8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

  • 28 марта 2019
  • 1168
Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

Мы рассказываем о правилах оформления книги учета движения трудовых книжек, внесения записей, сроках хранения. Правильно налаженный учет документов строгой отчетности убережет от штрафов и претензий со стороны руководства и сотрудников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – это обязательный журнал для работодателей, которые ведут трудовые книжки. А поскольку в нашей стране этот документ еще действует, несмотря на периодически возникающие вопросы об его отмене, то вышеуказанный документ должны вести все юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемная рабочая сила.

Это установлено Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года за № 225, а точнее пунктом 40 этого законодательного акта.

Кто заполняет книгу учета

Заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляет сотрудник, на которого в организации возложена обязанность оформления и хранения этого документа. Обычно это кадровик.

Эта обязанность возлагается либо приказом руководителя, либо прописывается в должностной инструкции.

В журнале учета отражаются только оформленные книжки. Чистые бланки, хранящиеся у кадровика, сюда не вносят.

Ответственное за ведение журнала должностное лицо фиксирует следующие действия с трудовой книжкой:

  • Прием книжки от трудоустроившегося сотрудника (в том числе и вновь оформленной).
  • Выдача ее при увольнении.

Обратите внимание! Если человек берет трудовую книжку только на время, то это в журнале учета не отражается.

Также сотрудник, которому поручено ведение журнала, должен ежемесячно предоставлять в бухгалтерию компании сведения о движении чистых бланков трудовой: сколько выдано работникам, сколько за них оплачено, сколько испорчено и списано и т.д.

Как учитывать и хранить трудовые книжкиСмотрите в рекомендации Системы Госфинансы, можно ли взимать плату за бланки, применять ли ККТ при выдаче книжек и как учитывать данные операции.

Образцы заполнения книги учета трудовых книжек

Бланк книги учета движения трудовых книжек разработан на законодательном уровне. Образец есть в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69. В Приложении № 3 этого документа можно увидеть, как выглядит книга учета движения трудовых книжек. Правила ведения установлены пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Условно порядок заполнения книги делится на два этапа: при оформлении на работу и при увольнении. Сведения о переводе работника на другую должность в книге не отражаются.

Если работодатель выдает работнику вкладыш в трудовую книжку, то его также нужно учесть отдельной строкой. Вкладыш, который уже находится в трудовой при приеме, также отражают в книге учета. Обычно это делают в одной строке с трудовой книжкой.

Заполняем при приеме на работу

После заключения трудового договора и издания приказа о трудоустройстве делается запись в предоставленной работником трудовой или заполняется новая. Приняв книжку на хранение, ответственный сотрудник кадровой службы регистрирует документ в книге учета. При этом заполняются первые 11 граф:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО принятого на работу сотрудника;
  • должность и подразделение;
  • серия и номер трудовой книжки;
  • число, месяц и год начала работы;
  • реквизиты (номер и дата) приказа о зачислении в штат;
  • отметка о внесении платы за бланк трудовой книжки, предоставленный работодателем (если работодатель оформляет новую трудовую книжку);
  • подпись должностного лица, ответственного за ведение Книги учета.

Ниже приведен образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей при приеме на работу, скачайте его:

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

Заполняем при увольнении

При прекращении действия договора с работодателем в книге учета движения трудовых книжек заполняются графы 12 и 13. Смотрите и скачайте образец:

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

При увольнении умершего сотрудника книжка выдается под роспись его родственникам.

Когда уволенный работник не приходит в отдел кадров, ему направляется уведомление о необходимости забрать трудовую. Если сотрудник так и не получил документы, организации могут грозить штрафы и конфликты. В таких случаях есть два способа защититься от претензий.

Отправить книжку ценным письмом с уведомлением можно только после получения письменного заявления владельца с указанием адреса. Всю переписку, квитанции и конверт в случае возврата неврученного письма нужно хранить. В инструкции нет указаний, как отметить в книге учета факт отправления трудовой почтой. Специалисты в области кадрового учета предлагают ставить «Отправлено почтой». Дату вручения можно посмотреть в уведомлении. Некоторые кадровики в таких случаях графы 12-13 вообще не заполняют.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книгу учета движения трудовых книжек лучше приобрести или заказать в типографии. Она сброшюрована в твердый переплет, имеет стандартные титульный и последний листы. Следует пронумеровать страницы в правом верхнем углу и прошить книгу. Главная задача – предотвратить удаление и замену страниц. В нижнем левом углу, немного отступив от переплета, делаются два отверстия одно над другим на расстоянии 3 см.

Прошиваются листы книги прочной нитью (лучше капроновой) в несколько сложений. На оборотной стороне нити завязываются в узел, нужно, чтобы длина оставленных концов была 7-8 см.

Заверить книгу учета трудовых книжек можно сургучной печатью или опломбировать.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Законодательство ничего не говорит о том, как исправлять допущенные в журнале ошибки. Но поскольку в ней содержатся сведения о бланках строгой отчетности, то исправления путем зачеркивания и подчищения недопустимы.

Правки вносить следующим образом:

  • Неправильную запись перечеркивают тонкой чертой, таким образом, чтобы она была читаемой.
  • На следующей свободной строке ставят пометку о том, что запись (указывают порядковый номер) недействительна.
  • В следующую строку вносят правильную информацию.
  • Исправленную запись заверяют подписью ответственного лица и ставят дату исправления.

Исключением из этого правила является законное изменение личных данных человека. Например, смена фамилии при вступлении в брак. В этом случае старые данные зачеркиваются одной чертой, а сверху указываются новые.

Срок хранения и уничтожение

После того, как бланк журнала закончится, его нужно оформить на хранения.

Делается это следующим образом:

  • На титульном листе указывается дата окончания книги (дата последней записи).
  • Указывается, до какой даты хранить документ. Срок хранения составляет 75 лет.

После того, как срок хранения истек журнал можно уничтожить, составив соответствующий акт.

Штрафы за отсутствие или нарушение учета

Наказание за отсутствие или неправильное ведение книги учета трудовых книжек конкретно нигде не прописано. Но это частный случай нарушения трудового законодательства, предусмотренный п.1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностных лиц и ИП от 1000 руб. до 5000 руб., для юрлиц – от 30000 руб. до 50000 руб. Составить протокол может гострудинспекция или работники прокуратуры.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.