text
Учет в учреждении

Первичные бухгалтерские документы и их оформление

  • 30 июля 2018
  • 539

Термин «первичная документация» или первичные бухгалтерские документы применяется по большей части при составлении налоговой отчетности. Именно первичная документация определяет объем обязательств налогоплательщика – какие налоги и в какой форме необходимо платить – и является отражением всей хозяйственной деятельности, которую ведет компания.

Грамотное составление первичной документации – одна из важнейших задач для бухгалтера.

Первичные документы – это какие? Как их составлять и грамотно оформлять? Разберемся в актуальных требованиях законодательства.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета?

Любая операция, проводимая бухгалтером на предприятии, должна быть учтена и оформлена. Начисление заработной платы, оплата поступивших счетов, пеней и т.д.  – все это необходимо отразить в отчетности. Для того, чтобы отразить факт проведения операции, бухгалтер оформляет первичный документ. Наличие подобной бумаги и есть подтверждение того, что операция была проведена (выплачена заработная плата, оплачен счет) и можно составлять соответствующую проводку.

Таким образом, первичные бухгалтерские документы – это любые бумаги, отражающие совершенные на предприятии хозяйственные операции. В организации необходимо утвердить внутреннее Положение о формах и порядке формирования первичных документов и порядке их архивации для правильного документооборота и его контроля.

В качестве «первички» может выступать что угодно: акты, накладные, справки и т.д. Современное законодательство разрешает оформлять бумаги не только в традиционном письменном, но и в электронном виде (при наличии ЭЦП и соблюдении других обязательных условий).  

Список первичных документов периодически меняется и актуализируется. Бухгалтеру необходимо уделять особое внимание тому, что принято использовать в данный момент времени в конкретной отрасли, так как видов «первички» очень много. Также обращаем ваше внимание, все бумаги должны соответствовать установленной законодательством форме (образцу) либо, если выполнены в произвольной форме, должны содержать все необходимые реквизиты.

Все составленные акты и отчеты могут быть в любой момент проверены налоговыми органами. Они также используются при решении споров через суд.

Отсутствие необходимых бумаг может повлечь за собой штраф в размере от 300 до 40000 рублей, а иногда и более. Штраф ждет бухгалтера и за ошибки в оформлении. Если вы обнаружили ошибки сами, лучше их исправить, а не заменять документ.

Наличие первичных документов зависит не только от вашей организации, но и от компаний, с которыми вы сотрудничаете. Если вы получили документ с опозданием, нужно правильно его оформить, чтоб не нарушить закон.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Список первичных бухгалтерских документов довольно широк: существует несколько классификаций, документы меняются в зависимости от типа хозяйственной деятельности и т.д. Полный список утверждается законодательно.

Можно выделить основные формы, которые используются чаще других:

  • Все типы договоров. Договор описывает все условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы, фиксирует факт совершения сделки. В некоторых случаях вместо договора можно использовать товарный чек.
  • Счета. Счет содержит финансовую информацию и дополнительные условия сделки, отражает проведенные финансовые операции.
  • Товарная накладная. Подтверждает факт передачи товара, а также описывает его количественные и качественные характеристики.
  • Акт приема-передачи. Аналогично товарной накладной, но для сферы услуг – подтверждает факт предоставления услуги.
  • Расчетная ведомость. Здесь отражаются операции по выплате заработной платы, пособий и т.д. Расчетная ведомость является первичным документом при работе с персоналом компании.
  • Атк приемки-передачи № ОС-1. Фиксирует любые операции по вводу и выводу средств с основного счета компании.
  • Кассовые документы. Фиксируют перемещение средств в рамках разных типов сделок.

Кроме того, содержит: платежные поручения, доверенности, карточки учета материалов, приказы, табели и многое другое. Весь перечень смотрите в таблице.

Выходит, что любой факт хозяйственной жизни, который отражен в бухгалтерском учете, должен быть подтвержден первичным документом. Но всегда ли прилагаемая первичка необходима и достаточна? Возможно, бухгалтеры делают ненужную работу. Прочтите статью, убедитесь, что вы не тратите свое время зря.

Обратите внимание! При переходе на работу с онлайн-кассами (ККТ) от некоторой первички можно отказаться.

Классификация первичной документации

Классификация первичных бухгалтерских документов очень разнообразна. Принято выделять несколько классификаций в зависимости от конкретного признака.

Классификация по назначению документов:

  1. Распорядительные;
  2. Исполнительные;
  3. Бухгалтерского оформления;
  4. Комбинированного типа;
  5. Бланки строгой отчетности.

Классификация по объему содержания данных:

  1. Первичная (кассовый ордер);
  2. Сводная первичная (кассовый отчет).

«Зарплата в учреждении»

Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
Узнайте сейчас:
☑ Как снизить штраф за СЗВ-М без суда
☑ Когда выгоднее уйти в отпуск в 2018 году
☑ Шпаргалка. Как включать премии в расчет отпускных

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС »

Классификация по способу отражения операций:

  1. Разовые;
  2. Накопительного плана.

Классификация по месту составления:

  1. Внутренние;
  2. Внешние.

За что коллеги не любят бухгалтеров? Рассмотрим, по какой причине часто бывают конфликты сотрудников с бухгалтером и как с ними справиться.

Первичные бухгалтерские документы, чаще всего делят на внутренние и внешние, а также распорядительные, исполнительные и оформления. Эти классы и подклассы можно встретить чаще других. Классификация используется, прежде всего, для удобства и систематизации.

Учетные регистры и их классификация

На основании представленных бумаг бухгалтер формирует проводки. Все проводки заносятся в специальные счетные таблицы – учетные регистры. В учетных регистрах все данные, полученные из списка первичных бухгалтерских документов, систематизируются и группируются. Задача учетного регистра – получить полную, упорядоченную и систематизированную информацию о состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Учетный регистр может быть оформлен в разном виде в зависимости от типа учета.

Выделяют несколько классификаций учетных регистров.

Классификация по внешнему виду:

  1. Книги (бумажные);
  2. Карточки (инвентарные);
  3. Свободные листы (ведомости, журналы-ордера и т.д.).

Классификация по способу ведения:

  1. Хронологические;
  2. Систематические;
  3. Комбинированные.

Чаще используют комбинированные, так как там можно отразить как хронологию (в по мере их поступления), так и экономический тип (вид документа).

Классификация по содержанию:

  1. Регистр синтетического учета;
  2. Регистр аналитического учета;
  3. Комбинированный регистр.

Обязательные реквизиты в первичке

Как уже было сказано выше, бухгалтер может составить необходимый акт или отчет в произвольной форме, однако он будет иметь законную силу только в том случае, если в нем будут отражены обязательные реквизиты.

Первичные бухгалтерские документы обязательные реквизиты:

  • Название-тип (акт, договор и т.д.);
  • Дата составления;
  • Составитель (название компании или индивидуального предпринимателя);
  • Содержание хозяйственной операции;
  • Натуральные и денежные показатели (количество единиц товара, используемая валюта и т.д.);
  • Ответственные лица и их должности;
  • Подписи сторон.

Обязательные реквизиты необходимы для того, чтобы форму можно было использовать в судебном разбирательстве в случае необходимости. Собственные формы могут быть использованы в тех случаях, когда официальных образцов нет. Подписывать первичные документы могут только сотрудники, утвержденные во внутреннем приказе.

Напоминаем, что с 2015 года наличие печати для большей части организаций не является обязательным.

При оформлении первички часто бывают ошибки. За некоторые из них ничего не будет, а вот за какие-то все же придется заплатить штраф.

Правила оформления документов

Помимо определенной формы и обязательных реквизитов, законодательно установлен ряд правил к оформлению первичной бухгалтерской документации из перечня 2018 года. Прежде всего, нельзя оставлять пустыми строчки в бланке, особенно это касается перечня реквизитов. Если какие-то сведения неизвестны – необходимо поставить прочерк. Кроме того, все числовые значения нужно прописывать как цифрами, так и прописью, как это делается в прочей документации.

Заполнять формы можно вручную (письменно) или в электронном виде. Допустимо вносить исправления в форме дополнительных записей, стонировок или контурного исправления.

Первичная бухгалтерская документация составляется до проведения операции, в редких случаях, когда это невозможно по объективным причинам, после проведения операции (после завершения сделки).

Использование неунифицированных форм первичных документов при наличии утвержденных либо неграмотная модернизация первички и регистров бухучета противоречит законодательству. Но если знать, какие формы можно изменить или создать самим, это поможет бухгалтеру сэкономить время при их заполнении и более тщательно контролировать расходы. Читайте подробнее в статье.

Все правила оформления первички смотрите в рекомендации Системы Госфинансы: от цвета чернил до исправления ошибок.

Сроки хранения первичных документов

Необходимость составлять и хранить первичную документацию отражена в законе № 402-ФЗ «О бухучете», там же дан список первичных бухгалтерских документов и правила работы с ними. Согласно закону, предприятие обязано хранить первичную бухгалтерскую документацию в течение 4 лет. Смотрите таблицу со сроками хранения документов.

Кроме того, специалистами рекомендуется хранить любую бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, а также соблюдать законодательно установленные сроки хранения для разных типов документов (в некоторых случаях срок может быть более 50 лет).

Часто бывают случаи, когда при перемещении или сортировке архива теряются документы. В законодательстве не сказано, что нужно восстановить утерянную первичку. Но ревизоры настаивают, что эта процедура обязательна. Рассмотрим, как действовать бухгалтеру при утере первички. Причем пользоваться придется нормами, которые разработали еще в СССР.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»




Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.