text
Учет в учреждении

Зачем нужна электронная цифровая подпись и как ее получить

  • 28 июня 2018
  • 142

С введением электронного документооборота возникла необходимость в поиске быстрого и надежного способа заверять документы подписью уполномоченного лица. Сделать это классическим способом было невозможно.

Для решения проблемы была введена электронная подпись для юридических лиц, которая позволяла компаниям вести переписку и обмениваться документами с налоговыми и другими органами исключительно онлайн. Со временем электронная подпись (ЭЦП) приобрела широкое распространение и сегодня доступна не только для юридических, но и для физических лиц.

Первые ЭЦП появились в России в 1994 году, в 2002 году был принят первый закон, регулирующий их использование. С 2011 года все государственные структуры были переведены на электронный документооборот, и электронная цифровая подпись стала обязательным требованием для госслужащих. Сейчас применение ЭЦП регулируется 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Правила определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг описаны в постановлении Правительства от 25.06.2012 №634.

Что такое электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись для юридических и физических лиц – это цифровой аналог обычной подписи, который позволяет заверить документ и защитить его от подделки. ЭЦП представляет собой определенный уникальный шифр, который принадлежит конкретному владельцу.

Если сотрудников с правом подписи в организации несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации....

ЭЦП могут иметь разный внешний вид в зависимости от уровня защиты и назначения (для каких целей была сделана).

ЭЦП, как правило, хранится на флэш-накопителе. Ее использование придает документу юридическую силу.

Существует три основных вида электронной цифровой подписи:

  • Простая ЭЦП;
  • Неквалифицированная ЭЦП;
  • Квалифицированная ЭЦП.

Простая электронная цифровая подпись используется для повседневного использования у юридических и физических лиц и призвана упростить ежедневное взаимодействие, прежде всего, с банками. Такая ЭЦП представляет собой обычный одноразовый код, который получает владелец карты и который он должен ввести в специальное поле для подтверждения платежа. Простая ЭЦП подойдет для ведения внутреннего документооборота, а также при работе с сайтом Госуслуг. Использовать ее при обращении в контролирующие органы нельзя.

Неквалифицированная электронная цифровая подпись используется для внешнего документооборота в средних и крупных компаниях. Дает возможность заверять документы, направляемые в государственные органы. Однако ее нельзя использовать на Госуслугах или при проведении онлайн торгов, так как она имеет ограничения в уровне секретности.

Квалифицированная электронная цифровая подпись - самый защищенный вид. По юридической силе является абсолютным аналогом обычной бумажной, поэтому может применяться в любых сферах, в том числе, при внешнем документообороте, работе с госконтрактами и госорганами. Квалифицированная электронная подпись для юридических лиц дает возможность использовать ее вместо печати организации.

При получении ЭЦП необходимо четко понимать, в какой области она будет применяться, от этого напрямую зависят вид и ее стоимость. Если шифр необходим для онлайн торгов, то заказывать его нужно в сертифицированном центре.

Когда применяется ЭЦП и ее преимущества

Электронную подпись для юридических лиц и физических лиц можно использовать в нескольких областях.

Электронная подпись для юридических лиц чаще всего необходима для осуществления внутреннего и внешнего документооборота. Использование ЭП позволяет избежать большого количества бумаг, так как все документы могут быть заверены и подписаны руководителем в электронном виде и направлены для исполнения по почте. Это существенно сокращает сроки обмена документами, особенно для компаний с несколькими филиалами, позволяет выполнять все операции практически мгновенно.

Электронный документооборот во многих отраслях является обязательным требованием, в частности, при работе с госструктурами, а также при взаимодействии с иностранными компаниями. Электронная цифровая подпись, как аналог обычной подписи или печати, является гарантом юридической силу каждого пересылаемого документа.

Еще одна сфера применения – взаимодействие с государственными контролирующими органами, например, налоговой. Наличие ЭЦП позволяет использовать специальные цифровые продукты (например, 1С) для сдачи всей бухгалтерской и налоговой отчетности. ЭЦП придает отчетам юридическую значимость. Также можно использовать при рассмотрении документов в Арбитражном Суде и заказе услуг на портале Госуслуги.

Оформление акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101)Документы, на которые бухгалтеры зря тратят время, смотрите в статье журнала Учет в учреждении.

Отдельно необходимо отметить применение ЭЦП в онлайн торгах. Участвовать в тендерах без оформленной по стандарту цифровой подписи невозможно - все коммерческие и государственные площадки проводят регистрацию участников только при наличии ЭЦП, она используется для заверения документов и при подписании государственного контракта.

Преимущества существенны: она позволяет избавиться от большого количества бумаг, сокращает срок подписания документов, позволяет вести документооборот не только внутри компании, но и при обращении в госорганы.

Механизм применения электронной цифровой подписи

Использовать электронную подпись для юридических лиц и физических несложно. Электронная подпись выдается в виде зашифрованного ключа на флэш-накопителе. Для использования необходимо установить на свой компьютер специализированное программное обеспечение, получить которое можно в удостоверяющем центре (где была оформлена ЭЦП).

Использование ключа с ЭЦП добавляет в электронный документ ряд сведений (шифр), которые и являются подписью. Вид данного шифра может быть разный: текстовый фрагмент, цифровой или изображение с реальной подписью и печатью организации.

Применять электронную цифровую подпись для документа просто: необходимо открыть в MS Word нужный документ, выбрать место, где будет стоять подпись, ставим свою ЭЦП при помощи встроенных возможностей программы.

Получение ЭЦП для юридического лица

Где получить электронную цифровую подпись для юридических лиц? Сделать это можно через сайт Госуслуги и через обращение в специальный удостоверяющий центр.

Зачем нужна электронная цифровая подпись и как ее получить Что делать, если электронная подпись нужна вам срочно? Как получить ЭЦП за сутки, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы.

Простая электронная подпись

Простая электронная цифровая подпись оформляется на сайте Госуслуг и, фактически, появляется автоматически после регистрации. Пользователю необходимо пройти регистрацию на портале, ввести свои личные данные (ФИО, номер телефона, электронную почту, номер СНИЛС и другие), после чего ему будет выслан специальный код по смс для доступа к порталу. Это и будет служить его простой ЭЦП и будет давать право пользоваться ограниченным функционалом сайте.

Квалифицированная электронная подпись

Оформить электронную цифровую подпись для юридических лиц можно через удостоверяющий центр. Обращаем ваше внимание, что центр должен быть аккредитован для выдачи ЭЦП, список аккредитованных организаций можно найти в интернете (это особенно важно при получении квалифицированной подписи для работы с госконтрактами).

Для получения ЭЦП в удостоверяющем центре необходимо подать заявку и следующий пакет документов:

  • Заявление на выдачу определенного вида ЭЦП;
  • Документ, подтверждающий назначение лица, получающего электронную цифровую подпись, на должность (для руководителей, бухгалтеров и т.д.);
  • Копия паспорта, копия свидетельства о постановке на налоговый учет;
  • Информацию об организации, где содержатся все реквизиты компании;
  • Доверенность, подтверждающую полномочия представителя организации, если ЭЦП получает не руководитель;
  • СНИЛС, ИНН, выписку из ЕГРЮЛ.

Список документов может меняться в зависимости от типа подписи и требований конкретного удостоверяющего центра. Полный список документов, которые обязательно нужно собрать, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы.

После подачи документов и заявки, необходимо будет оплатить выдачу ЭЦП. Стоимость варьируется от 3.000 до 20.000 рублей в зависимости от вида, характеристик носителя и других факторов.

Срок действия ЭЦП -1 год.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.