8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Справочник по годовой инвентаризации
Учет в учреждении

Проведение инвентаризации в бюджетном учреждении

8 ноября 2019
8934
Средний балл: 0 из 5
Проведение инвентаризации в бюджетном учреждении

Достоверность данных бухгалтерского учета о наличии имущества, финансовых активов, состоянии расчетов и обязательств должна регулярно проверяться. Наиболее эффективный способ контроля – инвентаризация. В статье мы рассказываем, как правильно организовать и провести инвентаризацию в бюджетном учреждении.

Основания, порядок и сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении установите в учетной политике. Из статьи вы узнаете, когда проводить обязательную и добровольную инвентаризацию, какие объекты проверять и как оформить результаты.

Когда проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении

Инвентаризация может быть обязательной и добровольной. В первом случае ее проведение обусловлено положениями правовых актов. В приказе Минфина 34н от 29.07.1998 года и в главе VIII федерального стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» перечислены ситуации, когда проверка назначается независимо от желания руководства учреждения:

  • при передаче объектов учета в аренду, безвозмездное пользование, на хранение, а также при их выкупе либо продаже;
  • при выявлении фактов порчи имущества, хищений и злоупотреблений;
  • при формировании годовой отчетности (не ранее 1 октября текущего года);
  • при передаче подотчета от одного МОЛ другому;
  • в случае стихийного бедствия;
  • при ликвидации или реорганизации бюджетного учреждения.

В учетной политике могут быть прописаны дополнительные основания для проведения инвентаризации. Например, ежеквартальная проверка расчетов с дебиторами с целью недопущения образования просроченной задолженности или регулярный контроль состояния незавершенного строительства. В учреждении должен быть утвержденный график проведения плановых добровольных инвентаризаций с указанием:

  • сроков начала и окончания;
  • перечня подлежащих проверке имущества и обязательств.

Внезапные проверки проводятся вне графика. Это может быть, например, снятие остатков ГСМ в баках автомобилей, взвешивание готовых блюд, выдаваемых пациентам в столовой и пр.

СПЕЦПРОЕКТ. Инвентаризация-2019До сдачи годовой отчетности все организации бюджетной сферы обязаны провести годовую инвентаризацию. Но, прежде чем приступать, прочитайте наш новый спецпроект «Инвентаризация-2019». В нем – подробные разъяснения правил этого года, список и образцы всех необходимых документов, презентация для главбуха, которая поможет вам подготовить учреждение и сотрудников к инвентаризации.

Какой порядок проведения инвентаризации

В каждом бюджетном учреждении должно быть положение о проведении инвентаризации. Такое требование содержится в пункте 9в федерального стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». Действующие на настоящий момент Методические указания, утвержденные Минфином в приказе от 13.06.1995 года № 49н, устарели. Например, в последние два года к целям проведения инвентаризации добавились:

  • проверка на соответствие критериям признания активом;
  • выявление сомнительной задолженности;
  • выявление признаков обесценения;
  • выявление изменений составных частей имущественного комплекса (в том числе неотделимых улучшений), произведенных арендатором.

В утвержденном руководителем порядке проведения инвентаризации должна быть учтена специфика бюджетного учреждения.

Этапы инвентаризации

Процесс проведения годовой инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  1. Подготовительный. На этом этапе формируются инвентаризационные комиссии, издается и регистрируется приказ о проведении инвентаризации. Необходимо распечатать достаточное количество инвентаризационных ведомостей, бланки которых находятся в приложении к приказу Минфина от 30.03.2015 года № 52н. Бухгалтерия должна оприходовать все МЦ, поступившие на дату проведения инвентаризации и провести представленные материально-ответственными лицами документы на списание. Это необходимо для того, чтобы в учете были актуальные сведения об остатках на счетах.
  2. Проведение проверок. На этом этапе назначенные приказом комиссии в местах хранения производят подсчеты, взвешивание, выполняют необходимые замеры для установления фактического наличия НФА. Они проверяют состояние объектов основных средств, наличие инвентарных номеров, вносят в ведомости сведения о неисправности, длительном неиспользовании и пр. Все действия должны выполняться в присутствии материально-ответственного лица.
  3. Сличительный. На этом этапе председатель и члены комиссии сверяют полученные фактические результаты с данными бухгалтерского учета, при обнаружении отклонений заполняют акт о результатах инвентаризации и ведомость расхождений.
  4. Заключительный. На этом этапе назначается заседание инвентаризационной комиссии, которая рассматривает полученные результаты и принимает решение об их отражении в бухгалтерском учете. Руководитель издает приказ о привлечении к ответственности виновных лиц. Если МОЛ, в подотчете которого выявлена недостача, не дает согласие на добровольное возмещение ущерба, юридическая служба готовит материалы для предъявления судебного иска.

Как подготовится к проверке

Перед тем, как проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении, нужно выполнить ряд мероприятий, которые облегчат работу комиссий:

  • сделать описи имущества по каждому кабинету, классу, палате;
  • проверить внутренние перемещения МЦ;
  • заполнить в инвентаризационных ведомостях по каждому МОЛ наименование находящихся в подотчете объектов и указать их количество по данным бухгалтерского учета;
  • с целью подтверждения состояния дебиторской и кредиторской задолженности на дату проведения инвентаризации запросить акты сверки у всех контрагентов, по расчетам с которыми имеется сальдо, отличное от нуля;
  • запросить акты сверки с ИФНС, фондом социального страхования;
  • заказать в Федеральном казначействе промежуточный отчет о состоянии лицевого счета.

Непосредственно перед началом проверок у материально-ответственных лиц нужно получить расписку в том, что в месте хранения нет полученных и не оприходованных МЦ, а также списанных по акту, как пришедшие в негодность, но не утилизированных. МОЛ должно письменно подтвердить, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. Если в место хранения непосредственно перед проверкой поступят МЦ, председатель комиссии должен расписаться на приходном документе и сделать отметку о времени получения.

Какие функции возложены на инвентаризационную комиссию

Учитывая значительное количество обязательных инвентаризаций, плановых и внезапных добровольных проверок, в бюджетном учреждении нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В положении можно указать, что в комиссию должны входить представители администрации и бухгалтерии, другие сотрудники, а также разрешается привлекать работников, осуществляющих внутренний финансовый контроль и приглашенных экспертов. Утвердить поименный состав комиссии и назначить председателя должен руководитель организации.

Комиссия должна обеспечить соблюдение установленных сроков проведения инвентаризации, полноту и достоверность внесенных в описи сведений о фактическом наличии имущества и состоянии финансовых обязательств, своевременное оформление результатов.

При проведении масштабной годовой инвентаризации можно назначить дополнительные рабочие комиссии и распределить между ними проверяемые места хранения. В этом случае формируется центральная комиссия, возглавляемая, как правило, заместителем руководителя. Она регулирует весь процесс проведения проверок и подводит на своем заседании окончательные итоги.

На инвентаризацию нет времени. Как ее провести >>

Как оформить результаты инвентаризации

По итогам годовой инвентаризации в учреждении должен быть сформирован пакет документов, в который входят:

  • копия приказа руководителя;
  • заполненные надлежащим образом инвентаризационные ведомости, в которых имеются все необходимые подписи и объяснения МОЛ в случае обнаружения расхождений;
  • сличительные ведомости;
  • акты о результатах инвентаризации;
  • протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Отсутствие перечисленных документов считается грубым нарушением учета. ИФНС за это может оштрафовать налогоплательщика на основании статьи 120 НК РФ.

В бухгалтерском учете в том месяце, когда проверка закончилась, должны быть выполнены все необходимые проводки:

  • по оприходованию излишков при инвентаризации в бюджетном учреждении;
  • по списанию недостач на счета 020900000;
  • по списанию безнадежной дебиторской задолженности и оприходованию этой суммы на забалансе на счете 04;
  • по списанию невостребованной кредиторской задолженности, по которой отсутствуют требования кредиторов;
  • по начислению убытков от обесценения активов;
  • по переводу на забаланс объектов, не соответствующих критериям признания активом.

Если инвентаризация проводилась в январе до даты утверждения годовой отчетности, полученные результаты должны рассматриваться, как событие после отчетной даты. Все проводки выполняются в последний день отчетного периода и учитываются при формировании отчетных форм. Результаты инвентаризации должны быть отражены в Таблице № 6 в пояснительной записке к годовому отчету.

Ответы на срочные вопросы об инвентаризацииКаждый день от ваших коллег на горячую линию поступают вопросы о годовой инвентаризации. Ответы на самые частые и проблемные из них — в статье.

Документы до и после проведения инвентаризации

Перечень документов, которые должны быть сформированы до начала, в процессе и по окончании инвентаризации, приведен в таблице.

Наименование документа

Код формы по ОКУД
Проведение инвентаризации в бюджетном учреждении скачайте бланки

Описание

Приказ о проведении инвентаризации

Произвольная, можно использовать утвержденную постановлением госкомстата №88

Издается руководителем организации, содержит все основные данные о предстоящей ревизии: перечень проверяемых активов и обязательств, мест хранения, состав комиссий, сроки проведения и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

Инвентаризационная опись

0504081

ценных бумаг

0504082

остатков на счетах учета денежных средств

0504083

задолженности по кредитам и ссудам

0504084

состояния госдолга РФ в ценных бумагах

0504085

состояния госдолга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям

0504086

бланков строгой отчетности и денежных документов

0504087

по объектам НФА

0504088

наличных денежных средств

0504089

расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

0504091

расчетов по поступлениям

 Проведение инвентаризации в бюджетном учрежденииИнструкция по заполнению инвентаризационной описи >>

Ведомость расхождений

0504092

Составляется для обобщения информации о выявленных отклонениях фактического наличия активов от данных бухгалтерского учета. Содержит перечень объектов учета, по которым установлено несоответствие критериям признания активом.

Акт о результатах инвентаризации

0504835

Составляется комиссией, проводившей поверку, на основании инвентаризационных описей, подписывается председателем и членами комиссии, утверждается руководителем.

Протокол заседания центральной инвентаризационной комиссии

Произвольная форма, можно утвердить в учетной политике

Содержит сведения о выявленных излишках и недостачах, о лицах, виновных в причинении ущерба. В протоколе публикуются предложения руководству по улучшению учета, устранению недостатков в местах хранения и т.д.

Если для проведения инвентаризации каких-то активов или обязательств нет унифицированной описи, ее можно создать самим (или подобрать наиболее подходящую из имеющихся) и утвердить в учетной политике.

logo
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы увидеть результаты теста, зарегистрируйтесь

После регистрации вы увидите свой результат теста и рекомендации по обучению

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.