Инструкция по заполнению и сдаче СЗВ-СТАЖ за 2018 год в 2019 году

Пенсионный фонд разработал поправки в форму СЗВ-СТАЖ. Сведения за 2018 год нужно сдавать на новом бланке из постановления ПФР от 06.12.2018 №507п. Какие коррективы вносят в форму и как ее заполнить без ошибок - читайте в статье.

Рассмотрим порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Скачайте форму отчета СЗВ-СТАЖ и образец заполнения за 2018 год в 2019 год в нашей статье. 

Кто и каким способом сдает СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Сдайте форму СЗВ-СТАЖ, если заключили с физическими лицами:

• трудовые договоры или трудовые отношения;
• гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг;
• договоры авторского заказа и лицензионные договоры.

Соблюдайте Порядок, утвержденный постановлением ПФР от 06.12.2018 №507п.

Страхователи с численностью менее 25 человек вправе сдать на бумаге. Все остальные только в электронно по ТКС.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2018 год

До 1 марта 2019 года сдайте СЗВ-СТАЖ по итогам 2018 года. Отделение ПФР просит вас сдать отчет раньше? Сдавать его в установленный фондом срок не обязательно, но чтобы избежать проблем, безопаснее отчитаться заранее. Перед отправкой рекомендуем перепроверить форму СЗВ-СТАЖ, ведь за каждую ошибку придется заплатить штраф. А вот, если пропустите срок установленный фондом, то оштрафовать за это ПФР не вправе.

Есть три случая, когда отчет СЗВ-СТАЖ нужно сдать досрочно (см. таблицу 1)

Выдайте СЗВ-СТАЖ всем сотрудникам на руки, которые увольняются в 2018 году. В ПФР сведения по ним подайте по итогам 2018 года в общем порядке, то есть до 1 марта 2019 года.

Новый бланк СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Новая форма отчета СЗВ-СТАЖ утверждена в постановлении ПФР от 06.12.2018 №507п 

Изменилась графа 14 раздела 3. Подробнее про ее заполнение читайте ниже в статье.

Порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из  пяти разделов:

• раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• раздел 2 «Отчетный период»;
• раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
• раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

В шапке формы заполните регистрационный номер в ПФР и ИНН/ КПП учреждения.

Все страницы отчета пронумеруйте в сквозном порядке. Заполните поле «Стр.» так: 00001 – первая страница, 00002 – вторая страница и т. д.

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

Строки «Регистрационный номер в ПФР», «ИНН», «КПП» заполните так же, как и в шапке.

По строке «Наименование (краткое)» укажите краткое наименование учреждения, как в учредительных документах.

Пометьте один из показателей знаком «X», который соответствует типу представляемой формы:

• «Исходная» – сведения подаете в первый раз;
• «Дополняющая» – в исходной форме сведений на сотрудника не было или они были с ошибкой;
• «Назначение пенсии» – подаете сведения на сотрудника, который выходит на пенсию в течение года.

Смотрите рекомендации экспертов в Системе Госфинансы

• Какие отчеты сдавать в ПФР
• Как составить опись ОДВ-1
• Как проводит проверки ПФР

Раздел 2 «Отчетный период»

В поле «Календарный год» укажите год, за который представляете отчет. Например, при сдаче СЗВ-СТАЖ за 2018 год, укажите «2018»

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»

Раздел 3 представляют собой таблицу с 14 графами, в которых нужно отразить данные о периодах работы сотрудников. По каждому работнику делают отдельную запись, Кроме дат нужно указать:

• сведения о неотработанных периодах (отпуска, больничные и т. д.);
• периоды работы во вредных или особых территориальных условиях;
• данные о замещение государственных или муниципальных должностей.

В графах 1 - 5 пропишите ФИО и СНИЛС работника.

В графах 6 и 7 - сведения о периодах работы (начало покажите в графе 6, окончание - в графе 7). Данные возьмите из табелей учета рабочего времени и ГПД. Если у сотрудников несколько периодов работы, то каждый период укажите в отдельной строке. Повторно заполнять графы 1-5 не нужно.

Если нужно отразить периоды работы по ГПД, то одновременно нужно заполнить графу 11. В ней нужно проставить один из кодов:

• «ДОГОВОР» – когда в отчетном периоде начислили вознаграждение по договору;
• «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» – когда начислений еще не было.

В графе 11 отдельными строками выделите отпуска, больничные и прочие периоды отклонения. Соответствующий код выберите в таблице 2:

Также в графе 11 указывается код ДЛОТПУСК, подробнее про этот код читайте в отдельной статье.

Иногда коды в графе 11 указывают в две строки. Проставьте код для государственных, муниципальных служащих и лиц, замещающих госдолжности. Эти коды всегда указывайте в первой строке (п. 2.3.34 Порядка № 3п). Коды смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

На сотрудников с правом на досрочную пенсию заполните графы 8–10, 12 и 13. Информация в них зависит от занимаемой должности. Графу 8 заполните, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных. Нужный код выберите из Классификатора в Порядке №3п. Например, по сотрудникам, которые работают в районах Крайнего Севера укажите код РКС.

В графе 9 укажите код особых условий труда сотрудника, с выплат которому начислили страховые взносы по доптарифам. Код условий выберите из Классификатора для установления досрочной пенсии и код профессии из списка 1 или 2 постановления Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10№ 781. Эту графу не заполняйте, если:

• особые условия не подтверждены документально;
• не заплатили страховые взносы по доптарифу (либо не должны перечислять вообще, либо начислили, но не заплатили).

В графе 10 укажите код основания для исчисления страхового стажа сотруднику, который имеет право на досрочную пенсию. Все коды смотрите в таблице внутри статьи журнала Зарплата в учреждении

В графе 12 укажите код из таблицы 3. Эту графу заполняйте, только если за период работы в таких условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу. В графе 13 — объем работ (долю ставки, количество учебных часов). Например, если врач работает на одну ставку, поставьте 1, если на полставки — 0,5.

Таблица 4. Коды для медицинских и педагогических работников в графе 12

Графы 12 и 13 не заполняйте на сотрудников с правом на досрочную пенсию по периодам, которые перечислены в таблице 1. Эти периоды не включают в стаж для расчета досрочной пенсии. Исключение — код «ВРНЕТРУД».

По новым правилам в графе 14 отражаются сведения об увольнении застрахованного лица и данные о периодах, которые засчитывают в страховой стаж безработным.

Например, если работник уволился 31 декабря, то в графе 14 делайте отметку, как и раньше. Но вместо символа «Х» указывайте дату увольнения, например «31.12.2018».

Фрагмент нового бланка СЗВ-СТАЖ, графа 14:

Сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным работодателям заполнять не надо. Такие сведения будут указывать центры занятости по физлицам, которые стоят у них на учете. Если гражданин получал в течение года пособие по безработице, то центр занятости в СЗВ-СТАЖ поставит в графе 14 напротив его фамилии пометку «БЕЗР».

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Смотрите и скачайте образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год в 2019 году по новой форме:

Как уточнить сведения в СЗВ-СТАЖ

Ошибки в СЗВ-СТАЖ надо исправлять по особым правилам. Для каждого вида ошибки есть своя уточняющая форма отчета – СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая», СЗВ-КОРР с типом «ОТМН», «КОРР» или «ОСОБ». Какую форму подавать, зависит от ошибки и от того, принял ли фонд отчет полностью, частично или прислал предупреждение.

Мы кратко описали варианты уточнения СЗВ-СТАЖ, подробное описание методов исправления отчета с образцами смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

Сдать повторно

СЗВ-СТАЖ сдайте повторно, если ПФР полностью не принял первичный отчет. Такое возможно из-за критических ошибок. Например, отчет не примут, если файл не соответствует XSD-схеме, в отчете некорректная электронная подпись, ошибка в регистрационном номере или ИНН. Статус таких ошибок – «50». Все критические ошибки смотрите в приложениях 1–5 к Порядку №3. Для этого подайте форму с типом «Исходная» в разделе 1.

Дополнить сведения

Какую форму заполнить, чтобы исправить ошибки зависит от того, за какой период нужно уточнить сведения. Так если хотите исправить сведения за 2017 год и более поздние периоды заполните СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая». Если ошибки, за 2016 год и более ранние период - СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ» или СЗВ-ИСХ.

Как исправить сведения за 2017 год и более поздние периоды

Если забыли включить сотрудника в СЗВ-СТАЖ, а ПФР его уже принял или принял частично, то подайте СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая. Этой же формой можете исправить ошибки со статусом «30», из-за которых ПФР принял отчет частично, не по всем сотрудникам. Примеры таких ошибок смотрите в таблице 4.

Таблица 4. Примеры ошибок с кодом «30».

Разделы 1, 2 и 3 формы СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» заполните только на тех сотрудников, по которым нужно досдать сведения.

Как исправить сведения за 2016 год и более ранние периоды

Исправить сведения за 2016 год и более ранние периоды поможет форма СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ» В ней заполните разделы 1–3 и хотя бы один из разделов 4–6. Это зависит от того, что дополняете – периоды работы, начисления по обычному или дополнительному тарифу.

Если на какого-то сотрудника сведения не представляли вообще, то сдайте СЗВ-ИСХ.

Отменить сведения

Если вы включили в СЗВ-СТАЖ человека по ошибке, а ПФР принял такой отчет, то отмените его отчетом СЗВ-КОРР с типом «ОТМН». В этой форме заполните разделы 1 и 2 по лицам, которых ошибочно указали в СЗВ-СТАЖ.

Заменить сведения

Обнаружили ошибки в СЗВ-СТАЖ, который ПФР принял? Например, в СЗВ-СТАЖ указали не все периоды работы, не прописали условия работы для досрочной пенсии. Чтобы исправить ошибки, заполните разделы 1–3 и 6 в форме СЗВ-КОРР. Этой же формой можете исправить:

• данные о доходе, начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже застрахованного лица. Для этого заполните раздел 4;
• выплаты по сотрудникам, которые заняты на работах, перечисленных в подпунктах 1–18 пункта 1 статьи 30 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Это раздел 5.

Штрафы за несвоевременную сдачу и ошибки

Если пропустите срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ или представите неполные сведения или недостоверные данные, то руководителя или главбуха оштрафуют до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП). А учреждение заплатит 500 руб. за каждого сотрудника, на которого подали или должны были подать отчет (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Штрафов можно избежать, если исправите ошибки в срок. На это проверяющие дают пять рабочих дней с той даты, когда получили протокол с сообщением об ошибке (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Штат сотрудников превышает 25 человек? Сдавайте только электронно через ТКС, иначе штраф - 1000 руб. (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Как выдавать копии СЗВ-СТАЖ сотрудникам

Обязанность по выдаче увольняющемуся физлицу копии формы утверждена в п. 4 стат. 11 Закона № 27-ФЗ. Работодатель обязан выдать сотруднику сведения из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Срок предоставления дубликатов – 5 дней (календарных) с момента обращения сотрудника. Чтобы понять, как заполнить форму СЗВ-СТАЖ при увольнении или прекращении договора гражданско-правового характера, нужно следовать общим правилам по Постановлению № 3п от 11.01.17 г.

Информация вносится только в разделы 1-3. Разделы 4 и 5 заполняются по тем лицам, которым назначается пенсия. Увольняющемуся лицу предоставляется та часть отчета, где содержатся сведения по этому работнику. Выдавать весь документ запрещается, поскольку личная информация охраняется законодательством о персональных данных.

Если работник собрался уходить на пенсию, подайте на него в ПФР формы персонифицированного учета, в том числе и СЗВ-СТАЖ. На их основании фонд определит страховой стаж для назначения пенсии.