8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

  • 8 октября 2018
  • 2870

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Право на выплату компенсации за использование личного автомобиля в 2018 году и порядок оформления выплаты указаны в статье 188 Трудового кодекса РФ. Сотрудник может получить деньги не только за постоянное использование личного автомобиля, но даже за единоразовую поездку. Для получения компенсации необходимо предоставить работодателю соответствующее заявление.

Работник имеет право на получение двух видов выплат: оплата за использование и амортизацию личного транспорта и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Основанием для выплаты является соглашение между работником и работодателем. Если такового не предусмотрено, и работник использует личный транспорт по своей инициативе, работодатель имеет право не оплачивать расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2018 году:

  • Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
  • Трудовой договор;
  • Должностная инструкция сотрудника;
  • Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
  • Приказ руководителя об установлении выплаты.

Образцы:

При заключении соглашения между компанией и сотрудником необходимо указать марку и год выпуска автомобиля, а также длительность и периодичность использования в рабочих целях, обязанности, для исполнения которых используется личный автомобиль. Компенсация выплачивается при наличии всех перечисленных документов и на основании приказа руководителя (в свободной форме). Работник также должен предоставить физические доказательства использования личного транспорта (чеки с АЗС, моек и т.д.)

Размер компенсации

Компенсация может производиться на основании предоставленных документов или по нормативам, предусмотренным государством. Фактически, государство устанавливает нормы выплат, которые необходимы в дальнейшем для расчета налога на прибыль и единого налога.

Работодатель заранее оговаривает размер и порядок расчета при заключении договора с сотрудником. В таком случае работодатель покрывает фактические расходы: проведение текущего ремонта, расход на бензин, плата за парковку, мойку, иные необходимые затраты. Работа водителя (управление транспортом) не учитывается, только расходы на использование ТС.

Размер компенсации в 2018 году составляет:

  • 1.200 рублей для автомобилей с двигателями объемом до 2 тыс. куб.м.;
  • 1.500 рублей для автомобилей с двигателями объемом более 2 тыс.куб.м.;
  • 600 рублей для мотоциклов.

Для грузового транспорта установленных нормативов не предусмотрено. Нормы являются максимальными критериями, однако работодатель вправе оплачивать фактическую компенсацию, превышающую нормы.

Расчет сумм производимых выплат

Работодатель может договориться о выплате работнику фиксированной суммы. В таком случае сумма компенсации рассчитывается на основании фактического использования транспорта (по дням).

В случае, когда договоренности о фиксированной сумме нет, работнику необходимо собрать все чеки и иные документы, подтверждающие использование своего автомобиля с рабочими целями. Компенсация в таком случае рассчитывается индивидуально по фактическим расходам.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для получения денежных средств сотруднику следует проделать несколько простых шагов.

1 шаг. Подача заявления. Если в трудовом договоре указана возможность использования личного автомобиля и порядок выплаты, то заявление можно не подавать – выплаты будут оформляться автоматически.

2 шаг. Предоставление документации на автомобиль. Документ должен содержать характеристики транспортного средства (ПТС, доверенность на управление).

3 шаг. Подписание арендного соглашения и иных документов. Факт использования личного автомобиля, а также условия компенсации за использование личного транспорта в 2018 необходимо зафиксировать документально.

4 шаг. Акт приема-передачи автомобиля. Подтверждает факт передачи транспортного средства в аренду.

Выплаты производятся раз в месяц на основании подписанного соглашения. 

Налогообложение выплат компенсации и страховые взносы

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ компенсация за использование личного транспорта в 2018 году не облагается НДФЛ, страховые взносы также не начисляются. НФДЛ может начисляться в случаях, когда заключен договор аренды транспортного средства. Размер налога составит 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Расходы компании логичнее всего списывать на те же счета, где отражена заработная плата работника, это могут быть счета 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство» и другие. Бухгалтер должен стараться выплачивать компенсацию работнику в месяц ее начисления, иначе могут возникнуть затруднения в бухучете.

Выплата компенсации за использование личного транспорта в 2018 году отражается в проводке:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 73. Начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

Допустим, компенсация рассчитывается в фиксированной сумме с учетом норматива. Работник использовал транспорт в рабочих целях 17 дней из 22 рабочих (согласно рабочему календарю). Рассчитаем сумму.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2018

Бухгалтер должен начислить компенсацию в размере 927 рублей.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.