text
Учет в учреждении

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2018 году: таблица

  • 31 июля 2018
  • 17906

В 2017 году Минфин назвал новые сроки хранения бухгалтерских документов. В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Бухгалтерские документы: учетную политику, первичку, регистры бухучета, отчетность, аудиторское заключение – храните в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Срок отсчитывайте после года, когда использовали их в последний раз.

Документы для расчета налогов храните в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Срок отсчитывайте с того отчетного или налогового периода, в котором последний раз использовали документы для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Из этого правила есть два исключения.

  1. Регистры, необходимые для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, и журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур) отсчитывайте с даты последней записи в них.
  2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества - с момента, когда перестали начислять амортизацию в налоговом учете. Основание - письмо Минфина № 03-03-06/1/2598 от 19 января 2018 г.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов регламентированы:

Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет таблица сроков хранения документов:

Документ

Срок хранения
(кол-во лет)

1. Оплата труда

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении.

Постоянно*

Положение об оплате труда и премировании работников

Постоянно

Табель учета рабочего времени:

— нормальные условия труда

— тяжелые, вредные и опасные условия труда

5

75

Расчетно-платежная ведомость

5

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5

2. Страховые взносы

Карточка индивидуального учета

6

Платежные поручения на перечисление страховых взносов

Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов

Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1)

2.1 Документы для ФСС России

Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

План мероприятий по предупреждению производственного травматизма

5

План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний

5

Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

2.1 Документы для ПФР

Индивидуальные сведения

75

Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов

5

Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

5

3. НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

5

Справка по форме 2-НДФЛ

5

Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)

5

Заявление об отказе от вычета

5

Заявление о последовательности применения вычетов

5

Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ

5

Пояснительная записка налогового агента в ИФНС

5

Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ

5

Листок нетрудоспособности

5

Журналы регистрации листков нетрудоспособности

5

Заявление о выплате пособия

5

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Чтобы случайно не утилизировать первичку, срок хранения которых еще не истек, нужно правильно исчислять его. Считать нужно не с момента создания файла, а с начала следующего года (п. 2.9 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Такие правила действуют не для всех документов. Например, срок хранения нужно считать с момента:

  • последней записи для книги покупок и книге продаж,
  • истечения срока действия – договора на аудиторские услуги и прочие,
  • увольнения материально ответственного лица – договоры о материальной ответственности,
  • снятия с учета – свидетельство о постановке на учет.

Архив бухгалтерских документов: сроки хранения

Для архива оборудуйте специальные помещения, сейфы или шкафы. Помещение для него должно быть изолированным, сухим, снабжено пожарной сигнализацией и системой пожаротушения. Обязательна защита от несанкционированного доступа, особенно, если есть документы с особым статусом.

Госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для хранения документов, а вот учреждения создают их по своему желанию.

В архив сдайте документы, которые нужно хранить временно (свыше 10 лет), либо постоянно. Остальные держите в бухгалтерии, пока не придет время их уничтожить.

Порядок хранения бухгалтерских документов

До того как передадите документы в архив, соблюдайте такие правила.

  1. Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечат их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки с лицевого счета с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
  2. Остальные документы храните в закрытых помещениях или шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Электронные документы

Бухгалтерские документы можете хранить в электронной форме:

  1. Первичные и сводные учетные документы составляют как на бумажных носителях, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 32, 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», п. 11  ).
  2. Регистры налогового учета можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
  3. Налоговые декларации (расчеты) можно сдать электронно (ст. 80 Налогового кодекса РФ).

Электронные документы должны быть заверены электронной подписью. В архив передавайте их в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте состояние электронных носителей и можно ли их воспроизвести. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 г.

Ответственность за сохранность документов

Соблюдайте сроки хранения. Если уничтожите документы раньше срока, то не сможете предъявить их по требованию проверяющего. За это вас могут оштрафовать по статье 15.11 КоАП РФ:

  • от 5 тыс. до 10 тыс. руб. – за первое нарушение;
  • от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Если не представите налоговикам, заплатите 10 тыс. руб. (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ).

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документов истекает, утилизируйте их. Такое решение принимает комиссия, состав которой утверждает руководитель. В нее могут входить секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др. Она должна составить протокол заседания, а затем на его основании акт на уничтожение документов. В акте пропишите реквизиты всех документов (например, "авансовые отчеты за 2009 год") и способ уничтожения. Их два:

  1. Передать на переработку (утилизацию). Передачу оформите накладной. Укажите в ней дату передачи, вес и количество бумаг.
  2. Самостоятельно уничтожить – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д. Для этого используйте акт, который утвержден в приложении 21 приказа Минкультуры  № 526 от 31 марта 2015 г.
Пример списания электронных документов >>

Подробнее про уничтожение и утилизацию бухгалтерских документов смотрите в рекомендации.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.