Инструкция по заполнению и сдаче СЗВ-СТАЖ за 2018 год в 2019 году

Пенсионный фонд разработал поправки в форму СЗВ-СТАЖ. Сведения за 2018 год нужно сдавать на новом бланке из постановления ПФР от 06.12.2018 №507п. Какие коррективы вносят в форму и как ее заполнить без ошибок - читайте в статье.

Рассмотрим порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Скачайте форму отчета СЗВ-СТАЖ и образец заполнения за 2018 год в 2019 год в нашей статье. 

Кто и каким способом сдает СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Сдайте форму СЗВ-СТАЖ, если заключили с физическими лицами:

• трудовые договоры или трудовые отношения;
• гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг;
• договоры авторского заказа и лицензионные договоры.

Соблюдайте Порядок, утвержденный постановлением ПФР от 06.12.2018 №507п.

Страхователи с численностью менее 25 человек вправе сдать на бумаге. Все остальные только в электронно по ТКС.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2018 год

До 1 марта 2019 года сдайте СЗВ-СТАЖ по итогам 2018 года. Отделение ПФР просит вас сдать отчет раньше? Сдавать его в установленный фондом срок не обязательно, но чтобы избежать проблем, безопаснее отчитаться заранее. Перед отправкой рекомендуем перепроверить форму СЗВ-СТАЖ, ведь за каждую ошибку придется заплатить штраф. А вот, если пропустите срок установленный фондом, то оштрафовать за это ПФР не вправе.

Есть три случая, когда отчет СЗВ-СТАЖ нужно сдать досрочно (см. таблицу 1)

Таблица 1. Когда отчет СЗВ-СТАЖ сдают досрочно

Случаи, когда нужно сдать отчет	Срок
Сотрудник выходит на пенсию	Три календарных дня - после того как сотрудник обратился к вам с заявлением о назначении пенсии
Ликвидация учреждения	Месяц - после того, как утвердили промежуточный ликвидационный баланс (ф. 0503230, 0503830)
Реорганизация учреждения	Месяц - после того как утвердили передаточный акт. Но не позже дня, когда в ИФНС подали документы для госрегистрации реорганизации. Если реорганизации в форме присоединения к другому юрлицу, то учреждение, которое присоединяется, направляет сведения в ПФР не позднее даты, когда подали в ИФНС документы для госрегистрации реорганизации

Выдайте СЗВ-СТАЖ всем сотрудникам на руки, которые увольняются в 2018 году. В ПФР сведения по ним подайте по итогам 2018 года в общем порядке, то есть до 1 марта 2019 года.

Новый бланк СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Новая форма отчета СЗВ-СТАЖ утверждена в постановлении ПФР от 06.12.2018 №507п.

Изменилась графа 14 раздела 3. Подробнее про ее заполнение читайте ниже в статье.

5 образцов, чтобы сдать новый СЗВ-СТАЖ

Порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из  пяти разделов:

• раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• раздел 2 «Отчетный период»;
• раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
• раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

В шапке формы заполните регистрационный номер в ПФР и ИНН/ КПП учреждения.

Все страницы отчета пронумеруйте в сквозном порядке. Заполните поле «Стр.» так: 00001 – первая страница, 00002 – вторая страница и т. д.

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

Строки «Регистрационный номер в ПФР», «ИНН», «КПП» заполните так же, как и в шапке.

По строке «Наименование (краткое)» укажите краткое наименование учреждения, как в учредительных документах.

Пометьте один из показателей знаком «X», который соответствует типу представляемой формы:

• «Исходная» – сведения подаете в первый раз;
• «Дополняющая» – в исходной форме сведений на сотрудника не было или они были с ошибкой;
• «Назначение пенсии» – подаете сведения на сотрудника, который выходит на пенсию в течение года.

Раздел 2 «Отчетный период»

В поле «Календарный год» укажите год, за который представляете отчет. Например, при сдаче СЗВ-СТАЖ за 2018 год, укажите «2018»

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»

Раздел 3 представляют собой таблицу с 14 графами, в которых нужно отразить данные о периодах работы сотрудников. По каждому работнику делают отдельную запись, Кроме дат нужно указать:

• сведения о неотработанных периодах (отпуска, больничные и т. д.);
• периоды работы во вредных или особых территориальных условиях;
• данные о замещение государственных или муниципальных должностей.

В графах 1 - 5 пропишите ФИО и СНИЛС работника.

В графах 6 и 7 - сведения о периодах работы (начало покажите в графе 6, окончание - в графе 7). Данные возьмите из табелей учета рабочего времени и ГПД. Если у сотрудников несколько периодов работы, то каждый период укажите в отдельной строке. Повторно заполнять графы 1-5 не нужно.

Если нужно отразить периоды работы по ГПД, то одновременно нужно заполнить графу 11. В ней нужно проставить один из кодов:

• «ДОГОВОР» – когда в отчетном периоде начислили вознаграждение по договору;
• «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» – когда начислений еще не было.

В графе 11 отдельными строками выделите отпуска, больничные и прочие периоды отклонения. Соответствующий код выберите в таблице 2:

Таблица 2. Коды дополнительных сведений для исчисления страхового стажа

Коды	Расшифровка
ВРНЕТРУД	Период временной нетрудоспособности
ДЕТИ	Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет
ДЛДЕТИ	Отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет
НЕОПЛ	Отпуск за свой счет, время простоя по вине сотрудника, другие неоплачиваемые периоды
КВАЛИФ	Повышение квалификации с отрывом от производства
ОБЩЕСТ	Исполнение государственных или общественных обязанностей
СДКРОВ	Дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха
ОТСТРАН	Дни, когда сотрудника не по его вине отстранили от работы или не допустили к ней
УЧОТПУСК	Дополнительные отпуска сотрудникам, которые совмещают работу с обучением
ЧАЭС	Дополнительный отпуск гражданам, которые пострадали от радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС
ДОПВЫХ	Дополнительные выходные дни лицам, которые ухаживают за детьми-инвалидами

Также в графе 11 указывается код ДЛОТПУСК, подробнее про этот код читайте в отдельной статье.

Иногда коды в графе 11 указывают в две строки. Проставьте код для государственных, муниципальных служащих и лиц, замещающих госдолжности. Эти коды всегда указывайте в первой строке (п. 2.3.34 Порядка № 3п). 

На сотрудников с правом на досрочную пенсию заполните графы 8–10, 12 и 13. Информация в них зависит от занимаемой должности. Графу 8 заполните, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных. Нужный код выберите из Классификатора в Порядке №3п. Например, по сотрудникам, которые работают в районах Крайнего Севера укажите код РКС.

В графе 9 укажите код особых условий труда сотрудника, с выплат которому начислили страховые взносы по доптарифам. Код условий выберите из Классификатора для установления досрочной пенсии и код профессии из списка 1 или 2 постановления Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10№ 781. Эту графу не заполняйте, если:

• особые условия не подтверждены документально;
• не заплатили страховые взносы по доптарифу (либо не должны перечислять вообще, либо начислили, но не заплатили).

В графе 10 укажите код основания для исчисления страхового стажа сотруднику, который имеет право на досрочную пенсию.

В графе 12 укажите код из таблицы 3. Эту графу заполняйте, только если за период работы в таких условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу. В графе 13 — объем работ (долю ставки, количество учебных часов). Например, если врач работает на одну ставку, поставьте 1, если на полставки — 0,5.

Таблица 4. Коды для медицинских и педагогических работников в графе 12

Коды в графе 12	Расшифровка должностей
Медицинские работники
27-ГД	Медработники в городах (врачи, медсестры, кроме работников хирургического профиля)
27-СМ	Медработники в сельской местности (врачи, медсестры, кроме работников хирургического профиля)
27-ГДХР	Медработники хирургического профиля в городах (врачи-хирурги, операционные медсестры)
27-СМХР	Медработники хирургического профиля в сельской местности (врачи-хирурги, операционные медсестры)
Педагоги школ и других учреждений для детей
27-ПД	Все педагоги, кроме директора учреждения (начальника, заведующего)
27- ПДРК	Директор учреждения (начальник, заведующий)

Графы 12 и 13 не заполняйте на сотрудников с правом на досрочную пенсию по периодам, которые перечислены в таблице 1. Эти периоды не включают в стаж для расчета досрочной пенсии. Исключение — код «ВРНЕТРУД».

По новым правилам в графе 14 отражаются сведения об увольнении застрахованного лица и данные о периодах, которые засчитывают в страховой стаж безработным.

Например, если работник уволился 31 декабря, то в графе 14 делайте отметку, как и раньше. Но вместо символа «Х» указывайте дату увольнения, например «31.12.2018».

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Смотрите и скачайте образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год в 2019 году по новой форме:

Как уточнить сведения в СЗВ-СТАЖ

Ошибки в СЗВ-СТАЖ надо исправлять по особым правилам. Для каждого вида ошибки есть своя уточняющая форма отчета – СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая», СЗВ-КОРР с типом «ОТМН», «КОРР» или «ОСОБ». Какую форму подавать, зависит от ошибки и от того, принял ли фонд отчет полностью, частично или прислал предупреждение.

Сдать повторно

СЗВ-СТАЖ сдайте повторно, если ПФР полностью не принял первичный отчет. Такое возможно из-за критических ошибок. Например, отчет не примут, если файл не соответствует XSD-схеме, в отчете некорректная электронная подпись, ошибка в регистрационном номере или ИНН. Статус таких ошибок – «50». Все критические ошибки смотрите в приложениях 1–5 к Порядку №3. Для этого подайте форму с типом «Исходная» в разделе 1.

Дополнить сведения

Какую форму заполнить, чтобы исправить ошибки зависит от того, за какой период нужно уточнить сведения. Так если хотите исправить сведения за 2017 год и более поздние периоды заполните СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая». Если ошибки, за 2016 год и более ранние период - СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ» или СЗВ-ИСХ.

Как исправить сведения за 2017 год и более поздние периоды

Если забыли включить сотрудника в СЗВ-СТАЖ, а ПФР его уже принял или принял частично, то подайте СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая. Этой же формой можете исправить ошибки со статусом «30», из-за которых ПФР принял отчет частично, не по всем сотрудникам. Примеры таких ошибок смотрите в таблице 4.

Таблица 4. Примеры ошибок с кодом «30».

Ошибка	Примечание
Не указали Ф. И. О. или СНИЛС	Графы 3–6 раздела 3 отчета заполнять обязательно. Графу «Отчество» не заполняйте, если отчества по паспорту нет (например, для иностранных сотрудников). Если у сотрудника нет СНИЛС, оформите его – либо сами обратитесь в ПФР, либо отправьте сотрудника получать документы
Ф. И. О. не соответствует СНИЛС	Проверьте, не менял ли работник, например, фамилию. Если сотрудник ее сменил, а СНИЛС не переоформил, укажите старую фамилию
Период работы указали за пределами календарного года	Даты указывайте в пределах периода, за который сдаете отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2017 года, в отчете за 2018 год в графе «Период работы» укажите: «с 01.01.2018 по 31.12.2018»
Периоды стажа указали не по порядку	Например, сотрудник болел с 3 по 7 июня. В отчете укажите последовательно три периода: – с 01.01.2018 по 02.06.2018 – рабочие дни; – с 03.06.2018 по 07.06.2018 – дни болезни; – с 08.06.2018 по 31.12.2018 – рабочие дни

Разделы 1, 2 и 3 формы СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» заполните только на тех сотрудников, по которым нужно досдать сведения.

Как исправить сведения за 2016 год и более ранние периоды

Исправить сведения за 2016 год и более ранние периоды поможет форма СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ» В ней заполните разделы 1–3 и хотя бы один из разделов 4–6. Это зависит от того, что дополняете – периоды работы, начисления по обычному или дополнительному тарифу.

Если на какого-то сотрудника сведения не представляли вообще, то сдайте СЗВ-ИСХ.

Отменить сведения

Если вы включили в СЗВ-СТАЖ человека по ошибке, а ПФР принял такой отчет, то отмените его отчетом СЗВ-КОРР с типом «ОТМН». В этой форме заполните разделы 1 и 2 по лицам, которых ошибочно указали в СЗВ-СТАЖ.

Заменить сведения

Обнаружили ошибки в СЗВ-СТАЖ, который ПФР принял? Например, в СЗВ-СТАЖ указали не все периоды работы, не прописали условия работы для досрочной пенсии. Чтобы исправить ошибки, заполните разделы 1–3 и 6 в форме СЗВ-КОРР. Этой же формой можете исправить:

• данные о доходе, начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже застрахованного лица. Для этого заполните раздел 4;
• выплаты по сотрудникам, которые заняты на работах, перечисленных в подпунктах 1–18 пункта 1 статьи 30 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Это раздел 5.

Штрафы за несвоевременную сдачу и ошибки

Если пропустите срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ или представите неполные сведения или недостоверные данные, то руководителя или главбуха оштрафуют до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП). А учреждение заплатит 500 руб. за каждого сотрудника, на которого подали или должны были подать отчет (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Штрафов можно избежать, если исправите ошибки в срок. На это проверяющие дают пять рабочих дней с той даты, когда получили протокол с сообщением об ошибке (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Штат сотрудников превышает 25 человек? Сдавайте только электронно через ТКС, иначе штраф - 1000 руб. (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Как выдавать копии СЗВ-СТАЖ сотрудникам

Обязанность по выдаче увольняющемуся физлицу копии формы утверждена в п. 4 стат. 11 Закона № 27-ФЗ. Работодатель обязан выдать сотруднику сведения из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Срок предоставления дубликатов – 5 дней (календарных) с момента обращения сотрудника. Чтобы понять, как заполнить форму СЗВ-СТАЖ при увольнении или прекращении договора гражданско-правового характера, нужно следовать общим правилам по Постановлению № 3п от 11.01.17 г.

Информация вносится только в разделы 1-3. Разделы 4 и 5 заполняются по тем лицам, которым назначается пенсия. Увольняющемуся лицу предоставляется та часть отчета, где содержатся сведения по этому работнику. Выдавать весь документ запрещается, поскольку личная информация охраняется законодательством о персональных данных.

Если работник собрался уходить на пенсию, подайте на него в ПФР формы персонифицированного учета, в том числе и СЗВ-СТАЖ. На их основании фонд определит страховой стаж для назначения пенсии.