text
Учет в учреждении

Инструкция: как подписать документ электронной подписью

  • 2 июля 2018
  • 343

В данной статье мы рассмотрим популярные программы для использования электронной цифровой подписи в документах.

Как подписать документ электронной подписью и на какие файлы можно ее поставить, смотрите далее.

Популярные программы для подписи ЭЦП

Для того чтобы иметь возможность производить электронный документооборот недостаточно просто заказать ЭЦП, необходимо также установить специальное программное обеспечение на компьютер.

Подписать деловые бумаги электронной подписью можно с помощью следующих программ:

  • КриптоАРМ;
  • КриптоПРО;
  • Крипто ТРИ;

Это наиболее популярные программы, используемые для заверения документации. Но пользователи могут применять и другие.

Наиболее часто используется ПО КриптоАРМ. Она имеет простой интерфейс и может использоваться как для заверения, так и для проверки подлинности ЭЦП на других бумагах.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Обычно при применении ЭЦП речь идет о текстовых файлах (отчетности, заявках). Как подписать файл электронной подписью и возможно ли это?

Заверить электронной подписью можно файл любого формата. Как текстовой, так и сканированный или в виде рисунка. Технология заверения одинакова для всех форматов.

К основным ситуациям, когда документы нужно подписать ЭЦП можно отнести:

  • Предоставление отчетности в различные государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР и т.д.). В этом случае появляется возможность передать необходимые файлы электронно. Идти и отдавать отчеты лично уже не нужно.
  • Применять ЭЦП при пользовании порталом Гослуг. Этот сервис предлагает пользователя большое количество услуг, который можно получить, не выходя из дома. При использовании ЭЦП их список значительно увеличивается.
  • Подача заявлений и исков в арбитражный суд. Согласно законодательству ЭЦП в данном случае приравнивается к той подписи, которая сделана собственноручно.
  • Внедрение электронного документооборота. Особенно это актуально, когда организация имеет много обособленных подразделений. В этом случае подписание ЭЦП значительно упрощает, и ускорят оборот деловых бумаг. Также можно использовать электронный документооборот при обмене файлами с другими организациями.

Существует несколько видов ЭЦП. Это определено ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Все ЭЦП делятся на три вида:

  • Простая. В основном используется для применения во внутреннем документообороте. Ее подлинность обеспечивается использованием паролей или кодов.
  • Неквалифицированная усиленная. Для нее используется закрытый ключ. Подпись формируется посредством криптографической обработки информации. При ее использовании можно установить, кто подписал файл, и определить имел ли место факт внесения изменений в документ.
  • Квалифицированная усиленная. Отличается от неквалифицированной тем, что для шифровки подписи используются методы криптозащиты, которые имеют сертификат ФСБ. Такая подпись может создаваться только организациями, которые имеют соответствующую аккредитацию для такой работы.

Зачем нужна электронная цифровая подпись и как ее получить Что делать, если электронная подпись нужна вам срочно? Как получить ЭЦП за сутки, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы.

Получатель файла с ЭЦП может проверить подпись. Это можно сделать с помощью данных из самого подписанного документа. Либо произвести проверку по специальному справочнику.

При проведении процедуры проверки определяется, действительна ли подпись и соответствует ли она открытому ключу и документу. Если в ключ или файл вносились изменения после подписания, то результат проверки будет отрицательным.

Проверка ЭЦП позволяет обезопасить электронный документооборот.

Как поставить в КриптоАрм

Рассмотрим, как подписать электронной подписью документ Word с помощью программного обеспечения КриптоАРМ.

Для этого нужно произвести следующие действия:

  • Установить программное обеспечение и его компоненты.
  • Найти файл, который нужно подписать и нажать на его ярлычок правой кнопкой мыши (то есть сам файл не открывать).
  • В появившемся меню выбрать пункт КриптоАРМ и нажать на него.
  • В появившемся списке выбрать пункт «Подписать».
  • После этого открывается Мастер создания электронной подписи, который предлагает пройти несколько шагов.
  • Выбираем необходимые файлы. Документ, с которого мы начинали подпись уже присутствует в списке, но можно добавить еще файлы.
  • Нажимаем кнопку «Далее».
  • В следующем окне нужно выбрать формат подписи и снова нажать кнопку «Далее».
  • Выбираем параметры подписи. Здесь нужно указать прикрепить ли ее к самому документу или сохранить в отдельном файле. Нажимаем кнопку «Далее».
  • Выбираем нужный сертификат и снова нажимаем кнопку «Далее».
  • В следующем окне проверяем все параметры заверения и если все правильно нажимаем кнопку «Готово».

Программа КриптоАРМ позволяет создать шаблон с выбранными параметрами, чтобы в дальнейшем использовать его не проходя процедуру установки параметров.

Как подписать файл PDF электронной подписью c помощью программы КриптоАРТ? Нужно пройти такую же процедуру, как и в случае с текстовым документом. Данное программное обеспечение также позволяет одновременно подписывать разные форматы документов. Для этого их нужно добавить в окно Мастера создания подписей.

Как поставить в КриптоПРО

Теперь рассмотрим, как подписывать файлы электронной подписью с помощью другой программы – Крипто ПРО.

Для этого на компьютер необходимо установить следующее элементы данного программного обеспечения:

  • КриптоПРО CSP;
  • Корневой и личный сертификаты;
  • Библиотеку Capicom.

После того, как данные элементы установлены на компьютер нужно убедиться, что для подписи документа используется самая новая версия программы.

Оформление акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101)Документы, на которые бухгалтеры зря тратят время, смотрите в статье журнала Учет в учреждении.

Как подписать PDF файл

Пошагово процедура полписания такого документа выглядит следующим образом:

  • Открываем нужный документ.
  • Выбираем пункт меню «Инструменты» и нажимаем на него.
  • Находим подпункт «Сертификаты», выбираем его.
  • Далее выбираем пункт «Поставить цифровую подпись».
  • После этого нужно будет выбрать область на самом документе, где она будет проставлена.
  • Затем в появившемся окне выбора цифрового удостоверения отмечаем нужное и нажимаем кнопку «Продолжить».
  • После этого программа покажет, как будет выглядеть подпись на документе. Если ошибок нет, то жмем кнопку «Подписать».
  • На экране появляется сообщение о том, что подписание прошло успешно.

Как подписать файл Word

Текстовый документ подписывается следующим образом:

  • Открываем нужный документ;
  • Выбираем пункт меню «Файл».
  • Затем выбираем подпункт «Сведения» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись (КриптоПРО)». Если данная функция отсутствует, это значит, что данная программа не установлена на ПК.
  • После этого отмечаете необходимую ЭЦП и нажимаете ярлык «Подписать».
  • После подписания в пункте меню «Сведения» можно увидеть информацию об этом.

Как подписать документ электронной подписью  Обратите внимание!

После того, как текстовой файл подписан ЭЦП в него нельзя вносить правки. Если это необходимо, то нужно удалить подпись, внести изменения, а затем подписать заново.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.