Оформление командировки в 2018 году, в том числе на личном автомобиле: пошаговая инструкция

3574
Когда сотрудника направляют в командировку, необходимо быстро и правильно подготовить документы. В этом поможет пошаговая инструкция в статье. Расскажем, как провести оформление командировок в 2018 году, в том числе командировки на личном автомобиле, на один день или во время отпуска.

Оформление командировки в 2018 году: пошаговая инструкция

Правила (порядок) оформления командировок в 2018 году:

Шаг 1. Руководитель учреждения издает приказ о направлении сотрудника в командировку.

Шаг 2. Сотрудник пишет заявление для получения денег на командировку.

Шаг 3. Бухгалтерия выдает аванс на командировочные расходы.

Шаг 4. Работник отправляется в командировку.

Шаг 5. В течение 3-х дней с момента возвращения командируемый оформляет авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдает его в бухгалтерию.

Шаг 6. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет. Если произведенные расходы меньше выданного аванса – оформляется возврат оставшейся суммы. Если расходы больше аванса – сотруднику возмещают разницу.

Теперь рассмотрим документы для оформления командировки в 2018 году подробнее.

При направлении работника в служебную командировку необходимо руководствоваться Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Перед тем как направить сотрудника, нужно подготовить соответствующий приказ.

Госкомстатом России утверждена специальная форма приказа о направлении в командировку № Т-9. Также можно применять самостоятельно разработанную форму приказа.

С приказом ознакомьте всех командируемых сотрудников. Это нужно сделать, чтобы в случае неисполнения работником приказа, были доказательства для взыскания. Кроме этого, приказ является для бухгалтерии основанием выдачи денежных средств на командировочные расходы, предусмотренные частью 1 статьи 168 ТК РФ.

Чтобы избежать споров с проверяющими, сотруднику лучше написать заявление для получения денег на командировку. С одной стороны, трудовое законодательство этого не требует. Но с другой: аванс на расходы выдают сотруднику под отчет. А в пункте 213 Инструкции № 157н указано, что для получения денег под отчет сотрудник должен написать заявление и указать в нем обязательные данные. Порядок действий при возмещении сотрудникам командировочных расходов закрепите в учетной политике.

Когда сотрудник вернется, в  трехдневный срок он обязан представить авансовый отчет о проделанных расходах по форме 0504505. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Например, это проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.

Бюджетник напоминает

До января 2015 года на сотрудника также составляли командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь данное требование отсутствует. Но во многих учреждениях практика оформления этих документов сохранилась. Это объясняется необходимостью предоставления служебной записки в случае, если сотрудник направляется на личном или служебном транспорте, а также в случае не представления проездных документов. В таких случаях командировочное удостоверение исполняет роль служебной записки и подтверждает маршрут следования работника.

Если расходы в командировке были меньше полученного аванса, то остаток средств сотрудник должен вернуть. В противном случае сотруднику необходимо доплатить. Этими операциями занимается бухгалтерия и оформляет соответствующие записи в учете.

Оформление авансового отчета по командировке: пример

Авансовый отчет необходимо оформлять по форме 0504505, утвержденной приказом Минфина России № 52н. На оборотной стороне необходимо подробно описать все реквизиты документов, подтверждающих расходы, а на лицевой указать данные подотчетного лица. Также бухгалтер указывает в авансовом отчете проводки по операциям по учету подотчетных сумм. Подробнее о заполнении авансового отчета>>>

Пример оформления авансового отчета по командировке

Оформление командировки в 2018 году, в том числе на личном автомобиле: пошаговая инструкция

Командировка на личном автомобиле 2018: оформление

При поездках в служебную командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 ТК РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте, должен сдать в бухгалтерию служебную записку. При этом содержание служебной записки не конкретизировано. Не перегружайте документ лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты: наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Оформление командировки на примере

Методист ГКУ «Детский центр» И. Иванов направлен в командировку в город Москву на 7 дней. Руководитель О.В. Зверева издала приказ о направлении сотрудника. Бухгалтер получила от сотрудника заявление на выдачу денег и рассчитала командировочные расходы. После командировки Иванов представил в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими его расходы.

Командировка на один день: оформление

Обычно однодневные это местные командировки. То есть когда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству. Оформление местной однодневной командировки не отличается от общего порядка.

Если сотрудник возвращается из командировки в тот же день, что и отправился в нее, то в соответствии с пунктом 11 Положения № 749 суточные не платят. Причем, подразумевается именно время с 0 часов текущего дня до 0 часов следующего. Если командируемый может документально подтвердить время своего возвращения позже 0 часов следующего дня, ему положено выплатить суточные.

Кроме того, в случае командировки на один день сотруднику не потребуется наем жилого помещения. В остальном оформление командировки на 1 день проходит также, как и на более длительный срок. 

Загранкомандировки: оформление 2018

Особенностью оформление командировки за границу в 2018 году является необходимость выплаты аванса в иностранной валюте. Из-за этого оформление командировки за границу проводят по-особому. В авансовом отчете дополнительно заполните строки и графы «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу Банка России на дату выдачи аванса.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, построчно переведите на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность.

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить, например, название авиакомпании в авиабилете. Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация.

Аналогичный порядок действует и в случае электронных документов, например, авиа- и железнодорожных билетов. Если не сделать перевод, о вычете входного НДС можно забыть.

Согласно пункту 24 Постановления № 749 командируемому полагается дополнительно возместить:

  • расходы на оформление визы и загранпаспорта для служебной командировки,
  • консульские и авиа сборы,
  • страховку,
  • прочие расходы, связанные с обязательными сборами и платежами.

Оформление командировки в выходной день

По распоряжению руководителя организации сотрудника могут направить в командировку для работы в выходной или праздничный день. Оформление командировки в выходной день начинается в общем порядке – с приказа руководителя. И оформляется аналогично командировке в рабочий будний день.

Дополнительно оформите согласие сотрудника на работу (командировку) в выходной день. Это можно сделать в виде:

  • заявления сотрудника в произвольной форме,
  • отметки сотрудника на приказе о привлечении к работе в выходной или праздничный день: «На привлечение к работе согласен».

При командировке в выходной день сотрудник вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте. Если отгул не предоставлен, работу оплатите:

  • сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
  • сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
  • работникам с постоянным окладом – в зависимости от месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной ставки. Если сверх месячной нормы – не менее двойной.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Чтобы направить работника в командировку, оформите отзыв из отпуска. Сначала подготовьте  приказ руководителя об отзыве из отпуска в произвольной форме. Далее для оформления командировки во время очередного отпуска получите письменное согласие сотрудника: как отдельное заявление или отметку согласия на приказе. После в обычном порядке рассчитайте и выдайте командировочные расходы сотруднику.

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать



    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2018 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Все права защищены. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении». 
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

      Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

      Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль