить заработную плату работнику за весь период нахождения в командировке, а также возместить связанные с ней дополнительные расходы (ст.168 ТК РФ). Основным нормативным актом, регламентирующим служебные поездки, является ПП РФ 749 от 13.10.2008 года. Для правильного оформления командировки в 2018 году составлена пошаговая инструкция, включающая следующие этапы:

  1.  Издание приказа руководителя с указанием ФИО и должности работника, пункта назначения, цели, срока поездки. Документ должен содержать сведения о том, за счет каких средств оплачиваются расходы. Приказ можно составить по форме Т-9 (0301022 по ОКУД) или воспользоваться собственной формой, разработанной на основании 402-ФЗ и закрепленной в учетной политике. В результате изменений в ПП РФ 749, вступивших в силу 08.01.2015 года, для оформления командировки в 2018 году следующие документы не являются обязательными: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе. По решению руководителя формы можно оставить для внутреннего использования, закрепив порядок их выдачи и заполнения локальным нормативным актом.
  2. Составление сотрудником заявления в произвольном виде на имя руководителя о выдаче аванса на служебную командировку. В нем указываются: необходимая сумма, срок выдачи, дата составления и подпись работника. Для обоснования расходов может быть приведен расчет. Указания Банка России 3210-У от 11.03.2014 года запрещают оформлять расходный кассовый ордер без заявления с резолюцией руководителя. Письмо Минфина от 25.08.2014 года № 03-11-11/42288 разъясняет, что заявление необходимо и в случае перевода подотчетных сумм на пластиковую карту работника. В нем дополнительно следует указать банковские реквизиты для перечисления.
  3. Выплата аванса на командировочные расходы. На основании заявления формируется расходный ордер (0310002 по ОКУД) на выдачу налички из кассы или платежное поручение (0401060 по ОКУД) о перечислении денег на расчетный счет физического лица. В этих документах следует указать назначение расходов. Денежные средства выплачиваются за счет бюджета или приносящей доход деятельности в зависимости от целей поездки и указаний, содержащихся в приказе руководителя.
  4. Ведение табеля учета рабочего времени по форме 0504421 на сотрудника с использованием кода «К», означающего нахождение в служебной командировке (приказ Минфина 52н).
  5. Предоставление работником авансового отчета с приложением подтверждающих документов по окончании командировки. Указания 3210-У предписывают подотчетному лицу отчитаться об использовании полученных средств в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня окончания командировки или со дня выхода на работу. Для документального оформления служебной командировки должны быть сданы под расписку подлинники билетов, квитанций, счетов за гостиницу. Если расчеты производились банковской картой, следует предоставить выписку по счету.
  6. Проверка отчета и окончательный расчет. Указания 3210-У дают право руководителю самостоятельно определять время на проверку авансовых отчетов. Этот срок должен быть закреплен в приказе, локальном нормативном акте или в учетной политике. За отведенное время бухгалтер проверяет соответствие предоставленных документов требованиям законодательства и производит расчет суммы к выплате за командировку, делает соответствующие проводки. В федеральных государственных учреждениях следует руководствоваться ПП 729 от 02.10.2002 года. Если выданный аванс превышает сумму по документам, работник должен внести остаток в кассу. Выдача перерасхода производится из кассы по расходному ордеру или платежным поручением на карту сотрудника.

Оформление акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101)Документы, на которые бухгалтеры зря тратят время, смотрите в статье журнала Учет в учреждении.

Оформление авансового отчета по командировке

Законом 52-ФЗ предусмотрена унифицированная форма авансового отчета 0504505. Документ заполняется вернувшимся из командировки сотрудником и лицом, ведущим бухучет. Ниже приведен образец авансового отчета, скачайте его. 

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2018 году Скачать бланк авансового отчета

На первой странице сотрудник заполняет следующие сведения:

  • Наименование учреждения;
  • ФИО;
  • Должность;
  • Подразделение;
  • Назначение аванса;
  • Дату предоставления отчета;
  • Сумму полученного аванса;
  • Фактические расходы на служебную командировку.

Бухгалтер проставляет бухгалтерские проводки, заполняет сведения о выдаче перерасхода и расписку для сотрудника. В правом верхнем углу указывает сумму к утверждению руководителем.

На второй странице сотрудник вносит в реестр все подтверждающие документы, подсчитывает общую сумму и подписывает отчет. Бухгалтер после проверки каждого документа делает отметку о принятии суммы к учету, считает итоги, перерасход или остаток и проставляет проводки. Дата авансового отчета – это день предоставления сотрудником в бухгалтерию. Дата утверждения начальником – это день окончания проверки в соответствии с установленными сроками.

Образец авансового отчета в 2018 году

Оформление командировки в 2018 году, в том числе на личном автомобиле: пошаговая инструкция

Скачать образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Оформление командировки на личном автомобиле

Если работник выезжает в служебную командировку на своем авто, он должен поставить в известность руководителя организации. Ст.188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании личного имущества с позволения или ведома работодателя. Командировка на личном автомобиле в 2018 году в части оформления требует письменного разрешения руководства (приказ Минфина 33н от 10.03.2015 года). Можно включить его в приказ о командировании.

Особое внимание следует обратить на подтверждение расходов. В связи с отменой командировочных удостоверений сроки служебных поездок определяются по проездным документам. Автовладелец предоставляет путевые или маршрутные листы, чеки и счета АЗС. Приказ 33н рекомендует использовать для подтверждения гостиничные счета. Если их нет, следует предоставить служебную записку с указанием даты приезда и убытия, подтвержденную принимающей стороной. Это предусмотрено и в ПП 749.

В организации, разрешающей выезд сотрудников на личном транспорте, обязательно должно быть положение о порядке расчета и выплаты компенсации. На основании ПП 729 такую поездку можно оплатить по минимальной стоимости:

  1. Если есть железнодорожное сообщение, – по цене плацкартного билета в пассажирском поезде.
  2. При отсутствии железной дороги – по цене билета в автобусе общего типа.

Справку о стоимости следует брать на ж/д и автовокзалах по состоянию на даты поездки.

Предельная величина базы страховых взносов в 2018 годуЗа что коллеги не любят бухгалтеров? Читайте в статье журнала Казенные учреждения.

Оформление командировки на 1 день

Служебная поездка, которую возможно осуществить за один день, считается местной командировкой, оформление которой производится по общим правилам. На основании п.11 ПП 749 суточные в этом случае не выплачиваются. Расходы по проезду возмещаются в общем порядке, в табеле проставляется соответствующий код, и оплата за день рассчитывается, исходя из среднего заработка. Работник имеет право на получение аванса. В письме от 17.05.2018 №03-15-06/33309 Минфин пояснил, как учитывать расходы по однодневной командировке.

Если было произведено оформление командировки на 1 день, а сотрудник прибыл в населенный пункт своей постоянной работы после 0 часов по местному времени, командировка продлевается, суточные выплачиваются за 2 дня. В случае опоздания общественного транспорта, нужно взять справку у перевозчика. 

Оформление загранкомандировки

Если работник организации командирован за границу РФ, у него возникают дополнительные расходы еще на стадии подготовки. ПП 749 предусматривает компенсацию:

  • Расходов на оформление визы для служебной командировки и загранпаспорта;
  • Консульских сборов;
  • Приобретения медицинской страховки;
  • Оплаты за право въезда автотранспорта;
  • Прочие платежи и сборы.

Выдачу суточных следует осуществлять на основании двух документов:

  • При нахождении на территории РФ согласно ПП 729 от 02.10.2002 года;
  • При нахождении на территории иностранных государств – в соответствии с Приложением 1 ПП 812 от 26.12.2005 года.

Для правильного определения размера выплат в дни пересечения границ, следует помнить, что размер суточных определяется в сумме, установленной для страны, куда следует командированный. Суточные должны быть выданы в иностранной валюте на основании Закона 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Прямого запрета на выдачу наличной валюты через кассу физическому лицу он не содержит, но и прямого разрешения на эту операцию тоже нет. Лучше перечислить сумму с валютного счета на банковскую карту сотрудника, у которого открыт счет в той же валюте.

Возмещение расходов на проживание производится на основании приказа Минфина 64н от 02.08.2004 года. Он содержит предельные нормы оплаты временного жилья в различных странах. Если фактические расходы их превышают, возмещение производится в пределах разрешенных законом сумм. Если у государственного учреждения нет валютного счета, для выплаты командировочных расходов следует произвести конвертацию российских рублей в валюту. Расходы на комиссию относятся на прочие услуги.

Подтверждающие документы по загранкомандировке могут быть представлены на иностранном языке. Бухгалтерский и налоговый учет в РФ ведется на русском языке, поэтому к документам необходимо приложить построчные переводы. Минфин в письме от 22.03.2010 года №03-03-06/1/168 разъясняет, что выполнить перевод может по договору приглашенный переводчик или сотрудник организации, у которого эти обязанности записаны в должностной инструкции.

Оформление командировки в выходной день

Существует несколько вариантов, когда служебная командировка включает в себя выходные дни:

  1. Сотрудник направлен в многодневную командировку, в общую продолжительность которой входят и нерабочие выходные дни. Оформление и оплата такой служебной поездки производится в общем порядке.
  2. При командировании сотрудника предполагается, что ему придется выполнять задание именно в выходной день. В таком случае одновременно с приказом о командировке нужно издать приказ о привлечении к работе в выходные дни. Согласие сотрудника в этом случае обязательно. Оплата производится на основании ТК РФ. По выбору сотрудника выходной может быть оплачен в двойном размере или в одинарном, но тогда еще полагается неоплачиваемый отгул. Расчет производится в соответствии с Положением об оплате труда, действующим в организации.
  3. Отъезд или возвращение из поездки приходится на выходной день. На этот случай конкретного указания в законодательстве нет. Можно предусмотреть локальным нормативным актом предоставление отгулов или другую компенсацию.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Привлечение сотрудников к работе во время очередного отпуска не допускается. Если возникла необходимость срочной командировки, единственный выход – отзыв на основании ст.125 ТК РФ. Приступившего к работе сотрудника можно отправлять в командировку на общих основаниях. Оставшиеся дни отпуска могут быть предоставлены по желанию сотрудника в течение текущего года или присоединены к будущему отпуску.

А что делать, если сотрудник проводит отпуск по месту командировки, читайте в статье журнала Зарплата в учреждении.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.