8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Оформление и оплата дополнительного оплачиваемого отпуска

  • 4 декабря 2018
  • 3180

Дополнительный оплачиваемый отпуск в организации – это отпуск, которым сотрудник может воспользоваться помимо основного отпуска. Дополнительный отпуск может быть гарантирован некоторым сотрудникам по закону или предоставлен по инициативе работодателя.

В статье мы рассмотрим в каких случаях работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск и как его оформить. А также, можно ли заменить допотпуск денежной компенсацией.

Дополнительный оплачиваемый отпуск

Дополнительный оплачиваемой отпуск бывает двух видов.

Виды дополнительных отпусков
Организация самостоятельно определяет условия предоставления отпуска в локальных актах Условия предоставления отпусков установлены трудовым законодательством

Рассмотрим пример предоставления отдыха по инициативе организации.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример. Отпуск предоставляется по инициативе организации. 

В коллективном договоре ООО «Мельница» установлено, что сотрудникам, отработавшим в организации более 5 лет предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 5 календарных дней. Допотпуск оплачивается за счет средств от приносящей доход деятельности.

Общие правила предоставления и документы

Правила предоставления и оформления дополнительного отпуска – те же, что и по основным. Но только порядок предоставления отдыха по инициативе организации необходимо установить в локальных актах.

Пошаговая инструкция по оформлению допотпуска:

Шаг № 1. Очередность ухода сотрудников в допотпуска пропишите в графике отпусков.

Организации для этого обычно используют форму Т-7. Но можно разработать форму графика самостоятельно.

Шаг № 2. Известите сотрудника о начале отпуска за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Это можно сделать тремя способами.

Первый способ - оформить уведомление в произвольной форме. 

Второй способ – составьте заранее приказ на отпуск и ознакомьте с ним сотрудника за две недели до его начала.

Третий способ – делать отметки об ознакомлении сотрудника с датами начала отпуска прямо в графике. Для этого можно предусмотреть специальные графы.

Шаг № 3. Получить заявление от сотрудника. Но заявление необходимо только в том случае, если сотрудник уходит отдыхать вне графика или в графике не указаны точные даты.

Шаг № 4. Составьте приказ на отпуск. Приказ подписывает руководитель. А сотрудник ставит свою подпись, которая подтвердит, что с приказом он ознакомлен.

Шаг № 5. Передайте приказ в бухгалтерию. На основании документа бухгалтер составит записку-расчет. В записке бухгалтер укажет, сколько дней сотрудник будет находиться в отпуске. В записке нужно поставить код отпуска – тот же, что и в табеле.

Кому предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск и на каких условиях Чем больше отпусков накапливается у сотрудника, тем сложнее предоставить ему все положенные дни и не нарушить рабочие процессы в учреждении. Как разобраться с накопленными отпусками читайте в статье журнала Зарплата в учреждении

Кому предоставляется дополнительный отпуск

Трудовой кодекс обязывает организации предоставлять допотпуска определенным категориям сотрудников. Смотрите в таблице ниже, кому предоставить отдых и на каком основании.

Категория сотрудников Основание
Сотрудники с ненормированным рабочим днем Ст. 119 ТК РФ
Профессиональные спортсмены и тренеры ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ
Сотрудники, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях ст. 321, 302 ТК РФ
Сотрудники, которые работают во вредных условиях труда 2, 3 или 4 степени либо в опасных условиях труда ст. 117 ТК РФ
Отдельные категории сотрудников, труд которых связан с особенностями выполнения работы ст. 118 ТК РФ
Чернобыльцы ст. 14, 16, 18, 19 и 20 Закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1
Работающие пенсионеры ст. 128 ТК РФ
Медицинские работники

Ст. 350 ТК РФ, приказ Минздрава России, Минобороны России, МВД России, Минюста России, Минобразования России, Минсельхоза России и ФПС России от 30 мая 2003 г. № 225/194/363/126/2330/777/292; ст. 22 Закона РФ от 2 июля 1992 г. № 3185-1, постановление Минтруда России от 8 июля 1993 г. № 133; постановление Правительства РФ от 6 июня 2013 г. № 482; п. 1 постановления Правительства РФ от 30 декабря 1998 г. № 1588; приказ Минтруда России от 11 сентября 2013 г. № 457н

Инвалиды ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ
Ветераны боевых действий ст. 2, п. 5.1 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ
Дополнительный отпуск в связи с профзаболеванием 116 ТК, п. 7 ст. 15 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

За ненормированный рабочий день гарантированный отпуск, который нужно прибавить к основному – минимум три календарных дня. Организация может установить в локальных актах и другую продолжительность, но она не может быть меньше гарантированной.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Секретарю Светиковой И.М. в трудовом договоре установлен ненормированный рабочий день. Также в трудовом договоре указано, что за ненормированный рабочий день сотруднику полагается допотпуск продолжительностью 7 календарных дней.

В 2017 году Светикова И.М. за пределами рабочего дня к работе не привлекалась. Однако отпуск за этот год она все равно отгуляла. Объясняется это тем, что законодательством не предусмотрено предоставление дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день пропорционально отработанному времени. Поэтому такой отпуск должен быть предоставлен в полном объеме (письмо Роструда от 24 мая 2012 г. № ПГ/3841-6-1).

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам

Работающим пенсионерам нужно предоставлять допотпуска по закону, но они не оплачиваются. Работодатель по своему усмотрению может установить в локальных документах оплату таких отпусков пенсионерам.

Так, по закону работающий пенсионер вправе за каждый рабочий год отгулять 28 дней основного оплачиваемого отпуска и взять еще дополнительно 14 неоплачиваемых дней. Об этом сказано в статье 128 ТК РФ.

В локальных актах организация может установить, например, что 14 дней допотпуска пенсионеру оплачивается в размере среднего заработка или предусмотреть другие дополнительные отпуска. Например, так:

Работающим в организации пенсионерам предоставляются следующие ежегодные основные и дополнительные отпуска:

  • 28 календарных дней основного;
  • 14 календарных дней дополнительного неоплачиваемого;
  • 5 календарных дней дополнительного оплачиваемого отпуска пенсионерам, проработавшим в организации 3 года и более.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

В ООО «Мельница» работают пенсионеры. В коллективном договоре «Мельницы» указано, что работающим пенсионерам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 5 календарных дней, при условии, что пенсионер отработал 3 года и более в организации.

Светлаков А.С. работает в «Мельнице» 5 лет. Он написал заявление на отпуск с 1 июня 2018 года. Светлаков решил отгулять все дни отдыха, которые ему полагаются. Специалист отдела кадров определил количество дней так:

28 дн. + 14 дн. + 5 дн. = 47 дней. Из них оплате подлежат 35 дней, а 14 дней не оплачиваются.

Дополнительный отпуск медработникам

Отпуск сверх основного медработникам зависит от двух условий.

Условие № 1. Медработник должен трудиться во вредных или опасных условиях труда. Такие условия необходимо документально подтвердить – спецоценкой или аттестацией.

Условие № 2. Длительность отдыха зависит от класса условий труда - перечень, утвержден постановлением Правительства РФ от 6 июня 2013 г. № 482.

Обратите внимание, что основной и дополнительный отпуск предоставляются в календарных днях. Например, врачи, которые непосредственно оказывают противотуберкулезную помощь в специализированных противотуберкулезных учреждениях имеют право на допотпуск 14 календарных дней.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда

Трудовым законодательством предусмотрена минимальная продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда - 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ). Конкретную продолжительность организация устанавливает самостоятельно в локальных актах.

Допотпуск предоставляют только за время фактической работы во вредных условиях труда. Такие правила установлены статьей 121 ТК РФ.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Сотрудника цеха Степанова Н.П. периодически привлекают к работам, которые имеют подкласс 3.1, т.е. являются вредными. Коллективным договором организации за такую работу предусмотрен допотпуск 12 календарных дней. Степанов проработал в таких условиях 2 полных месяца. При этом от основной работы его освобождали. Поэтому во вредных условиях он трудился полный рабочий день.

Сотрудник отдела кадров рассчитал Степанову продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда. Степанов будет дополнительно отдыхать 2 дня (12 : 12 х 2). Сотрудник может присоединить допотпуск к основному, отгулять его отдельно или получить за него денежную компенсацию.

Дополнительный отпуск инвалидам

Специальных дополнительных оплачиваемых отпусков для сотрудников-инвалидов законодательством не предусмотрено. Однако такие сотрудники имеют право на удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней независимо от группы инвалидности (ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ).

Кроме того, сотрудникам инвалидам, также как и работающим пенсионерам организация может установить допотпуск в локальных актах.

Сотруднику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, положено четыре дополнительных выходных дня в календарный месяц, оплачиваемых ФСС России...

Дополнительный отпуск работникам Крайнего Севера

Если сотрудники работают в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, им нужно предоставить допотпуск. Продолжительность завит от конкретных районов, в которых работают сотрудники, смотрите в таблице:

Сотрудники предприятий, расположенных: Количество дней и основание
– в районах Крайнего Севера;

24 календарных дня ст. 116, 321 ТК РФ
– в приравненных к ним местностях; 16 календарных дней ст. 116, 321 ТК РФ
– в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате 8 календарных дней ст. 14 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520–1

Большая продолжительность может быть установлена нормативно-правовыми актами субъекта РФ, органов местного самоуправления или локальными актами организации.

Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий

Ветерану боевых действий работодатель должен предоставить дополнительный отпуск продолжительностью 15 суток. Но при условии, что сотрудник имеет соответствующее удостоверение и является действующими военнослужащим. То есть проходит военную службу по контракту или по призыву (ст. 2, п. 5.1 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).

Если же ветеран боевых действий уволился со службы, то он утрачивает статус военнослужащего и в общем случае уже не имеет права на такой допотпуск (ст. 23 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).

Дополнительный отпуск за выполнение работы особого характера

Статьей 118 ТК РФ предусмотрен дополнительный отпуск за особый характер работы. Однако понятия «особого характера работы» в Трудовом кодексе нет. Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, не определен. Поэтому рекомендуем руководствоваться положениями отдельных статей Трудового кодекса и нормативных правовых актов.

Организация может самостоятельно определить перечень работ особого характера, за выполнение которых будет предоставлять такой допотпуск. Например, за работу с документами повышенной секретности.

Дополнительный отпуск в связи с профзаболеванием

Еще один вид дополнительного оплачиваемого отпуска – для санаторно-курортного лечения. Его предоставляют на весь период лечения сотрудникам, которые получили производственную травму у работодателя или приобрели хроническое заболевание при выполнении служебных обязанностей.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Слесарь Федоров С.П. получил травму руки во время исполнения трудовых обязанностей. Федоров написал заявление с просьбой предоставить ему допотпуск на санаторно-курортное лечение в период с 14 по 31 мая 2018 года. В этот период входит время проезда к месту лечения и обратно. Бухгалтер оплатил Федорову отпуск в размере среднего заработка.

Сроки предоставления

Минимальная продолжительность допотпусков устанавливается законодательством. А работодатель уже в своих локальных актах может увеличить минимальную продолжительность по своему усмотрению. Законом установлены нормы:

Категория сотрудников Минимальная продолжительность дополнительного отпуска
Сотрудники с ненормированным рабочим днем 3 календарных дня
Профессиональные спортсмены и тренеры 4 календарных дня
Сотрудники, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях Зависит от конкретного района – от 8 до 24 календарных дней
Сотрудники, которые работают во вредных условиях труда 2, 3 или 4 степени либо в опасных условиях труда 7 календарных дней
Отдельные категории сотрудников, труд которых связан с особенностями выполнения работы Не установлена
Чернобыльцы От 7 до 30 календарных дней, в зависимости от заболеваний и места проживания
Работающие пенсионеры 14 календарных дней
Медицинские работники От 3 до 35 календарных дней, в зависимости от условий труда
Инвалиды 30 календарных дней
Ветераны боевых действий 15 суток
Допотпуск в связи с профзаболеванием Весь период лечения + дорога

Кому предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск и на каких условиях Воспользуйтесь шпаргалкой от журнала Зарплата в учреждении: Как включать премии в расчет отпускных

Рассмотрим три ситуации связанные с предоставлением дополнительных отпусков.

Ситуация № 1.  Можно ли дополнительный отпуск соединить с основным?

Да, можно. Допотпуск можно как присоединить к основному, так и использовать частями. Данный вопрос решается по согласованию между работодателем и сотрудником.

Дополнительный оплачиваемый отпуск в учреждении Пример

Секретарь ООО «Альфа» имеет право на 28 дней основного отпуска и 7 календарных дней дополнительного. Она решила присоединить допотпуск к основному. Поэтому продолжительность оттдыха составила 35 календарных дней.

Ситуация № 2. Дополнительный отпуск и график отпусков

Допотпуск включите в график отпусков, также как и основной. В графике можно сделать отметку – основной или дополнительный.

Ситуация № 3. Предоставление доп отпуска авансом

Дополнительный отпуск сотруднику можно предоставить авансом, также как и основной. Никаких ограничений на этот счет законодательством не предусмотрено.

Отражение допотпуска в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени по форме 0504421 (или Т-12, Т-13) дополнительный оплачиваемый отпуск отразите также, как и основной – буквенным кодом «О».

Кому предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск и на каких условиях Как учесть отпускные за дополнительный отпуск при налогообложении, читайте в рекомендации Системы Госфинансы

Можно ли заменить допотпуск денежной компенсацией

Дополнительный оплачиваемый отпуск можно заменить денежной компенсацией в любое время. Ведь трудовым законодательством установлен запрет только на компенсацию основной части отпуска, которая не превышает 28 календарных дней.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.