text
Учет в учреждении

Как оформить штатное расписание на 2018 год по всем правилам

  • 11 сентября 2018
  • 948

Штатное расписание – это локальный распорядительный документ организации, в котором регламентируется структура, зарплата и численность персонала. Это одна из основных форм кадрового делопроизводства работодателя.

Из нашей статьи вы узнаете, как оформить штатное расписание в 2018 году. Скачайте пустой бланк формы Т-3 для штатного расписания и образец заполнения в 2018 году.

Для чего нужно штатное расписание

Трудовое законодательство РФ напрямую не обязывает работодателей составлять штатное расписание. Поэтому некоторые кадровики или совсем не заполняют такую форму, или делают это «спустя рукава». Чтобы разобраться в вопросе, следует внимательно изучить нормы стат. 15, 57 ТК РФ. Здесь сказано, что трудовые функции работника определяются в соответствии со штатным расписанием. А значит, подразумевается, что работодатель должен предварительно разработать форму штатки или использовать унифицированный бланк.

6 НДФЛ по обособленному подразделению Обратите внимание!

В ходе контрольных мероприятий ГИТ (государственная инспекция труда) сотрудники в числе прочих проверяют и штатные расписания учреждения. За отсутствие форм применяются меры административной ответственности по стат. 5.27 КоАП. Должностным работникам придется заплатить штраф в 1000-5000 руб. Такая же санкция предусмотрена для ИП, а юрлицо оштрафуют на 30000-50000 руб.

Заполнение расписания помогает работодателям упорядочить свою организационную структуру (с разбивкой по подразделениям), определить среднее число вакантных мест и размер ФОТ (фонд оплаты труда). На основе сведений документа вносятся данные в трудовые договора с наемными специалистами, формируются отчеты в статистику и подтверждаются расходы организации в целях налогового учета. Далее разберемся в порядке составления штатного расписания в 2018 году – бланк скачать можно не из Приказа, а из Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.

Оформлением документа в основном занимаются сотрудники кадрового отдела организации. Если численность компании незначительная, такая обязанность может быть передана любому работнику. К примеру, это бухгалтер, юрист, экономист или непосредственно руководитель (главный бухгалтер) предприятия. Составить форму может любой специалист, на которого возложена соответствующая функция.

По письменному заявлению работника или требованию инспектора ГИТ кадровик обязан предоставить выписку из штатного расписания.

Как заполнить штатное расписание на 2018 год: оформляем по всем правилам

При разработке графика организация вправе применять собственный документ или унифицированный по ф. Т-3 (утв. в Постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.04 г.). Типовой бланк носит рекомендательный характер и может быть изменен работодателем «под себя». В любом случае форма должна содержать обязательные реквизиты.

Как составлять штатное расписание в 2018 году:

  • Указываем название работодателя (организации или ИП) и его структурных подразделений.
  • Приводим сведения о должностях, профессиях и специальностях.
  • Включаем данные о числе штатных единиц работодателя.
  • Отражаем размер окладов и/или тарифных ставок.
  • Отражаем размер надбавок и/или доплат.
  • Рассчитываем данные о фонде оплаты труда за месяц.

6 НДФЛ по обособленному подразделению Обратите внимание!

Если работодатель применяет собственный бланк, его составление должно соответствовать требованиям стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Поскольку этот документ относится к первичным, в нем нужно указать все обязательные данные, а сама форма может иметь иной внешний вид.

Название должностей и профессий

Штатное расписание составляется без указания конкретных ФИО сотрудников. В него вносятся только названия должностей, специальностей и профессий по организации в целом или с разбивкой по структурным подразделениям. Дополнительно к наименованиям приводятся данные о требуемой квалификации и числе штатных единиц.

Формирование названий должностей и профессий осуществляется с учетом положений Единого тарифно-квалификационного справочника и Единого квалификационного справочника (стат. 195.2 ТК). Соблюдать требования Профстандарта обязаны муниципальные и государственные учреждения. Списки признанных должностей приведены в ОК 016-94 (по Постановлению Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 г.) и Квалификационном справочнике руководителей (по Постановлению Минтруда РФ № 37 от 21.08.98 г.).

Коммерческие компании должны приводить наименования в соответствие только в отношение тех работников, по которым используются различные льготы или труд по разрядам (стат. 143 ТК). При оформлении льготных пенсий руководствоваться следует списками 1, 2 производств, работ и профессий по Постановлению Кабинета Министров СССР № 10 от 26.01.91 г. и Постановлению Совмина СССР № 1173 от 22.08.56 г.

Частные фирмы вправе придумывать названия должностей самостоятельно. К примеру, продавца можно назвать менеджером, в секретаря – помощником руководителя. Главное – соблюдать принцип разумности и обозначать должность так, чтобы было понятно, какие трудовые функции выполняет специалист. При этом названия должны быть идентичны для всех сотрудников с одинаковыми обязанностями.

Наименование структурного подразделения

Поскольку штатка используется в целях оформления организационной структуры и численности состава предприятия, одним из основных реквизитов документа является наименование структурного подразделения. Такие названия заполняются полностью, без каких-либо сокращений. Если численность сотрудников предприятия незначительная, эту графу можно оставить пустой.

При формулировании названия подразделения рекомендуется использовать только общепринятые определения. Под запретом иностранные и непонятные термины. К примеру, можно внести такие наименования:

  • Административная часть или руководство.
  • Бухгалтерская служба.
  • Производственные подразделения.
  • Отдел снабжения.
  • Обслуживающие или вспомогательные подразделения.
  • Логистическое подразделения и т.д.

Вилка окладов

В штатке помимо списка должностей фиксируются размеры окладов специалистов. При заполнении документа можно ли по одинаковым должностям предусмотреть разную величину зарплаты, а в трудовых договорах указать твердый оклад в обозначенных пределах? На этот счет существуют четкие разъяснения Минтруда. В Письме № 14-1/В-953 от 25.10.17 г. сказано, что для должностей с одинаковыми трудовыми обязанностями должен устанавливаться равный оклад. В противном случае налицо дискриминация сотрудников.

Чтобы найти выход из этой ситуации, рекомендуется утверждать в штатке разные виды профессий или вводить категории специалистов. В должностных инструкциях дополнительно прописывается перечень обязанностей сотрудников. Кроме того, работодатель вправе провести аттестацию персонала по утвержденному в организации порядку. Если такая процедура нежелательно, можно установить для работников индивидуальные надбавки в виде поощрений. Точный размер и механизм начисления подобных выплат требуется утвердить в локально-нормативных актах компании.

Смотрите рекомендации экспертов Системы Госфинансы по оформлению и хранению документов:

Внештатные сотрудники

Еще одна сложность при составлении образца штатного расписания на 2018 год возникает у кадровиков при оформлении в графике внештатных сотрудников. К таким лицам относятся специалисты, привлеченные на основании договоров гражданско-правового характера. На подобных граждан нормы трудового законодательства не распространяются (стат. 11 ТК), а значит и вносить в штатку этих работников не требуется.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3

Смотрите и скачайте образец заполнения штатного расписания по форме Т-3:

Как оформить штатное расписание на 2018 год по всем правилах

Пример заполненного штатного расписания, если в компании есть сезонные сотрудники, смотрите в Системе Госфинансы.

Порядок принятия штатного расписания

Если в штатном расписании есть неверные сведения, бухгалтер может ошибиться при расчете зарплаты. Перед утверждением штатного расписания, вы можете проверить его на ошибки в статье журнала Зарплата в учреждении. Эксперты журнала отобрали самые популярные ошибки при оформлении штатного расписания и подготовили для вас советы по их решению.

После того, как штатное расписание разработано и составлено, необходимо его утвердить. Для принятия составляется приказ работодателя, подписывает который руководитель. Вводить штатку в действие «задним числом» нельзя, то есть дата приказа должна быть указана позднее даты самого расписания. Экземпляр ШР подписывается главным бухгалтером и кадровиком организации.

«Зарплата в учреждении»

Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
Узнайте сейчас:
☑ Как снизить штраф за СЗВ-М без суда
☑ Когда выгоднее уйти в отпуск в 2018 году
☑ Шпаргалка. Как включать премии в расчет отпускных

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС »

Порядок внесения изменений

Штатное расписание должно быть актуальным и соответствовать потребностям компании в персонале. Если возникают корректировки, в документ вносятся изменения. К примеру, это возможно при:

  • Добавлении новых штатных единиц по причине расширения бизнеса.
  • Исключении вакантных мест по причине сокращения хоздеятельности.
  • Изменении размера окладов.
  • Сокращении штата организации.
  • Переименовании должностей или структурных подразделений.

Планируемые изменения можно внести в старый бланк, путем издания приказа о внесении изменений, или составить новый. Если корректировки повлияют в худшую сторону на условия труда работников, потребуется дополнительно получить согласие специалиста и составить допсоглашение к трудовому контракту. Если проводятся сокращения, нужно исключить таких работников из штатки и уведомить сотрудников минимум за 2 мес.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.