Оформление командировки в 2018 году, в том числе на личном автомобиле: пошаговая инструкция

151
Когда сотрудника направляют в командировку, необходимо быстро и правильно подготовить документы. В этом поможет пошаговая инструкция в статье. Расскажем, как провести оформление командировок в 2018 году, в том числе командировки на личном автомобиле, на один день или во время отпуска.

Оформление командировки в 2018 году: пошаговая инструкция

Правила (порядок) оформления командировок в 2018 году

Шаг 1. Руководитель учреждения издает приказ о направлении сотрудника в командировку.

Шаг 2. Сотрудник пишет заявление для получения денег на командировку.

Шаг 3. Бухгалтерия выдает аванс на командировочные расходы.

Шаг 4. Работник отправляется в командировку.

Шаг 5. В течение 3-х дней с момента возвращения командируемый оформляет авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдает его в бухгалтерию.

Шаг 6. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет. Если произведенные расходы меньше выданного аванса – оформляется возврат оставшейся суммы. Если расходы больше аванса – сотруднику возмещают разницу.

Теперь рассмотрим документы для оформления командировки в 2018 году подробнее.

При направлении работника в служебную командировку необходимо руководствоваться Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Перед тем как направить сотрудника, нужно подготовить соответствующий приказ.

Госкомстатом России утверждена специальная форма приказа о направлении в командировку № Т-9. Также можно применять самостоятельно разработанную форму приказа.

С приказом ознакомьте всех командируемых сотрудников. Это нужно сделать, чтобы в случае неисполнения работником приказа, были доказательства для взыскания. Кроме этого, приказ является для бухгалтерии основанием выдачи денежных средств на командировочные расходы, предусмотренные частью 1 статьи 168 ТК РФ.

Чтобы избежать споров с проверяющими, сотруднику лучше написать заявление для получения денег на командировку. С одной стороны, трудовое законодательство этого не требует. Но с другой: аванс на расходы выдают сотруднику под отчет. А в пункте 213 Инструкции № 157н указано, что для получения денег под отчет сотрудник должен написать заявление и указать в нем обязательные данные. Порядок действий при возмещении сотрудникам командировочных расходов закрепите в учетной политике.

Когда сотрудник вернется, в  трехдневный срок он обязан представить авансовый отчет о проделанных расходах по форме 0504505. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Например, это проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.

Бюджетник напоминает

До января 2015 года на сотрудника также составляли командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь данное требование отсутствует. Но во многих учреждениях практика оформления этих документов сохранилась. Это объясняется необходимостью предоставления служебной записки в случае, если сотрудник направляется на личном или служебном транспорте, а также в случае не представления проездных документов. В таких случаях командировочное удостоверение исполняет роль служебной записки и подтверждает маршрут следования работника.

Если расходы в командировке были меньше полученного аванса, то остаток средств сотрудник должен вернуть. В противном случае сотруднику необходимо доплатить. Этими операциями занимается бухгалтерия и оформляет соответствующие записи в учете.

Оформление авансового отчета по командировке: пример

Авансовый отчет необходимо оформлять по форме 0504505, утвержденной приказом Минфина России № 52н. На оборотной стороне необходимо подробно описать все реквизиты документов, подтверждающих расходы, а на лицевой указать данные подотчетного лица. Также бухгалтер указывает в авансовом отчете проводки по операциям по учету подотчетных сумм. Подробнее о заполнении авансового отчета>>>

Пример оформления авансового отчета по командировке

Оформление командировки в 2018 году, в том числе на личном автомобиле: пошаговая инструкция

Командировка на личном автомобиле 2018: оформление

При поездках в служебную командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 ТК РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте, должен сдать в бухгалтерию служебную записку. При этом содержание служебной записки не конкретизировано. Не перегружайте документ лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты: наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Оформление командировки на примере

Методист ГКУ «Детский центр» И. Иванов направлен в командировку в город Москву на 7 дней. Руководитель О.В. Зверева издала приказ о направлении сотрудника. Бухгалтер получила от сотрудника заявление на выдачу денег и рассчитала командировочные расходы. После командировки Иванов представил в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими его расходы.

Командировка на один день: оформление

Обычно однодневные это местные командировки. То есть когда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству. Оформление местной однодневной командировки не отличается от общего порядка.

Если сотрудник возвращается из командировки в тот же день, что и отправился в нее, то в соответствии с пунктом 11 Положения № 749 суточные не платят. Причем, подразумевается именно время с 0 часов текущего дня до 0 часов следующего. Если командируемый может документально подтвердить время своего возвращения позже 0 часов следующего дня, ему положено выплатить суточные.

Кроме того, в случае командировки на один день сотруднику не потребуется наем жилого помещения. В остальном оформление командировки на 1 день проходит также, как и на более длительный срок. 

Загранкомандировки: оформление 2018

Особенностью оформление командировки за границу в 2018 году является необходимость выплаты аванса в иностранной валюте. Из-за этого оформление командировки за границу проводят по-особому. В авансовом отчете дополнительно заполните строки и графы «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу Банка России на дату выдачи аванса.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, построчно переведите на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность.

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить, например, название авиакомпании в авиабилете. Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация.

Аналогичный порядок действует и в случае электронных документов, например, авиа- и железнодорожных билетов. Если не сделать перевод, о вычете входного НДС можно забыть.

Согласно пункту 24 Постановления № 749 командируемому полагается дополнительно возместить:

  • расходы на оформление визы и загранпаспорта для служебной командировки,
  • консульские и авиа сборы,
  • страховку,
  • прочие расходы, связанные с обязательными сборами и платежами.

Командировка в выходной день: оформление

По распоряжению руководителя организации сотрудника могут направить в командировку для работы в выходной или праздничный день. Оформление командировки в выходной день начинается в общем порядке – с приказа руководителя. И оформляется аналогично командировке в рабочий будний день.

Дополнительно оформите согласие сотрудника на работу (командировку) в выходной день. Это можно сделать в виде:

  • заявления сотрудника в произвольной форме,
  • отметки сотрудника на приказе о привлечении к работе в выходной или праздничный день: «На привлечение к работе согласен».

При командировке в выходной день сотрудник вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте. Если отгул не предоставлен, работу оплатите:

  • сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
  • сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
  • работникам с постоянным окладом – в зависимости от месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной ставки. Если сверх месячной нормы – не менее двойной.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Чтобы направить работника в командировку, оформите отзыв из отпуска. Сначала подготовьте  приказ руководителя об отзыве из отпуска в произвольной форме. Далее для оформления командировки во время очередного отпуска получите письменное согласие сотрудника: как отдельное заявление или отметку согласия на приказе. После в обычном порядке рассчитайте и выдайте командировочные расходы сотруднику.

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать



    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль