Таблица: срок хранения бухгалтерских документов

1900
В 2017 году Минфин назвал новые сроки хранения бухгалтерских документов. В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Любые бухгалтерские документы, создаваемые в процессе деятельности учреждения, должны быть систематизированы и сброшюрованы  в соответствии с установленными требованиями. Согласно законодательства  к ним должен быть обеспечен доступ в течении всего срока хранения. срок хранения бухгалтерских документов в организации установлен Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Налоговым кодексом РФ, перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Требование по обеспечению хранения документов имеет под собой ряд объективных причин:

  • разрешение спорных ситуаций, возникающих в процессе деятельности,
  • предъявление документации проверяющим для контроля,
  • установление виновных, если обнаружены факты нарушений или противозаконных действий,
  • выдача справок действующим или бывшим сотрудникам о начисленной им заработной плате и иных выплатах для госорганов (ПФР, Соцзащита и т. д.).

Стоит отметить, что за несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов в организации предусмотрена административная ответственность.

Если документов нет, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Учреждению грозит штраф 10 000 руб. по статье 120 НК РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

За неправильное хранение бухгалтерских документов к должностному лицу могут применить:

  • штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
  • от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к отчетности, статьей 15.11 КоАП РФ.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

За последнее время произошло несколько изменений в сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов.

1. Минфин назвал новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2017 году в письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829. Организация может уничтожить документы для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и других налогов, которые хранятся более четырех лет.

В статье 23 НК РФ говорится, что бухгалтерские документы, необходимые для расчета налогов, хранят в течение четырех лет. Это требование относится ко всем документам, в том числе электронных систем документооборота. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для налогов или отчетности.  

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов, регистров бухучета, отчетности, а также аудиторских заключений другие. Их нужно хранить в течение периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Точные сроки в таблице по видам документов.

Налоговая отчетность имеет другие сроки хранения. Так, налоговые декларации и расчеты хранятся пять лет. Книги учета доходов и расходов по УСН – на протяжении всего срока существования организации.

2. С 2016 года бухгалтерские документы с информацией о заработной плате работников и о трудовых отношениях с организацией должны храниться 50 лет. Это распространяется на документы, составленные после 2003 года, созданные ранее хранятся 75 лет. Например, это относится к реестрам сведений о доходах физических лиц.

Таблица: срок хранения бухгалтерских документов Скачать Таблицу: Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2017 году

В большинстве случаев при определении срока хранения его исчисление необходимо начинать не с момента создания документа, а с начала следующего года. Об этом указано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558. Вместе с тем, для некоторой документации устанавливаются иные сроки исчисления, с момента:

  • последней записи – книга покупок и книга продаж,
  • истечения срока действия – договора на аудиторские услуги и прочие,
  • увольнения материально-ответственного лица – договоры о матответсвенности,
  • снятия с учета – свидетельство о постановке на учет.

Архив бухгалтерских документов: сроки хранения

Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Их найдете выше в таблице.

Законодательством предусмотрено, что организации могут создавать для хранения документов собственные архивы, но также могут использовать возможности, предоставляемые сторонними организациями. Обычно государственные учреждения не обладают лишними финансовыми ресурсами, чтобы тратить их на услуги по хранению документов, поэтому используют собственные помещения для этих целей.

Необходимо помнить, что помещение должно быть изолированным, сухим, снабжено пожарной сигнализацией и системой пожаротушения. Обязательна защита от несанкционированного доступа, особенно, если в архиве будут документы с особым статусом. Для удобства хранения необходимо использовать стеллажи, шкафы или полки. Не допускайте попадания солнечного света на места хранения документации. Используйте для этого плотные шторы.

В основном в архив попадают документы длительного (свыше 10 лет) или постоянного срока хранения, остальные остаются до уничтожения в бухгалтерии. Но, если площадь бухгалтерии ограничена или объем документации велик, ничто не мешает поместить в архив дела с меньшим сроком хранения.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Если в организации есть документы со степенью секретности, их следует хранить в сейфе. Там же должны храниться бланки строгой отчетности и денежные документы (марки и прочее).

Правоустанавливающие документы учреждения (Устав, свидетельства о регистрации и постановке на учет, документы на право собственности, прочее) находятся в сейфе руководителя. При необходимости повседневного доступа к ним делаются копии для бухгалтерии или у другого ответственного лица.

Сохранность документов по личному составу, в том числе трудовых книжек и вкладышей к ним обеспечивает кадровая служба, или сотрудник, в чьи обязанности входит ведение учета личного состава.

Для организации оперативного доступа к документам архива необходимо разработать номенклатуру дел. Передачу следует производить в соответствии с графиком, утвержденным приказом руководителя. В этом же приказе необходимо определить должностное лицо, которое будет отвечать за процесс передачи в архив, а также вести номенклатуру принятых дел.

Уничтожение и утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Так же как и хранение, уничтожением и утилизацией бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения может заниматься сторонняя организация. Но такой процесс возможно организовать непосредственно в самой организации.

Перед тем как уничтожить документы необходимо составить акт, в котором будут перечислены все дела, а также количество листов, входящих в их состав. Акт составьте в произвольной форме. В некоторых организациях или ведомствах разрабатываются инструкции по делопроизводству, в которых предусмотрена типовая форма. Главное, чтобы в акте были:

  • дата составления,
  • наименование организации,
  • перечень документов, на уничтожение,
  • общее количество листов документов,
  • подписи должностных лиц, входящих в комиссию.

Способ уничтожения или утилизации документов может быть любой, например, сожжение или измельчение с помощью специального аппарата.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать



    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль