8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Оформление и оплата дополнительного оплачиваемого отпуска

  • 4 июля 2019
  • 5731
Оформление и оплата дополнительного оплачиваемого отпуска

Все работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска. Некоторым категориям персонала по Трудовому Кодексу в 2019 году предоставляется дополнительный отпуск за вредные условия труда. Разберемся, что это такое и как оформляется такой отдых.

По ТК РФ дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться работникам с особыми условиями труда в обязательном порядке или по решению работодателя. Порядок и условия такого отдыха определяются организацией в ЛНА (локально-нормативный акт) или коллективном договоре.

Общие правила предоставления и документы

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют сотрудники, с которыми заключен трудовой договор (стат. 21, 114 ТК). При этом за работником сохраняется место занятости и средний заработок. Продолжительность основного отпуска составляет 28 дней (календарных).

Памятка об отпусках для сотрудниковСотрудников интересует, как правило, одно и то же: когда написать заявление, скоро ли выдадут отпускные, сколько дней отпуска можно взять. Чтобы меньше отвлекаться на разъяснения, разошлите работникам нашу памятку.

Порядок предоставления допотпуска – тот же, что и основного. Но такой отдых полагается не всем сотрудникам, а только определенным категориям. Его минимальная продолжительность регулируется в федеральном законодательстве. К примеру, дополнительный отпуск военнослужащим ветеранам боевых действий предоставляется на 15 дн. (стат. 11 Закона № 76-ФЗ от 27.05.1998 г.). А число неоплачиваемых дней отдыха составляет 35 дн. в год (стат. 16 Закона № 5-ФЗ от 12.01.1995 г.).

Пошаговая инструкция по оформлению допотпуска:

Шаг № 1. Очередность ухода сотрудников в допотпуска пропишите в графике отпусков.

Организации для этого обычно используют форму Т-7. Но можно разработать форму графика самостоятельно.

Шаг № 2. Известите сотрудника о начале отпуска за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Это можно сделать тремя способами.

Первый способ - оформить уведомление в произвольной форме. 

Второй способ – составьте заранее приказ на отпуск и ознакомьте с ним сотрудника за две недели до его начала.

Третий способ – делать отметки об ознакомлении сотрудника с датами начала отпуска прямо в графике. Для этого можно предусмотреть специальные графы.

Шаг № 3. Получить заявление от сотрудника. Но заявление необходимо только в том случае, если сотрудник уходит отдыхать вне графика или в графике не указаны точные даты.

Шаг № 4. Составьте приказ на отпуск. Приказ подписывает руководитель. А сотрудник ставит свою подпись, которая подтвердит, что с приказом он ознакомлен.

Шаг № 5. Передайте приказ в бухгалтерию. На основании документа бухгалтер составит записку-расчет. В записке бухгалтер укажет, сколько дней сотрудник будет находиться в отпуске. В записке нужно поставить код отпуска – тот же, что и в табеле.

Кому предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск и на каких условиях Чем больше отпусков накапливается у сотрудника, тем сложнее предоставить ему все положенные дни и не нарушить рабочие процессы в учреждении. Как разобраться с накопленными отпусками читайте в статье журнала Зарплата в учреждении

Кому предоставляется дополнительный отпуск

По ТК РФ предусмотрено несколько обязательных категорий персонала, которым полагается допотпуск. Смотрите по таблице, кому и на каком основании нужно предоставлять дополнительные дни для отдыха.

Категория сотрудников Основание
Сотрудники с ненормированным рабочим днем Ст. 119 ТК РФ
Профессиональные спортсмены и тренеры ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ
Сотрудники, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях ст. 321, 302 ТК РФ
Сотрудники, которые работают во вредных условиях труда 2, 3 или 4 степени либо в опасных условиях труда ст. 117 ТК РФ
Отдельные категории сотрудников, труд которых связан с особенностями выполнения работы ст. 118 ТК РФ
Чернобыльцы

ст. 14, 16, 18, 19 и 20 Закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1

Подробнее про предоставление и оформление отпуска чернобыльцам в рекомендации

Работающие пенсионеры ст. 128 ТК РФ
Медицинские работники

Ст. 350 ТК РФ, приказ Минздрава России, Минобороны России, МВД России, Минюста России, Минобразования России, Минсельхоза России и ФПС России от 30 мая 2003 г. № 225/194/363/126/2330/777/292; ст. 22 Закона РФ от 2 июля 1992 г. № 3185-1, постановление Минтруда России от 8 июля 1993 г. № 133; постановление Правительства РФ от 6 июня 2013 г. № 482; п. 1 постановления Правительства РФ от 30 декабря 1998 г. № 1588; приказ Минтруда России от 11 сентября 2013 г. № 457н

Инвалиды ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ
Ветераны боевых действий ст. 2, п. 5.1 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ
Дополнительный отпуск в связи с профзаболеванием 116 ТК, п. 7 ст. 15 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ

Работник просит заменить отпуск компенсацией. Когда за выплату не будет штрафа >>

За ненормированный рабочий день

Минимальную продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день ТК РФ определяет в 3 календарных дня (стат. 119). То есть, к основному отдыху специалиста нужно прибавить не меньше 3 дн. Работодатель вправе утвердить в своих ЛНА большую продолжительность – соответствующий порядок закрепляется в коллдоговоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

При этом важно помнить, если для сотрудника установлен ненормированный график работы, то допотпуск полагается в любом случае. Факт привлечения (или непривлечения) к труду за пределами обычного рабочего дня значения не имеет.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Секретарю Светиковой И.М. в трудовом договоре установлен ненормированный рабочий день. Также в трудовом договоре указано, что за ненормированный рабочий день сотруднику полагается допотпуск продолжительностью 7 календарных дней.

В 2018 году Светикова И.М. за пределами рабочего дня к работе не привлекалась. Однако отпуск за этот год она все равно отгуляла. Объясняется это тем, что законодательством не предусмотрено предоставление дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день пропорционально отработанному времени. Поэтому такой отпуск должен быть предоставлен в полном объеме (письмо Роструда от 24 мая 2012 г. № ПГ/3841-6-1).

Работающим пенсионерам

В 2019 году организация может предоставлять дополнительный отпуск работающим пенсионерам, если такая гарантия установлена в ЛНА (стат. 116 ТК). По законодательным нормам работающие пенсионеры имеют право на допотдых, но он не будет оплачиваться (стат. 128 ТК). «За свой счет» можно отгулять не более 14 календарных дней в год. Для оформления нужно предоставить на имя руководителя организации письменное заявление. Право на льготу подтверждается пенсионным удостоверением.

В своих ЛНА работодатель может предусмотреть иной порядок представления отдыха работающим пенсионерам. К примеру, можно использовать следующие формулировки в части отпускных дней:

  • Основного – 28 дней (календарных).
  • Дополнительного без оплаты – 14 дней (календарных).
  • Дополнительного оплачиваемого – 7 дней (календарных) для пенсионеров, которые проработали в организации более 3 лет.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

В ООО «Мельница» работают пенсионеры. В коллективном договоре «Мельницы» указано, что работающим пенсионерам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 5 календарных дней, при условии, что пенсионер отработал 3 года и более в организации.

Светлаков А.С. работает в «Мельнице» 5 лет. Он написал заявление на отпуск с 1 июня 2018 года. Светлаков решил отгулять все дни отдыха, которые ему полагаются. Специалист отдела кадров определил количество дней так:

28 дн. + 14 дн. + 5 дн. = 47 дней. Из них оплате подлежат 35 дней, а 14 дней не оплачиваются.

Медработникам

Допотпуск медицинских работников бывает 2 видов. Первый связан с занятостью в опасных или вредных трудовых условиях. Степень опасности (2, 3 или же 4) должна подтверждаться результатами спецоценки (стат. 117 ТК РФ).

Таким работникам нужно дополнительно предоставлять минимум 7 дней (календарных) оплачиваемого допотпуска. Точная продолжительность утверждается в трудовом договоре согласно отраслевому (или межотраслевому) соглашению, а также и коллдоговору с учетом СОУТ. Перечень классов приведен в Постановлении Правительства РФ № 482 от 06.06.13 г.

Второй полагается за исполнение медработниками работы особого характера. К примеру, врачам противотуберкулезных учреждений при оказании противотуберкулезной помощи пациентам полагается дополнительно 14 дней (календарных) в год.

За вредные условия труда

Согласно стат. 117 ТК минимальная длительность допотдыха при работе во вредных условиях составляет 7 дней (календарных). Точная продолжительность для конкретных специалистов утверждается работодателями в ЛНА. Условие о том, что сотруднику должен предоставляться такой вид отпуска нужно прописать в трудовом договоре. Допдни полагаются только за фактические отработанное во вредных условиях рабочее время (стат. 121 ТК). Итоговое количество дней округляется по математическим правилам в пользу работника (Письмо Минтруда РФ № 14-2/В-1045 от 18.10.16 г.).

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Сотрудника цеха Степанова Н.П. периодически привлекают к работам, которые имеют подкласс 3.1, т.е. являются вредными. Коллективным договором организации за такую работу предусмотрен допотпуск 12 календарных дней. Степанов проработал в таких условиях 2 полных месяца. При этом от основной работы его освобождали. Поэтому во вредных условиях он трудился полный рабочий день.

Сотрудник отдела кадров рассчитал Степанову продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда. Степанов будет дополнительно отдыхать 2 дня (12 : 12 х 2). Сотрудник может присоединить допотпуск к основному, отгулять его отдельно или получить за него денежную компенсацию.

Инвалидам

По ТК РФ не предусмотрено предоставление дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска инвалидам. Но данной категории специалистов полагается удлиненный отдых длительностью не менее 30 календарных дней (стат. 23 Закона № 181-ФЗ от 24.11.1995 г.). Группа инвалидности значения не имеет.

Кроме того, сотруднику-инвалиду отдых может предоставляться по иным основаниям. К примеру, при установлении такому специалисту ненормированного графика занятости дополнительно полагается еще 3 дня отдыха (минимально). А при наличии у работника ребенка с инвалидностью по заявлению физлица ему полагается 4 оплачиваемых дня за месяц (стат. 262 ТК). Если же говорить об отпуске «за свой счет», лицам с инвалидностью может предоставляться до 60 дней (календарных) в год (стат. 128 ТК).

Работникам Крайнего Севера

Согласно стат. 116, 321 ТК, когда сотрудник трудится в районе Крайнего Севера (или приравненных местностях), ему нужно предоставлять допотпуск. Длительность отпускного периода зависит от территории работы Продолжительность завит от конкретных районов, в которых работают сотрудники, смотрите в таблице:

Сотрудники предприятий, расположенных: Количество дней и основание
– в районах Крайнего Севера;

24 календарных дня ст. 116, 321 ТК РФ
– в приравненных к ним местностях; 16 календарных дней ст. 116, 321 ТК РФ
– в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате 8 календарных дней ст. 14 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520–1

Большая продолжительность может быть установлена нормативно-правовыми актами субъекта РФ, органов местного самоуправления или локальными актами организации.

Ветеранам боевых действий

Таким работникам допотпуск полагается только при наличии статуса действующего военнослужащего и соответствующего удостоверения. Длительность отпускного периода составляет 15 суток (ст. 2, п. 5.1 стат. 11 Закона № 76-ФЗ от 27.05.98 г.). После увольнения ветерана с военной службы право на эту льготу теряется (ст. 23 № 76-ФЗ). Продолжительность неоплачиваемых дней составляет 35 в год (стат. 16 № 5-ФЗ от 12.01.95 г.). Документальным подтверждением ветеранского статуса работника является удостоверение.

За выполнение работы особого характера

Статья 118 ТК устанавливает для работодателей обязанность по оформлению дополнительных отпускных дней за особый характер работы. Однако это понятие напрямую в Кодексе не раскрывается. Поэтому нужно изучать нормы отдельных НПА. К примеру, врачам общей практики полагается дополнительно 3 дня в год при условии непрерывной занятости на этой должности в течение 3 лет (Постановление Правительства РФ № 1588 от 30.12.98 г.).

Организация может самостоятельно определить перечень работ особого характера, за выполнение которых будет предоставлять такой допотпуск. Например, за работу с документами повышенной секретности.

В связи с профзаболеванием

Если за время работы сотрудник приобрел профзаболевание или получил производственную травму, работодатель обязан оформить ему допотпуск для санаторно-курортного лечения. Такой отдых полагается на все дни прохождения лечения, включая время проезда «туда-обратно» (стат. 17 Закона № 125-ФЗ от 27.07.98 г.).

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Слесарь Федоров С.П. получил травму руки во время исполнения трудовых обязанностей. Федоров написал заявление с просьбой предоставить ему допотпуск на санаторно-курортное лечение в период с 14 по 31 мая 2018 года. В этот период входит время проезда к месту лечения и обратно. Бухгалтер оплатил Федорову отпуск в размере среднего заработка.

Сроки предоставления

На федеральном уровне установлена минимально допустимая продолжительность отпуска в календарных днях. Работодатель вправе утвердить более длительное время отдыха. Для этого нужно предусмотреть порядок предоставления допотпуска в ЛНА организации. Обычно это коллдоговор или правила внутреннего трудового распорядка. Законодательством РФ установлены следующие нормы:

Категория сотрудников Минимальная продолжительность дополнительного отпуска
Сотрудники с ненормированным рабочим днем 3 календарных дня
Профессиональные спортсмены и тренеры 4 календарных дня
Сотрудники, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях Зависит от конкретного района – от 8 до 24 календарных дней
Сотрудники, которые работают во вредных условиях труда 2, 3 или 4 степени либо в опасных условиях труда 7 календарных дней
Отдельные категории сотрудников, труд которых связан с особенностями выполнения работы Не установлена
Чернобыльцы От 7 до 30 календарных дней, в зависимости от заболеваний и места проживания
Работающие пенсионеры 14 календарных дней
Медицинские работники От 3 до 35 календарных дней, в зависимости от условий труда
Инвалиды 30 календарных дней
Ветераны боевых действий 15 суток
Допотпуск в связи с профзаболеванием Весь период лечения + дорога

Рассмотрим три ситуации связанные с предоставлением дополнительных отпусков.

Ситуация № 1.  Можно ли дополнительный отпуск соединить с основным?

Да, можно. Допотпуск можно как присоединить к основному, так и использовать частями. Данный вопрос решается по согласованию между работодателем и сотрудником.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Секретарь ООО «Альфа» имеет право на 28 дней основного отпуска и 7 календарных дней дополнительного. Она решила присоединить допотпуск к основному. Поэтому продолжительность оттдыха составила 35 календарных дней.

Ситуация № 2. Дополнительный отпуск и график отпусков

Допотпуск включите в график отпусков, также как и основной. В графике можно сделать отметку – основной или дополнительный.

Ситуация № 3. Предоставление доп отпуска авансом

Дополнительный отпуск сотруднику можно предоставить авансом, также как и основной. Никаких ограничений на этот счет законодательством не предусмотрено.

Отражение допотпуска в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени по форме 0504421 (или Т-12, Т-13) дополнительный оплачиваемый отпуск отразите также, как и основной – буквенным кодом «О».

Кому предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск и на каких условиях Как учесть отпускные за дополнительный отпуск при налогообложении, читайте в рекомендации Системы Госфинансы

Можно ли заменить допотпуск денежной компенсацией

Дополнительный оплачиваемый отпуск можно заменить денежной компенсацией в любое время. Ведь трудовым законодательством установлен запрет только на компенсацию основной части отпуска, которая не превышает 28 календарных дней.

logo
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.