text
8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Смена фамилии в трудовой книжке: образец 2018

  • 19 октября 2018
  • 76

При изменении персональных данных сотрудников очень важно вовремя вносить необходимые корректировки во все документы, а также в базу данных, чтобы не допустить расхождений с ПФР и ИФНС при сдаче СЗВ-М, СЗВ-стаж, расчета по страховым взносам, 2НДФЛ и других форм.

В статье мы рассказываем о том, как отразить в трудовой книжке сотрудника смену фамилии.

Основания для смены фамилии в трудовой

Подавляющее большинство людей меняют фамилию в результате заключения или расторжения брака. По сложившимся традициям, в основном, женщина берет фамилию мужа. Семейный кодекс предоставляет супругам в этом вопросе равные возможности. При заключении брака муж и жена имеют право:

  • выбрать в качестве общей фамилию одного из них;
  • оставить каждому свою добрачную;
  • присоединить фамилию супруга к своей.

Соединение не допускается, если один из супругов уже имеет двойную фамилию. Чтобы выполнить процедуру замены на основании семейного законодательства, нужно сообщить о своем желании при подаче заявления в ЗАГС. Тогда в свидетельство о браке будут внесены фамилии супругов до и после регистрации. Свидетельство является основанием для замены паспорта, а далее нужно вносить поправки в трудовую книжку.

Ст.18 Гражданского кодекса устанавливает право человека поменять свое имя (в ГК РФ этим термином обозначают имя, фамилию и отчество). Порядок и основания для такого шага предусмотрены в ст.58-60 143-ФЗ от 15.11.1997 года. Принять решение можно с 14 лет, но несовершеннолетние должны получить согласие родителей. Желающий должен написать заявление в ЗАГС, в котором указать новую фамилию и причины замены.

К заявлению прикладывается пакет документов. На принятие решения ЗАГСу дается 30 календарных дней, затем заявитель получает свидетельство о замене имени. Дальше оформляется новый паспорт, а на основании него вносятся изменения в трудовую книжку.

Пошаговая инструкция по изменению фамилии в трудовой книжке

Поступая на работу, новый сотрудник представляет работодателю множество своих персональных данных. Нет никакого общероссийского законодательного акта, который обязывает работников сообщать о произошедших изменениях. Для того, чтобы взять под контроль актуальность сведений, содержащихся в базе данных организации, нужно включить пункт об обязательном информировании в один из документов:

  • должностную инструкцию;
  • положение о работе с персональными данными;
  • трудовой договор.

Следует разработать форму заявления и оговорить срок его подачи. К заявлению должен быть приложен новый паспорт и одно из свидетельств:

  • о заключении брака;
  • о его расторжении;
  • о перемене имени.

После получения обоснованного извещения от сотрудника, начинает действовать следующая пошаговая инструкция:

  1. Руководитель накладывает на заявление резолюцию: «Службе кадров – в приказ».
  2. Служба кадров готовит приказ об изменении фамилии в учетных документах. В нем указывается сотрудник под новой фамилией, место работы и профессия. В содержании приказа делается запись: «Изменить в учетных данных фамилию (указывается прежняя) на фамилию (указывается новая) в связи с обменом паспорта и изменением паспортных данных».
  3. Приказ направляется на подпись руководителю.

  1. Получив завизированный работодателем приказ, кадровик знакомит с ним под роспись сотрудника, сменившего фамилию.
  2. На основании подписанного документа можно вносить изменения в трудовую книжку.
  3. Прежняя фамилия перечеркивается одинарной тонкой линией так, чтобы с легкостью можно было прочесть исправляемую запись.
  4. На внутренней странице обложки делается запись о новой фамилии и указываются реквизиты первичного документа-основания, то есть свидетельства, и нового паспорта.

О том, что изменения вправе вносить работодатель по месту последней работы, а не тот, который оформлял трудовую, сказано в п.26 ПП РФ № 225 от 25.03.2013 года.

Ниже приведен образец изменения фамилии в трудовой книжкев 2018 году при вступлении в брак:

Смена фамилии в трудовой книжке: образец 2018

В какие еще документы следует внести изменения

В организации следует внести корректировку в форму Т-2 «Личная карточка работника», которая содержит все сведения о сотруднике и о его профессиональной деятельности. В нее разносятся все приказы, изданные в отношении сотрудника: об отпусках, командировках, установлении надбавок, совмещении, совместительстве и так далее. После увольнения работника карточка Т-2 остается в архиве.

Необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, внести изменения в преамбулу и в раздел «Адреса и реквизиты сторон». Следует указать новую фамилию и паспортные данные.

Если у сотрудника есть служебные пропуска, лицензии, допуски их придется переоформить. В остальные документы вносить изменения не обязательно. В ст.18 Гражданского кодекса сказано, что смена имени (ФИО) гражданином не может быть причиной для изменения или прекращения его прав и обязанностей. Если работник при трудоустройстве расписался на должностной инструкции, подтверждая свое согласие с документом, то это согласование остается в силе.

Сотруднику необходимо обратиться в ПФР и ИФНС по поводу замены СНИЛС и ИНН. Номера останутся прежними, должна измениться только фамилия. Если этого не сделать, проверочная программа при отправке расчета по страховым взносам и персональных данных покажет ошибку. Фонд и налоговая не примут сведения по новой фамилии, даже если скинуть им копию паспорта. У них в базе этот номер СНИЛС принадлежит другому человеку. Придется налогоплательщику вносить в отчет прежнюю фамилию, чтобы сдать формы.ИНН не является обязательным реквизитом. Его можно просто не указывать.

Смена фамилии в трудовой книжке: образец 2018 Не забывайте, что с 1 июля 2018 года нужно заверять документы по новым правилам. Изменения связаны с тем, что вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97–2016 с нормами, как оформлять и заверять организационно-распорядительные документы. 

Смотрите подробную инструкцию по оформлению и заверению документов по новому ГОСТу в статье

Смена подписи

Если в обязанности сотрудника входило подписание (постоянно или на время отсутствия основного работника) кассовых, банковских документов, актов приема материальных ценностей, значит на него должна была быть оформлена карточка образцов подписей, которая хранится в кассе, в банке, на складе. Ее придется заменить. Обычно оформляется одна карта на всех подписантов:

  • руководитель;
  • заместитель руководителя;
  • главный бухгалтер;
  • заместитель главного бухгалтера.

Если кто-то из перечисленных выше должностных лиц, сменил фамилию, всю карту нужно менять. Не следует забывать еще об одной подписи – электронной. При смене фамилии нужно обратиться в удостоверяющий центр с просьбой заменить ЭЦП.

Возврат фамилии при разводе

Статья 32 Семейного кодекса дает мужу и жене право сохранить общую фамилию при расторжении брака или вернуть прежнюю. Если указать решение в заявлении о разводе, ЗАГС выполнит смену фамилии на основании семейного законодательства. В свидетельстве о расторжении брака будет указана старая и новая фамилия, на этом основании можно менять паспорт. Нужно будет снова произвести смену фамилии в трудовой книжке. Выполняется она по той же инструкции, что показана выше. Зачеркивается вторая фамилия и на ближайшем свободном месте пишется прежняя. На внутренней стороне обложке делается пояснительная запись.

«Зарплата в учреждении»

Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
Узнайте сейчас:
☑ 3 проблемы, из-за которых контроллеры признают доплаты и надбавки незаконными
☑ 10 подсказок бухгалтеру: как распознать поддельный больничный и принять меры
☑ Образец справки, без которой сотруднику не выдадут дубликат больничного
☑ Как оформить и оплатить работу по инвентаризации, чтобы не оштрафовали
☑ Отпуск начинается в субботу. Это устроит и сотрудника, и учреждение

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС »

Внесение записи при повторном браке

Сколько бы раз сотрудник ни вступал в брак и ни менял фамилию, алгоритм внесения изменений в трудовую книжку остается прежним: на основании документов и заявления издается приказ, а затем выполняются корректировки.

Если человек меняет фамилию много раз, и на первом листе, а также на внутренней странице обложки не хватает места для новой записи, следует руководствоваться п. 38 ПП РФ 225. В нем сказано, что, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в документ вшивается вкладыш, который заполняется и ведется работодателем по тем же правилам, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При его выдаче в трудовой ставится штамп с надписью: "Выдан вкладыш" и указываются его серия и номер.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.