text
Учет в учреждении

Организация документооборота в бюджетном учреждении

  • 19 июля 2018
  • 783

Документооборотом считают движение документации в учреждении от момента создания (получения) и до исполнения (отправки). Рассмотрим принципы и особенности документооборота в бюджетном учреждении.

Далее в статье вы узнаете этапы документооборота и правила его организации в учреждении. На сегодняшний день возможен переход на электронный документооборот, он быстрее и удобнее.

Обратите внимание, с 1 июля действует новый ГОСТ Р 7.0.97–2016 по правилам оформления документов. Важно учитывать все изменения и нововведения, подробнее читайте в журнале.

3 потока документации

Чтобы в системе делопроизводства учреждения был порядок, необходимо правильно организовать документопотоки. Традиционно выделяют такие виды потоков документации:

  • Входящие;
  • Исходящие;
  • Внутренние.

Документооборот в детском саду, школе, больнице или другом учреждении использует все три потока в том или ином объеме.

Входящие документы поступают в учреждение извне: от клиентов, контрагентов, контролирующих органов, общественных организаций, органов местного самоуправления. Главной особенностью такой документации является то, что создаются они другой организацией. Чаще всего в учреждение поступают письма, которые являются основным видом входящей документации.

Исходящие документы представляют собой документацию, которая направляется из учреждения в любое другое учреждение.

Внутренние документы создаются в учреждении и в нем же проходят все этапы существования. Этот вид документации имеет различные формы, но схема их движения одинаковая: вначале они проходят путь исходящих документов, а на этапе исполнения - как входящие документы.

Правила организации документооборота в бюджетном учреждении

Задачей организации документооборота является движение документов. Такая организация объединяет всю последовательную цепочку перемещений документации в аппарате управления учреждения, а также операции по составлению, оформлению, отправке, получению, передаче и подшивки документов в дело. Хорошо организованный документооборот ускоряет этапы прохождения и исполнения документов в учреждении.

Порядок прохождения документации и организация операций по ней регламентируются инструкцией по делопроизводству, принятой в учреждении, а также табелем унифицированных форм документов.

Документооборот в учреждении бывает централизованным и соответствующим уровню структурного подразделения. Документация, входящая в централизованный товарооборот, подлежит централизованной регистрации. Документы, которые учитываются только в структурном подразделении, входят в состав документооборота уровня структурного подразделения.

Чаще всего централизованный документооборот представлен документацией организационно-распорядительного характера, а документооборот уровня структурного подразделения содержит специализированную документацию, которая обеспечивает основные виды деятельности учреждения.

Для обеспечения централизованного товарооборота в крупных организациях создаются отдельные структурные подразделения, которые могут называться по-разному: канцелярия, управление делами, общий отдел и т.д. В учреждениях, где централизованный документооборот не очень большой, для его обеспечения нецелесообразно создавать самостоятельное подразделение. В таких организациях функции по работе с документами возлагают на секретаря.  

Больничный лист по уходу за ребенкомДокументы, на которые бухгалтеры зря тратят время, смотрите в статье журнала Учет в учреждении.

Принципы документооборота

Рациональная организация документооборота учитывает следующие принципы:

  • Прямоточность, требует, чтобы документы перемещались по короткому пути, не петляя и не возвращаясь. Чтобы достичь прямоточности, строят схемы документооборота, маршрутные и технологические карты ;
  • Непрерывность, заключается в непрерывной подаче документов на тот уровень, где принимаются решения. Для этого разрабатывается перечень документации, которая не должна регистрироваться службой делопроизводства, а некоторые поступающие документы передаются сразу в структурное подразделение для исполнения, минуя руководство;
  • Ритмичность показывает равномерность движения документопотоков, выбор наиболее оптимального ритма движения. Этот принцип тесно связан с принципом непрерывности, так как если нарушена непрерывность движения документации, то движение документопотоков не может быть ритмичным;
  • Параллельность означает, что в процессе движения документа могут выполняться отдельные операции. Это сокращает время прохождения документации, ускоряется документооборот и исполнение документа;
  • Пропорциональность предполагает равномерную загрузку каналов движения документов. Несоблюдение требований может привести к диспропорции в документообороте, когда одни каналы перегружены движением документации, а другие недогружены.

Эксперты Системы Госфинансы подготовили пошаговую инструкцию: Как упростить документооборот в бухгалтерии. Воспользуйтесь ей и сократите работу сотрудников.

Этапы документооборота

Технологическая цепочка обработки документации состоит из этапов:

  • Прием и первичная обработка поступивших документов;
  • Предварительное рассмотрение и распределение;
  • Регистрация;
  • Направление на исполнение;
  • Контроль исполнения;
  • Исполнение;
  • Отправка адресатам;
  • Формирование дел согласно номенклатуре;
  • Хранение и использование документации в текущей деятельности;
  • Подготовка и передача дел в архив.

Больничный лист по уходу за ребенкомЗа что коллеги не любят бухгалтеров? Читайте в статье журнала Казенные учреждения.

Особенности документооборота в бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях должен быть принят внутренний документ регламентирующий документопотоки. Инструкция по делопроизводству 2018 в школе, больнице или других бюджетных учреждениях регулирует следующие вопросы:

  • Определяет перечень документов, на которые будет распространяться действие инструкции;
  • Предусматривает принятие локальных актов, ознакомление с ними работников, определяет их место хранения;
  • Указывает, какие документы должны иметь типовую форму;
  • Определяет ответственных лиц.

Описание модели документооборота в школе или другом бюджетном учреждении:

  • Ведение делопроизводства возлагается на заведующего канцелярией или секретаря;
  • В учреждениях образуются следующие системы документов: организационные. распорядительные, информационно-справочные;
  • Документация в учреждение поступает централизовано. Доставка осуществляется почтой, фельдъегерской и электронной связью;
  • Документы регистрируются в журнале входящей документации и передаются руководителю на рассмотрение. Рассмотрев документ, руководитель проставляет на нем резолюцию, содержание которой заносится в журнал регистрации входящей документации. Документ передается на исполнение. Исполненные документы подшиваются в дело. Отправляемые документы регистрируются, обрабатываются и отправляются;
  • Движение внутренних документов осуществляется в последовательности: подготовка проекта документа, подписание и исполнение.

Документооборот в школах имеет свои особенности. Кроме организационных, распорядительных и информационно-справочных форм документации в школах имеются также учебно-педагогические системы, в составе которых алфавитная книга записи учеников, личные дела, классные журналы, журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

С 2018 года с учетом нововведений должно быть изменено Положение о делопроизводстве в школе по новому закону об образовании. В школах должны быть составлены и зарегистрированы ряд приказов, касающихся учредительной документации: внесение изменений в отдельные сферы деятельности, постепенный переход педагогов в реализации ФГОС, отраженный в должностных инструкциях, усовершенствование школьной инфраструктуры. Теперь руководители школ должны внимательно относиться к подбору и обновлению новых управленческих бланков.

Особенностью медицинского документооборота является движение большого количества документов, таких как: карты, бюллетени, процедурные отчеты, учет больных, лекарственных препаратов. Составление, учет, регистрация и исполнение медицинской документации ведется в основном на бумажных носителях. Это сказывается на скорости документопотока. Много времени занимает заполнение карт, составление отчетов.

Проблемы документооборота в учреждениях, связанные с обработкой большого количества документов, можно решить с помощью нового способа - системы электронного документооборота. Электронный документооборот в школе и в больнице позволит привести в порядок и усовершенствовать документацию в образовательных учреждениях и в учреждениях здравоохранения.

Как перейти на электронный документооборот

Все больше учреждений обмениваются со своими контрагентами электронными документами, которые заверены электронными подписями. Задачами внутреннего электронного документооборота (ЭДО) занимаются корпоративные информационные системы.

Для внедрения ЭДО в учреждении необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Внести изменения в учетную политику. Необходимо прописать возможность использования электронных документов с электронной подписью.
  2. Составить цепочку документооборота. Необходимо проанализировать действующую систему документооборота и определить ответственных лиц, которые должны редактировать, согласовывать и подписывать документацию.
  3. Выбрать оператора и систему ЭДО.
  4. Подобрать техническое решение. Необходимо выбрать подходящий способ работы с ЭДО: через веб-интерфейс, модуль для 1С или интеграция для учетной системы.

Программный продукт автоматизирует процессы поиска, хранения, визирования, регистрации и отслеживания действий с документацией.

Подробнее про график документооборота и электронный документооборот в учреждениях рассказала Флюза Белоконева, генеральный директор ООО «Аудиторская организация "БиС-эксперт"», в видеосеминаре Системы Госфинансы.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.