8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Инструкция по заполнению и сдаче 6-НДФЛ за 2018 год

  • 29 ноября 2018
  • 253

Для каждого налогового агента важно правильно подготовить годовой отчет по форме 6-НДФЛ. На основании 6-НДФЛ ИФНС будет делать выводы о корректном исчислении, своевременном удержании и перечислении подоходного налога в течении расчетного периода.

Мы рассказываем о форме отчета и порядке его заполнения. Смотрите, на какие ошибки обратит внимание налоговая инспекция при приеме. Скачайте бланк формы 6-НДФЛ и образец заполнения за 4 квартал 2018 года в нашей статье.

Последние изменения в форме 6-НДФЛ

До завершения текущего расчетного периода по подоходному налогу остается немного времени. Уже понятно, что для сдачи 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года новая форма отчета утверждена не будет. Не было сообщений от налоговиков и о внесении каких-либо изменений и дополнений. Сдавать отчет нужно на бланке, содержащемся в приказе ФНС от 14.10.2015 года № ММВ-7-11/450@ в редакции от 17.01.2018 года.

Поправки, внесенные в январе 2018 года, были небольшими. Как и в другой налоговой отчетности, в 6-НДФЛ теперь предусмотрены поля, заполняемые правопреемником, отчитывающимся за реорганизованное юрлицо. Уточнен порядок указания КПП для крупнейших налогоплательщиков. Внесены изменения в справочник кодов мест представления отчета, а в поле для сведений о документе, подтверждающем полномочия представителя налогового агента, теперь требуется указывать не только название, но и реквизиты.

Скачайте действующую форму отчета 6-НДФЛ:

Срок сдачи 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года

На подготовку отчета за год налоговому агенту отводится гораздо больше времени, чем на квартальный или полугодовой. Для 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года срок сдачи отчетности1 апреля 2019 года. Смотрите таблицу сроков сдачи 6-НДФЛ в 2019 году.

Не забывайте, что за несвоевременную сдачу отчета грозят штрафы и ответственность, подробнее читайте далее в статье.

Куда сдавать отчет и в каком виде

В приказе ММВ-7-11/450@, помимо бумажной формы, утверждены форматы для электронной отчетности, направляемой по каналам телекоммуникационной связи. Вид представления зависит от количества физических лиц, получивших налогооблагаемый доход в отчетном периоде. Если их было менее 25 человек, налоговый агент вправе отчитаться на бумаге (ст.230 НК РФ). Если получивших выплаты работников более 25, инспекция примет только электронную форму через оператора ТКС. Смотреть численность нужно в первом разделе в строке 060.

Представляют отчет в ИФНС по месту своего нахождения:

  • организации всех форм собственности, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками;
  • обособленные подразделения;
  • правопреемники реорганизованных юрлиц.

Индивидуальные предприниматели, главы фермерских хозяйств, частнопрактикующие нотариусы и адвокаты отчитываются в инспекцию по месту проживания. Если ИП применяет ЕНВД или работает по патенту, то обязан представить отчет по месту осуществления деятельности. Крупнейшие налогоплательщики отчитываются в налоговую, в которой они зарегистрированы в качестве крупнейших. Им дано право выбора: отчитаться в эту же ИФНС за свои обособленные подразделения или направить формы в инспекции по месту нахождения каждого филиала.

Правила заполнения 6-НДФЛ

Форма заполняется на основании регистров налогового учета, которые должен вести налоговый агент. Если в течение отчетного периода были удержания по разным ставкам или много выплат, разделы 1 и 2 могут не поместиться на одну страницу. В этом случае добавляется необходимое количество страниц. Все показатели формы заполняются нарастающим итогом с начала расчетного периода, поэтому 6-НДФЛ за 4 квартал является годовым отчетом.

Как составить и сдать отчет при реогранизации или ликвидации организации смотрите в рекомендации

Порядок заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года

Подробно о том, как вносить данные в расчет исчисленных и удержанных сумм налога, сказано в приказе ММВ-7-11/450. Чтобы без ошибок заполнить 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года, можно ознакомиться с инструкцией заполнения с примерами.

Титульный лист

Данные на титульном листе отчетной формы:

  1. ИНН и КПП налогового агента или его правопреемника, которые следует ввести в самых верхних полях каждой страницы.
  2. Номер корректировки. Если в поле указано значение 0--, значит, форма имеет статус исходной.
  3. Отчетный период. Нужно выбрать соответствующий код из справочника в приказе. Годовой отчет – код «34».
  4. Расчетный период – 2018 год.
  5. Код налогового органа, состоящий из четырех знаков: первые два – код региона РФ, последующие – номер инспекции.
  6. Код представления. Выбирается из справочника, содержащегося в приказе ФНС.
  7. Налоговый агент. Поле заполняется в соответствии с Уставом юрлица или гражданским паспортом физлица. Краткое наименование отчитывающейся организации допустимо, если оно есть в учредительных документах.
  8. Сведения о реорганизованном юрлице. Эти данные вносят только правопреемники. Тот, кто отчитывается за себя, проставляет прочерки.  
  9. Код ОКТМО.
  10. Количество страниц в форме и листов в приложениях.
  11. Контактный телефон исполнителя.

В нижней части выбирается статус лица, подписавшего отчет. Код «1» – налоговый агент либо правопреемник, код «2» – представитель, для которого нужно заполнить реквизиты подтверждающего полномочия документа. 

Раздел 1

Обобщенные показатели в 6-НДФЛ подразделяются на две части:

  1. Строки с 010 по 050, заполняемые для каждой ставки.
  2. Строки с 060 по 090, общие по юридическому или физлицу.

Ставка вносится в строку 010. Для этого показателя возможно три значения:

  • 13% – для резидентов;
  • 30% или 15% – для нерезидентов в зависимости от вида дохода.

Далее отражается общая сумма доходов (стр.020), в том числе дивиденды (025), суммы всех примененных в текущем году вычетов (030), исчисленный налог (040), в том числе с дивидендов (045). Строка 050 заполняется, если в организации по патенту работают иностранцы. Вносятся суммы уплаченных ими авансовых платежей.

В целом по налоговому агенту заполняются сведения:

  • общее число физлиц, получивших доход (стр.060);
  • сумма исчисленного налога (070);
  • не удержанный налог из доходов, выплаченных в натуральной форме (080);
  • возвращенный НДФЛ (090).

В строке 090 указывается возврат налога, удержанного по ошибке. Если физлицо сменило статус нерезидента на резидента, в связи с чем снизилась ставка, излишне уплаченный налог возвращает ИФНС.

Смотрите подсказки по заполнению отчета:

Раздел 2

Во втором разделе 6-НДФЛ отразите все выплаты, сопровождавшиеся удержанием и перечислением подоходного налога за 4 квартал 2018 года. Основное условие: операция включается в отчет, если срок уплаты НДФЛ по ней находится внутри квартала. Основание – письмо ФНС от 18.02.2016 года № БС-3-11/650@. Каждая операция содержит пять показателей. В первых трех строках указываются даты:

  • начисления дохода (стр.100);
  • исчисления и удержания налога (110);
  • срок перечисления НДФЛ по НК РФ (120)

В следующих строках проставляются суммы:

  • дохода (130)
  • НДФЛ (140).

Ниже приведен пример отражения в 6-НДФЛ выплаты заработной платы за октябрь 2018 года. Всего начислено 650 тыс. руб. Налог с учетом вычетов составил 70 тыс. руб. В соответствии с правилами внутреннего распорядка, 25 октября выдан аванс 150 тыс. руб. и 9 ноября зарплата 430 тыс. руб. Во втором разделе делается запись:

  • стр.100 – 31.10.2018 года;
  • стр.110 – 09.11.2018 года;
  • стр.120 – 12.11.2018 года;
  • стр.130 – 650 тыс. руб.;
  • стр.140 – 70 тыс. руб.

Выдача аванса не отражается, так как не сопровождается начислением дохода и удержанием налога. День зарплаты приходится на субботу 10 ноября, поэтому деньги выдаются в пятницу 9 ноября. В соответствии с НК РФ, перечисление налога переносится на ближайший понедельник 12 ноября.

Частые случаи при заполнении 6-НДФЛ:

  • доход начислили в одном периоде, а выплатили в другом;
  • организация выплатила зарплату до окончания месяца;
  • закрыли обособленное подразделение;
  • выплатили переходящую производственную премию;
  • сумма стандартных вычетов больше начисленной зарплаты;
  • человек получил доход в натуральной форме;
  • организация выплатила непроизводственную премию в середине месяца;
  • сотрудник получил в отчетном периоде лишь аванс;
  • сотрудник перешел из одного обособленного подразделение в другое;
  • организация доначислила сотруднику отпускные;
  • работодатель отозвал сотрудника из отпуска;
  • сотрудник-резидент стал нерезидентом;
  • организация выдала аванс в размере оклада.

Как в таких случаях заполнить 6-НДФЛ смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

Переходные выплаты 6-НДФЛ за 4 квартал

Чтобы разобраться, как поступать, если даты одной операции находятся в разных кварталах, рассмотрим пример заполнения переходящих выплат 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года.

Пример

В организации 15.09.2018 года начислено пособие по временной нетрудоспособности в сумме 3000 руб., удержан налог 390 руб., выдано работнику 2610 руб. НК РФ допускает суммирование подоходного налога по всем больничным, начисленным в течение месяца, и перечисление единым платежом в последний день месяца. Но 30.09.2018 года – воскресенье, поэтому НДФЛ был перечислен 01.10.2018 года (ст.6.1 НК РФ). Выплата должна быть отражена в отчете за 4 квартал:

  • стр.100 – 15.09.2018 года;
  • стр.110 – 15.09.2018 года;
  • стр.120 – 01.10.2018 года;
  • стр.130 – 3000 руб.
  • стр.140 – 390 руб.

Так отражайте все переходящие выплаты.

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ

Письмо ФНС от 04.05.2016 года № БС-4-11/7928 разъясняет положения ст.230 НК РФ о том, что 6-НДФЛ сдают только налоговые агенты, производящие выплаты физлицам. Если выплат не было, отчет не представляется. В начале приостановки деятельности уведомите ИФНС письмом, чтобы отсутствие формы не расценили, как нарушение и не закрыли расчетный счет. 

Письмо составьте в свободной форме. Смотрите образец письма в Системе Госфинансы

Декабрьская зарплата

В связи с продолжительными новогодними каникулами работодатель может выдать зарплату за декабрь до окончания месяца. Если в этом случае и платеж по НДФЛ будет произведен ранее 31.12.2018 года, инспекция не посчитает его досрочным, а значит, ошибочным. Возможны три варианта с декабрьской зарплатой:

  1. Выдана в соответствии с ПВР 10 января.
  2. Выдана в последний рабочий день 29 декабря.
  3. Выдана 28 декабря или ранее.

В первых двух случаях выплата должна быть показана в отчете за 1 квартал 2019 года. Срок уплаты налогов в первом варианте – 11 января, во втором – 9 января, первый рабочий день после выходных. В третьем случае декабрьская зарплата отражается в 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года:

  • стр.100 – 31.12.2018 года;
  • стр.110 – 28.12.2018 года;
  • стр.120 – 29.12.2018 года.

Далее указываются начисленная сумма и удержанный налог. Подробнее про отражение декабрьской зарплаты в 6-НДФЛ читайте в отдельной статье.

Образец заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года

Смотрите и скачайте образец заполнения 6-НДФЛ за 2018 год:

Инструкция по заполнению и сдаче 6-НДФЛ за 2018 год

Смотрите еще 90 примеров заполнения 6-НДФЛ в таблице Системы Госфинансы

Как проверить отчет 6-НДФЛ

Письмо ФНС от 10.03.2016 года № БС-4-11/3852@ содержит контрольные соотношения для 6-НДФЛ, которые проверяются при приеме отчета налоговой инспекцией. Проверьте отчет по контрольным соотношениям:

Проверить 6-НДФЛ

Также советуем использовать в работе шпаргалку: самые частые ошибки в 6-НДФЛ и их решения

Наиболее серьезные внутридокументные нарушения:

  1. Стр.030 больше, чем стр.020, – завышена сумма предоставленных вычетов.
  2. Налог, рассчитанный по формуле: (стр.020 – стр.030) × стр.010 /100, больше, чем указанный налоговым агентом в стр.040, – занижена сумма налога.
  3. Стр.040 больше, чем стр.050 – завышены суммы авансовых платежей.

Междокументные несоответствия:

  1. Разница стр.070 и стр.090 больше, чем данные о перечислениях из карточки расчетов с бюджетом (КРСБ), – возможно, не вся сумма НДФЛ перечислена в бюджет.
  2. Сумма дохода по соответствующей ставке стр.020 6-НДФЛ должна быть равна сумме доходов по этой же ставке в справках 2-НДФЛ по всем сотрудникам.
  3. Суммы исчисленного налога в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ по одинаковым ставкам должны совпадать.
  4. Показатель в стр.060 в 6-НДФЛ не совпадает с общим количеством справок 2-НДФЛ, – возможно, в отчете занижено число получателей дохода, либо представлены не все справки.

Если форма направляется по телекоммуникационным каналам связи, проверка выполняется автоматически, отправителю поступает итоговый протокол.

При серьезных ошибках в отчете подайте уточненный 6-НДФЛ. Некоторые неточности ИФНС допускает без штрафа. Когда подавать уточненку обязательно, а в когда нет, смотрите в шпаргалке

Ответственность

Если налоговый агент задержал сдачу 6-НДФЛ на 10 и более дней, его расчетный счет может быть закрыт в соответствии со ст.76 НК РФ. Штрафные санкции составляют 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки. За недостоверные сведения в соответствии со ст.126.1 придется заплатить 500 руб. Если форма сдана не в соответствующем виде (на бумаге вместо электронного документа), штраф составит 200 руб. Однако, ИФНС может посчитать такой отчет непредставленным, тогда санкции увеличатся.

Подробнее про штрафы за несвоевременную сдачи 6-НДФЛ и ошибки в отчете читайте в отдельной статье.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.