8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Справочник по годовой инвентаризации
Учет в учреждении

Проведение инвентаризации в казенном учреждении

8 ноября 2019
4773
Средний балл: 5 из 5
Проведение инвентаризации в казенном учреждении

Чтобы проконтролировать фактическое наличие имущества в организации и реальное состояние ее активов и обязательств, следует периодически проводить инвентаризацию. В статье мы рассказываем об особенностях подготовки к инвентаризации в казенном учреждении, основных этапах ее проведения, правилах оформления результатов.

Рассмотрим порядок проведения инвентаризации, как оформить результаты проверки и отразить излишки.

Цель и задачи инвентаризации в казенном учреждении

Правила подготовки и проведения инвентаризации в казенном учреждении в 2020 году содержатся в следующих документах:

К основным целям инвентаризации можно отнести:

  • определение фактического наличия имущества, числящегося в бухучете на определенную дату, а также выявление неучтенных объектов;
  • сопоставление сведений о фактическом наличии с данными аналитического и синтетического учета;
  • выявление признаков обесценения активов;
  • проверку соблюдения правил и условий содержания и эксплуатации ОС, использования НМА, хранения МЗ, денежных средств и их эквивалентов, денежных документов.

Ситуации, в которых проведение инвентаризации в казенном учреждении является обязательным, перечислены в приказе Минфина 34н и в главе VIII СГС Концептуальные основы:

  1. При выкупе, продаже имущества или передаче его по договору аренды.
  2. Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности (не ранее 1 октября отчетного года).
  3. При реорганизации или ликвидации казенного учреждения.
  4. При обнаружении фактов хищения либо порчи имущества.
  5. В случае стихийного бедствия: пожара, наводнения, схода лавины или других ЧС.
  6. При смене МОЛ.

В приказе 34н указано, что допускается проверка наличия ОС раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, разрешается проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период, когда их остатки являются минимальными. Наличие денег в кассе учреждения нужно проверять ежемесячно. В учетную политику следует включить положение о ежегодном проведении инвентаризации основных средств в казенном учреждении. В пункте 7 Инструкции 191н содержится требование о проверке наличия НФА, состояния расчетов и обязательств перед годовым отчетом, никаких исключений там не предусмотрено.

СПЕЦПРОЕКТ. Инвентаризация-2019До сдачи годовой отчетности все организации бюджетной сферы обязаны провести годовую инвентаризацию. Но, прежде чем приступать, прочитайте наш новый спецпроект «Инвентаризация-2019». В нем – подробные разъяснения правил этого года, список и образцы всех необходимых документов, презентация для главбуха, которая поможет вам подготовить учреждение и сотрудников к инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации по этапам

Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств утверждены в приказе 49н (последняя редакция от 2010 года) для всех юрлиц, кроме банков. В СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» сказано, что в перечень обязательных документов входит разработанный и утвержденный порядок инвентаризации активов, имущества, обязательств и других объектов учета. Казенное учреждение должно иметь внутренний нормативный акт, в котором подробно расписаны все правила проведения инвентаризации. В акте нужно своевременно учитывать изменения, которые происходили и будут происходить в учете госучреждений. Минфин разместил на сайте проект приказа о внесении поправок в 49н, после принятия которых он не будет применяться госучреждениями.

Подготовительный этап

До начала годовой инвентаризации в казенном учреждении в 2020 году нужно выполнить следующие действия:

  1. Сформировать центральную и рабочие инвентаризационные комиссии (для проверки в подразделениях или у отдельных МОЛ). Центральная комиссия может быть постоянно действующей, количественный состав и председателя определяет руководитель учреждения. В п.2.3 49н говорится, что входить в эту комиссию должны работники администрации, бухгалтерии, другие сотрудники. Разрешено привлекать лиц, не работающих в учреждении. Формировать комиссии следует с учетом специфики казенной организации, объема ТМЦ в разных подразделениях, наличия филиалов и пр. Следует помнить два важных момента:
    • отсутствие при проверке одного члена комиссии позволяет признать результаты недействительными;
    • проверяемое МОЛ не может входить в состав комиссии.
  2. Подготовить приказ о проведении инвентаризации, в котором определить сроки и виды проверяемого имущества. В приложении нужно опубликовать списки комиссий с указанием мест проверки для каждой из них. С приказом следует ознакомить всех упомянутых в нем председателей и членов комиссий.

Скачать бланк приказа о проведении инвентаризацииФорма № ИНВ-22 унифицированная форма, утвержденная Госкомстатом

  1. Распечатать достаточное количество инвентаризационных ведомостей (ф.0504081-0504089, ф.0504091). В последней редакции приказа 52н в инвентаризационную опись НФА ф.0504087 и в ведомость расхождений ф.0504092 включены графы в которых отмечается соответствие объекта условиям признания активом.

Как подготовиться инвентаризационной комиссии перед инвентаризацией

Перед началом проверки ТМЦ, находящихся в подотчете у МОЛ, можно внести в инвентаризационные ведомости наименования числящихся за ним объектов учета, их количество и стоимость по данным бухгалтерского учета. В процессе проверки в графы, предназначенные для отражения фактического наличия, нужно будет проставлять результаты подсчетов, замеров, взвешивания и пр. Если обнаружились объекты, не стоящие на учете, они дописываются в ведомость. У МОЛ следует отобрать расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, в месте хранения нет не оприходованных ТМЦ или списанных, но не утилизированных.

Во время проверки ОС следует обратить внимание на наличие инвентарных номеров. При определении признаков обесценения нужно руководствоваться положениями главы III СГС «Обесценение активов».

Если комиссия проверяет состояние расчетов с контрагентами или остатки средств на лицевых счетах, перед проведением инвентаризации нужно подготовить и направить на подписание контрагентам акты сверки, подтверждающие суммы дебиторской и кредиторской задолженности, запросить выписки или промежуточный отчет о состоянии лицевого счета в казначействе. При проверке расчетов с персоналом по оплате труда и начислений страховых взносов нужно получить акты сверки из ИФНС и ФСС. Следует провести инвентаризацию имущества, учитываемого на забалансовых счетах.

Сличительный этап

На этом этапе рабочие комиссии сличают в заполненных инвентаризационных ведомостях фактическое количество НФА с числящимся на учете. Позиции, по которым выявлено несоответствие, вносятся в ведомость расхождений ф.0504092.

С материально-ответственных лиц берутся объяснения по каждому факту обнаруженных нарушений. Составляется акт ф.0504835 по результатам инвентаризации. МОЛ, председатель и члены комиссии должны подписать все инвентаризационные ведомости с указанием должности и расшифровки подписи.

Заключительный этап

Материалы рабочих комиссий передаются в центральную, которая рассматривает их на своих заседаниях. Центральная комиссия определяет виновных лиц, порядок погашения недостач, меру наказания. В порядок проведения инвентаризации в казенном учреждении в 2020 году можно включить положение о том, что протокол заседания центральной комиссии является главным документом, на основании которого результаты проведенной инвентаризации отражаются в бухучете.

На инвентаризацию нет времени. Как ее провести >>

Оформление результатов инвентаризации

В п.7 Инструкции 191н, которой руководствуются казенные учреждения, содержится положение об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Отсутствие или ненадлежащее оформление результатов такой проверки может, расцениваться, как грубое нарушение правил учета. К моменту представления годового отчета в учреждении должны быть в наличии:

  • надлежащим образом оформленные инвентаризационные описи;
  • заполненная в соответствии с установленными требованиями ведомость расхождений ф.0504092;
  • акт о результатах инвентаризации ф.0504835;
  • протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Скачать бланк формы 0504092Ведомость расхождений
Скачать бланк формы 0504835Акт о результатах инвентаризации

Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухучете и в отчетности. Если учреждение провело проверку фактического наличия активов и состояния расчетов и обязательств после окончания календарного года, но до момента представления годового отчета, полученные результаты отражаются, как событие после отчетной даты. Проводки делаются последним днем отчетного периода и учитываются при заполнении отчетных форм.

Основными операциями, которые чаще всего приходится выполнять бухгалтеру по итогам проведенной инвентаризации являются:

  • оприходование выявленных излишков;
  • отражение сумм недостач на счетах 020900000;
  • списание нереальной к взысканию задолженности неплатежеспособных дебиторов;
  • списание кредиторской задолженности, по которой у кредиторов отсутствуют требования;
  • начисление ущерба от обесценения активов.

Если суммы недостач, хищений, порчи, другого ущерба не признаны виновными лицами, материалы передаются в юридическую службу для предъявления гражданского иска или возбуждения уголовного дела.

Скачать формы документов по инвентаризацииСкачайте бланки и смотрите краткие инструкции по заполнению

Как отразить излишки при инвентаризации в казенном учреждении

Обнаруженные в ходе инвентаризации неучтенные излишки принимаются к учету по оценочной стоимости, установленной на дату принятия (п.31 приказа 157н).  Определить текущую оценочную стоимость можно на основании (п.25 приказа 157н):

  • документально подтвержденных цен на аналогичные активы;
  • информации о стоимости активов, полученной от изготовителей;
  • сведений из СМИ, специальной литературы, или полученных из органов государственной статистики;
  • заключений экспертов.

Заниматься определением оценочной стоимости должна постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов. Если все выше перечисленные источники не содержат необходимых данных, выявленные излишки ставятся на учет в условной оценке: один объект – один рубль. Это делается в целях соблюдения принципа непрерывности бухучета и полноты отражения фактов хозяйственной жизни Информация о выбранном методе оценки должна быть раскрыта в текстовой части (раздел 4) Пояснительной записки к годовому отчету.

Излишки ОС и МЗ, выявленные в ходе проведения инвентаризации, учитываются в составе доходов казенного учреждения с применением КОСГУ 199 – прочие неденежные безвозмездные поступления. Делаются проводки:

  • д-т 1 101 хх 310, к-т 1 401 10 199 – для основных средств;
  • д-т 1 105 хх 34х, к-т 1 401 10 199 – для материальных запасов.

Все объекты, принимаемые к учету, должны соответствовать критериям признания активом.

logo
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы увидеть результаты теста, зарегистрируйтесь

После регистрации вы увидите свой результат теста и рекомендации по обучению

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.