8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Зачем нужна электронная цифровая подпись и как ее получить

  • 18 января 2019
  • 264

С введением электронного документооборота возникла необходимость в поиске быстрого и надежного способа заверять документы подписью уполномоченного лица. Сделать это классическим способом было невозможно.

Для решения проблемы была введена электронная подпись для юридических лиц, которая позволяла компаниям вести переписку и обмениваться документами с налоговыми и другими органами исключительно онлайн. Со временем электронная подпись (ЭЦП) приобрела широкое распространение и сегодня доступна не только для юридических, но и для физических лиц.

Первые ЭЦП появились в России в 1994 году, в 2002 году был принят первый закон, регулирующий их использование. С 2011 года все государственные структуры были переведены на электронный документооборот, и электронная цифровая подпись стала обязательным требованием для госслужащих. Сейчас применение ЭЦП регулируется 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Правила определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг описаны в постановлении Правительства от 25.06.2012 №634.

Что такое электронная цифровая подпись

Понятие ЭЦП дано в стат. 2 Закона № 63-ФЗ от 06.04.11 г. Это зашифрованный аналог личной подписи, который заверяет электронные документы и защищает их от подделки. Идентификация уполномоченного лица выполняется с помощью специального ключа преобразования информации.

Подпись оформляется не на организацию в целом, а на должностного работника, что позволяет установить, кто именно отправил документ в контрольный орган.

Если сотрудников с правом подписи в организации несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации...

ЭЦП могут иметь разный внешний вид в зависимости от уровня защиты и назначения (для каких целей была сделана).

ЭЦП, как правило, хранится на флэш-накопителе. Ее использование придает документу юридическую силу.

Существует три основных вида электронной цифровой подписи:

  • Простая ЭЦП;
  • Неквалифицированная ЭЦП;
  • Квалифицированная ЭЦП.

Простая – имеет самую низкую степень защиты. Предназначена для повседневного использования, а также для работы организаций и физлиц с порталом Госуслуг. В основном применяется для взаимодействия с банками, получения различных госуслуг, идентификации на сайтах. Представляет собой одноразовый пароль, который нужно ввести для подтверждения операции. Не подходит для обмена документами с контролирующими органами.

Неквалифицированная – оформляется на уполномоченное лицо. Создается криптографическими методами преобразования информации. Имеет более высокую степень защиты, чем простая ЭЦП. Выдается на ключевом носителе в удостоверяющем центре. Подходит для ведения внутреннего документооборота, обмена документами с контрагентами. Не используется при участии в онлайн-торгах и при работе с порталом Госуслуг.

Квалифицированная – имеет все свойства неквалифицированной подписи, но дополнительно подтверждается сертификатом ключа проверки. Обладает максимально высоким уровнем защиты и надежности. Документ, который подписан квалифицированной ЭЦП, имеет полную юридическую силу. Может применяться в любых сферах, включая электронный документооборот с госорганами; работу с госконтрактами, тендерами и т.д.

При получении ЭЦП необходимо четко понимать, в какой области она будет применяться, от этого напрямую зависят вид и ее стоимость. Если шифр необходим для онлайн торгов, то заказывать его нужно в сертифицированном центре.

Когда применяется ЭЦП и ее преимущества

Применение ЭЦП с 2011 года является обязательным для всех государственных структур. Коммерческие компании и индивидуальные предприниматели могут использовать реквизит по желанию. Основные преимущества:

  • Возможность ведения ЭДО (электронный документооборот).
  • Предоставление отчетности в ИФНС, Росстат, фонды.
  • Возможность документооборота с физлицами.
  • Подготовка обращений в Арбитражный суд.
  • Получение услуг через сайт Госуслуги.
  • Участие в электронных торгах, тендерах и госзакупках.
  • Сокращение времени на подготовку, обмен и хранение документов.

Электронная подпись для юридических лиц, как получить поясняется ниже, чаще всего необходимо для ЭДО с государственными органами, контрагентами и физическими лицами. Применение ЭЦП позволяет сократить количество бумажных форм, так как вся документация хранится в компьютере и распечатывается при необходимости. Это особенно актуально для организаций с филиалами, поскольку операции выполняются без задержек.

Важная задача использования подписи – взаимодействие с контролирующими госорганами. В частности, отчетность по НДС от всех налогоплательщиков принимается только в электронном виде. Эта же норма распространяется на работодателей с количеством персонала от 25 чел. при сдаче отчетов по взносам и НДФЛ. Аналог личной росписи предусматривает интеграцию с программными продуктами 1С и позволяет заверять документы напрямую в базе.

Что делать, если в ответ на отправку из налоговой инспекции вам пришло уведомление об отказе в приеме? В уведомлении указана такая причина: 

ЭП не принадлежит данному налогоплательщику (Сертификат ЭП, использованный для подписи документа, не зарегистрирован для использования налогоплательщиком, от которого поступил файл). Код ошибки – 0100100005.

Как решить эту проблему, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

Отдельно необходимо отметить значение ЭЦП при участии в тендерах, торгах и госзакупках. Подпись позволяет организации заключать контракты через интернет. Правда, для работы на различных площадках предварительно нужно уточнить, соответствует ли ЭЦП требованиям. Если реквизит функционирует, можно проходить аккредитацию, и после заверения загружать пакет обязательных документов.

Механизм применения электронной цифровой подписи

Алгоритм действий при использовании ЭЦП несложен. Реквизит выдается уполномоченному лицу в закодированном файле на флэш-накопителе. Перед применением требуется установить на компьютер специальную программу «КриптоПро» или другой софт от удостоверяющего центра.

Следующий шаг зависит от того, какие именно документы подписываются. Обычно следует нажать кнопку «Подписать», после выбрать сертификат ключа и подтвердить «ОК». По результатам действий документ заверяется путем добавления в него шифра. Вид такого кода может быть различным – цифровой, текстовый или графический. В том числе может изображаться реальная печать организации и подпись должностного сотрудника.

Получение ЭЦП для юридического лица

Где получить электронную цифровую подпись для юридических лиц? Занимаются оформлением электронной подписи Госуслуги или УЦ (удостоверяющие центры). При выборе подходящего центра проверьте, чтобы он был аккредитован в Минкомсвязи. УЦ подтверждают достоверность реквизита, предоставляют техподдержку пользователям, разрешают конфликтные ситуации, обеспечивают клиентов ПО. При заказе нужно оформить заявку от имени предприятия. Документ можно заполнить при личном посещении офиса или на сайте. Второй вариант быстрее и удобнее.

После проверки указанных данных центр выставляет клиенту счет на услуги. Стоимость зависит от региона, вида подписи, правовой формы пользователя (юрлицо, ИП или физлицо). Оформлением от организации может заниматься доверенное лицо при документальном подтверждении его полномочий.

Зачем нужна электронная цифровая подпись и как ее получить Что делать, если электронная подпись нужна вам срочно? Как получить ЭЦП за сутки, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы.

Простая электронная подпись

Такая подпись выдается пользователю сразу после регистрации на портале Госуслуг. Для идентификации личности требуется ввести свои личные данные (полные ФИО, сведения из паспорта и СНИЛС, контактные данные, электронку и др.). Затем система высылает в СМС специальный код для открытия доступа к сайту. Этот код и является простой подписью и дает возможность пользоваться функциями сервиса, но в ограниченном виде.

Обратите внимание! Простая ЭЦП позволяет защитить ЭДО, получать муниципальные и государственные виды услуг онлайн, платить налоги физлиц через личный кабинет. Следовательно, этот реквизит предназначен, в первую очередь, для физлиц.

Квалифицированная электронная подпись

Организациям наличия простой ЭЦП недостаточно. Можно ли и как получить усиленную квалифицированную электронную подпись на Госуслугах? Подобные действия совершаются в удостоверяющих центрах. Особенно важно перед оплатой услуг убедиться, что УЦ включен в перечень аккредитованных организаций. Списки размещаются в интернете в публичном доступе.

Для оформления квалифицированной ЭЦП требуется подготовить следующий пакет документов:

  • Заполненное заявление.
  • На уполномоченное лицо – документ, подтверждающий его принятие на должность. Обычно оформляется на руководителя, главного бухгалтера и т.д.
  • Копии налоговых свидетельств – ОГРН, о постановке на учет.
  • Действующая выписка из ЕГРЮЛ.
  • Копии паспорта, ИНН и СНИЛС на уполномоченное лицо, то есть, на того сотрудника, для которого оформляется ЭЦП.
  • Сведения о юрлице – с указанием всех данных по организации.
  • Копия платежного документа по оплате счета на услуги.
  • Доверенность – нужна при получении услуги не руководителем юрлица, а другим сотрудником.
  • Другие документы – перечень форм может изменяться в зависимости от требований законодательства и УЦ.

Список документов может меняться в зависимости от типа подписи и требований конкретного удостоверяющего центра. Полный список документов, которые обязательно нужно собрать, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

Средняя цена квалифицированной ЭП находится в пределах от 3000 до 20000 руб. Дополнительно владельцу выдается сертификат ключа. Без его наличия подписать документы невозможно. Если отчетность и другие бланки заверены электронной подписью, это полностью гарантирует юридическую силу такой документации. Общий срок действия ЭЦП – 1 год.

Можно ли получить электронную цифровую подпись бесплатно для сдачи отчетности, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

Обратите внимание! Нередко пользователи сталкиваются с такой ошибкой при проверке электронной подписи на Госуслугах «Нет действующих сертификатов». Что делать? Рекомендуется сменить браузер, попробовать зайти на портал с другого устройства, на время отключить антивирус или проверить ЭЦП на срок годности. Если ничего не помогает, нужно обратиться за помощью в техподдержку.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.