text
Учет в учреждении

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

  • 21 августа 2018
  • 184

В этой статье речь идет о документе, который обязательно должен быть в любой организации и у ИП, принимающего наемных работников. Это книга учета движения трудовых книжек.

Мы рассказываем о правилах оформления книги учета движения трудовых книжек, внесения записей, сроках хранения. Правильно налаженный учет документов строгой отчетности убережет от штрафов и претензий со стороны руководства и сотрудников.

Для чего нужна книга учета трудовых книжек

Трудовая книжка – это основной документ, свидетельствующий о стаже человека, занимаемых должностях и работодателях. Заполняется она по месту первого трудоустройства, в период работы находится в отделе кадров или у менеджера по персоналу, выдается владельцу при увольнении. Регламентируется ведение и хранение трудовых книжек ПП РФ №225 от 16.04.2003 года.

В п. 42 этого нормативного акта утверждается, что изготовленные в типографии книжки и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности, значит должны учитываться на забалансовом счете и храниться в кассе организации. Выдача производится на основании заявки кадровой службы, утвержденной руководителем. Должностному лицу из отдела кадров поручается приказом по организации вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (п.40 ПП РФ 225). Основное назначение – обеспечение сохранности документов, отражение операций по их приемке и выдаче.

Кто заполняет книгу учета

Ответственным за ведение книги учета назначается должностное лицо, ведущее кадровый учет и назначенное приказом руководителя. Этот сотрудник принимает трудовые книжки от поступивших на работу, заполняет новые бланки тем, кто устраивается впервые или потерял документы.

За выданные книжки с работников удерживается оплата, равная затратам на их приобретение. Ежемесячно необходимо отчитываться в бухгалтерию о том, сколько бланков строгой отчетности выдано, испорчено, оплачено и осталось на хранении.

Споры с сотрудниками

Сотрудники полагают, что их нельзя наказать за хамство на работе, если они справляются со своими обязанностями. Иногда они правы, даже если в локальных актах учреждения есть запрет на неподобающее поведение. Но бывает и так, что главбух трудится и в праздники, и в будни допоздна, а в награду получает выговор и увольнение. Причем суд встает на сторону работодателя.

 Смотрите реальные истории дел, когда неудовлетворительное поведение сотрудника привело к судебным разбирательствам.

Образцы заполнения книги учета трудовых книжек

Форму книги учета движения трудовых книжек можно скачать в интернете. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года (приложение №3). Таблица состоит из 13 граф. Для каждого работника предназначена одна строка. Возможность выдачи трудовой книжки на руки владельцу по какой-либо причине, кроме увольнения, в ПП РФ 225 не предусмотрена. П.7 обязывает работодателя по заявлению сотрудника в трехдневный срок предоставить заверенную копию либо выписку из его книжки. Скачайте пустой бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а дальше читайте как заполнять форму.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей Скачать пустой бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей в них

Заполняем при приеме на работу

После заключения трудового договора и издания приказа о трудоустройстве делается запись в предоставленной работником трудовой или заполняется новая. Приняв книжку на хранение, ответственный сотрудник кадровой службы регистрирует документ в книге учета. При этом заполняются первые 11 граф:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО принятого на работу сотрудника;
  • должность и подразделение;
  • серия и номер трудовой книжки;
  • число, месяц и год начала работы;
  • реквизиты (номер и дата) приказа о зачислении в штат;
  • отметка о внесении платы за бланк трудовой книжки, предоставленный работодателем (если работодатель оформляет новую трудовую книжку);
  • подпись должностного лица, ответственного за ведение Книги учета.

Ниже приведен образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей при приеме на работу, скачайте его:

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

Скачать образец

Заполняем при увольнении

При прекращении действия договора с работодателем в книге учета движения трудовых книжек заполняются графы 12 и 13. Смотрите и скачайте образец:

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

Скачать образец

Как оформить выдачу трудовой книжки в разных случаях:

  • При увольнении умершего сотрудника книжка выдается под роспись его родственникам.
  • Когда уволенный работник не приходит в отдел кадров, ему направляется уведомление о необходимости забрать трудовую. Если сотрудник так и не получил документы, организации могут грозить штрафы и конфликты. В таких случаях есть два способа защититься от претензий.
  • Отправить книжку ценным письмом с уведомлением можно только после получения письменного заявления владельца с указанием адреса. Всю переписку, квитанции и конверт в случае возврата неврученного письма нужно хранить. В инструкции нет указаний, как отметить в книге учета факт отправления трудовой почтой. Специалисты в области кадрового учета предлагают ставить «Отправлено почтой». Дату вручения можно посмотреть в уведомлении. Некоторые кадровики в таких случаях графы 12-13 вообще не заполняют.

«Зарплата в учреждении»

Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
Узнайте сейчас:
☑ Как снизить штраф за СЗВ-М без суда
☑ Когда выгоднее уйти в отпуск в 2018 году
☑ Шпаргалка. Как включать премии в расчет отпускных

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС »

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книгу учета движения трудовых книжек лучше приобрести или заказать в типографии. Она сброшюрована в твердый переплет, имеет стандартные титульный и последний листы. Следует пронумеровать страницы в правом верхнем углу и прошить книгу. Главная задача – предотвратить удаление и замену страниц. В нижнем левом углу, немного отступив от переплета, делаются два отверстия одно над другим на расстоянии 3 см.

Прошиваются листы книги прочной нитью (лучше капроновой) в несколько сложений. На оборотной стороне нити завязываются в узел, нужно, чтобы длина оставленных концов была 7-8 см.

Заверить книгу учета трудовых книжек можно сургучной печатью или опломбировать.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Правила изменения ошибочных записей в книге учета законодательно не установлен. По аналогии с бухгалтерской документацией можно зачеркнуть неправильную строку тонкой чертой. В строчке ниже, а если после неправильной записи есть другие, то после последней, нужно указать, что запись под таким-то номером недействительна. Следующая строка – правильная запись с новым порядковым номером, еще ниже – ФИО, подпись исправившего и дата.

Срок хранения и уничтожение

На титульном листе книги учета трудовых есть строки для отметок о том, когда она начата, окончена и до какой даты следует ее хранить.

В приказе Минкультуры №558 от 25.08.2010 года указано, что срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей составляет 75 лет с момента последней записи. По истечении этого периода может быть составлен акт об уничтожении.

Штрафы за отсутствие или нарушение учета

Наказание за отсутствие или неправильное ведение книги учета трудовых книжек конкретно нигде не прописано. Но это частный случай нарушения трудового законодательства, предусмотренный п.1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностных лиц и ИП от 1000 руб. до 5000 руб., для юрлиц – от 30000 руб. до 50000 руб, подробнее размеры штрафов смотрите в рекомендации Системы Госфинансы. Составить протокол может гострудинспекция или работники прокуратуры.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.