8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Табели учета рабочего времени в 2018 году: бланки и образцы

  • 30 июля 2018
  • 493

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учет отработанного сотрудниками времени. Это правило зафиксировано в ст. 91 ТК РФ. Госкомстат РФ для этих целей утвердил специальные формы табеля учета рабочего времени (РВ).

Рассмотрим, какие существуют табеля учета рабочего времени и как правильно их заполнять. Скачайте чистые бланки табелей бесплатно в excel и образцы их заполнения в 2018 году. В статье вы найдете таблицу условных обозначений для табеля учета рабочего времени.

Кто обязан применять табель учета рабочего времени?

Сегодня организации могут использовать для учета рабочего времени две формы табеля:

  • Ф. Т-12 – табель учета рабочего времени и расчета ОТ;
  • Ф. Т-13 – табель учета рабочего времени.

Эти формы используются всеми предприятиями и ИП. Для бюджетных, автономных и казенных учреждений введен в действие табель формы ОКУД 0504421.

Унифицированные формы

С помощью специальных форм учета РВ отслеживается посещаемость каждого работника.

Т-13 используется там, где имеются автоматизированные системы (турникеты), которые учитывают приход сотрудников на работу. Такие табеля оформляются в автоматическом режиме.

Форма Т-12 состоит из разделов, где ведется учет рабочего времени и расчет по ОТ. Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками ведутся раздельно, то второй раздел формы может не оформляться.

Подробнее про применение формы ОКУД 0504421 читайте в отдельной статье.

Как заполнять табель рабочего времени в 2018 году

Организация может использовать разработанные формы табелей или доработать документ по собственному усмотрению, дополнив графами и строками.

Собственный вариант документа должен содержать реквизиты, утвержденные ч.2 ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011, а именно: название, дата оформления, подписи лиц, ответственных за достоверность информации в документе и др.

В табель вписывают сотрудника или выключают из списка на основании приказа о приеме на работу или увольнении, трудового договора. Основанием для внесения информации в форму являются первичные документы, согласно которых отображаются причины явки и неявки на работу, выполнение работ в особом режиме, в сверхурочное время и др.

Верхняя часть формы содержит наименование организации или структурного подразделения. Далее указывается код ОКПО, номер и дата документа, отчетный период.

Ниже в форме указывается информация по каждому сотруднику: фамилия, имя, отчество, табельный номер, данные о выходе на работу, ОВ.

Все позиции табеля разделены на две ячейки. В верхней части указываются коды рабочего времени, а в нижней части – количество часов и минут.

Обозначения в табеле рабочего времени

В табелях учета рабочего времени используются условные обозначения, коды и сокращения для отображения событий. Так, приход сотрудника на работу обозначается буквой Я или цифрой 01, выходной или праздничный день – В или 26.

Используемые в 2018 году обозначения, коды и сокращения в табеле учета рабочего времени в формах 0504421, Т-12, Т-13:

Событие Буквенное значение Код
Работа в дневное время Я 01
              в ночное время Н 02
              в выходные и праздники РВ 03
              сверхурочная С 05
Командировка К 06
Отпуск очередной оплачиваемый ОТ 09
               дополнительный ОД 10
               учебный У 11
               учебный без отрыва от работы УВ 12
               учебный без содержания УД 13
               по беременности и родам Р 14
               по уходу за ребенком до 3 лет ОЖ 15
               без содержания с разрешения работодателя ДО 16
               без содержания, предусмотренный законодательством РФ ОЗ 17
Болезнь с оплатой согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без пособия Т 20
Работа по сокращенному графику согласно законодательству ЛЧ 21
Неявка на работу в связи с выполнением гос. обязанностей Г 23
Прогул ПР 24
Сокращенный рабочий день по инициативе работодателя НС 25
Выходной или праздничный день В 26
Невыход на работу по невыясненным причинам НН 30
Простой по вине организации РП 31
Простой, созданный сотрудником ВП 33

Не запутайтесь в обозначениях и проверьте табель учета рабочего времени.

Рассмотрим некоторые ситуации использования в 2018 в табеле учета рабочего времени кодов и буквенных обозначений.

Отсутствие сотрудника на работе

Если сотрудника не вышел на работу без уважительной причины, то его руководитель обязан составить докладную записку, подать ее вышестоящему руководству, составить акт об отсутствии работника и заверить его подписями свидетелей.

Когда работник отсутствует на рабочем месте более 4 часов в смену по невыясненным причинам, то в табеле такая ситуация отображается обозначением НН. Позже эти сведения будут изменены, когда выяснится причина прогула. Это может быть прогул или другая причина.

«Зарплата в учреждении»

Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
Узнайте сейчас:
☑ 3 проблемы, из-за которых контроллеры признают доплаты и надбавки незаконными
☑ 10 подсказок бухгалтеру: как распознать поддельный больничный и принять меры
☑ Образец справки, без которой сотруднику не выдадут дубликат больничного
☑ Как оформить и оплатить работу по инвентаризации, чтобы не оштрафовали
☑ Отпуск начинается в субботу. Это устроит и сотрудника, и учреждение

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС »

Праздничные дни во время отпуска

Случается, что во время ежегодного отпуска выпадают праздничные дни, которые продлевают длительность отпуска. В этом случае в форме учета делаются записи: В – праздничные дни, припавшие на отпуск, ОТ – будни и выходные во время отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если болезнь застала работника во время отпуска, то на время лечения он имеет право оформить больничный лист. При предоставлении документа учетчику отпуск будет продлен на количество дней, указанных в листе по нетрудоспособности.

В табеле дни нетрудоспособности во время отпуска отображаются буквой Б, остальные дни отпуска согласно приказа обозначаются ОТ.

Неотгулянная часть отпуска из-за болезни может быть использована сразу по его окончании или перенесена на другой срок при согласовании даты между работодателем и наемным работником.

Командировка выпала на выходные

Если служебная командировка выпадает на выходные дни, то это необходимо отразить в табеле обозначением К. Это не зависит от того, осуществлял работник трудовую деятельность в эти дни или отдыхал.

Форма Т-12: чистый бланк и заполнение

Ф. Т-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Это таблица, состоящая из двух частей: по учету рабочего времени и ОТ. Чаще всего форма используется в качестве табеля учета рабочего времени.

Форма может составляться одна на весь персонал учреждения или разбиваться по подразделениям. Ведется он помесячно, поэтому номер табеля обычно совпадает с номером месяца. Период составления охватывает календарный месяц, последний день месяца считается датой оформления документа.

Форма может заполняться только в ситуациях невыхода на работу с указанием причины. Дни выходов могут быть не заполнены. Но такая форма оформления может привести к созданию предпосылок для ошибок. Поэтому рекомендуется заполнять все ячейки документа.

Подсчет отработанного времени производится каждые пол месяца. По завершению месяца подводятся итоги. Учет ведется по каждому работнику.

Заполняя табель, необходимо учитывать нюансы. Неявка на работу, которая учитывается в календарных днях, отображается в документе каждый день, независимо от того, рабочий это день или выходной. Неполный рабочий день отражается в часах в соответствии с фактически отработанным временем, что предусмотрено условиями внутреннего распорядка. Сверхурочная работа должна быть по времени не больше указанной в приказе о выполнении такой работы. Внутренние совместители отражаются в форме, как два человека.

 Скачать чистый бланк формы Т-12 (excel)

 Рекомендации по заполнению

Форма Т-13: чистый бланк и образец

Ф. Т-13 утверждена тем же постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, что и форма Т-12.

Таблицы, содержащиеся в ф. Т-12 и Т-13 имеют отличия:

  • Информация за каждый день по всем сотрудникам в форме Т-12 проставляется по горизонтали последовательно от первого числа месяца и до последнего. В Т-13 ячейки разбиты по 15 дней и расположены они в два яруса;
  • Для каждого человека отведено две ячейки в Т-12 и четыре ячейки в Т-13 для отображения причин явки или не явки на рабочее место;
  • Т-13 в итоговой части содержит графы для отражения кодов видов оплаты и корреспондирующих счетов бухучета для учета начисленной зарплаты. В Т-12 такие графы отсутствуют.

При внесении сведений по каждому сотруднику в первой или третьей строках указывается причина явки или неявки на работу, а во второй и четвертой строке – количество отработанного времени.

 Скачать чистый бланк формы Т-13 (excel)

Образец заполнения формы Т-13:

табель учета использования рабочего времени 0504421

табель учета использования рабочего времени 0504421Скачать образец заполнения формы Т-13

Форма ОКУД 0504421: чистый бланк и образец

Ф. 0504421 разработана Минфином РФ и утверждена Приказом № 52н от 30.03.2015. В ней отражаются только случаи отклонения от нормы использования рабочего времени, которое установлено коллективным договором.

Если есть случай отклонения от нормы использования рабочего времени, то по каждому человеку в верхней части ячейки регистрируется фактически отработанное время, а в нижней – его обозначение, а также время работы в ночную смену. Если у одного работника в день произошло два случая отклонений, то в нижней части ячейки запись делается в виде дроби, где числитель – это буквенное обозначение отклонения, а знаменатель – время работы. При наличии более двух отклонений в день у одного человека записи производятся в несколько строк.

табель учета использования рабочего времени 0504421Скачать форму ОКУД 0504421

Образец заполнения формы ОКУД 0504421:

табель учета использования рабочего времени 0504421

табель учета использования рабочего времени 0504421Скачать образец заполнения формы 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени и как часто

Табель учета рабочего времени ведется ответственным лицом, назначенным распоряжением по учреждению. Это может быть бухгалтер по заработной плате или кадровый специалист. Функция по ведению табеля должна быть отражена в должностной инструкции.

Заполнение табеля учета рабочего времени выполняется специалистом ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.

Оформив табель, ответственное лицо ставит свою подпись и указывает должность. Утверждает табеля директор учреждения или руководитель структурного подразделения.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Табеля должны хранится 5 лет. Это утверждено Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010. Если учет велся на рабочих местах с вредными, тяжелыми или опасными условиями, то срок хранения табелей учета рабочего времени  - 75 лет. Подробнее про сроки хранения документов читайте в отдельной статье.

Учет и налоги

Табель учета рабочего времени и ОТ необходим для начисления налогов и сборов. По данным из табеля производится начисление налога на прибыль из зарплаты работников. Если табеля отсутствуют, это грозит учреждению применение штрафных санкций со стороны налоговых органов.

Сведения из табелей используются для начисления пособия по больничным листам. Количество дней болезни, указанных в табеле, должно совпадать с данными в больничном листе. Иначе могут быть проблемы с ФСС.

Также на основании табеля составляются отчеты по труду в органы статистики.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»




Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.