8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Инструкция по оформлению штатного расписания на 2019 год

  • 6 декабря 2018
  • 137

Если в организации есть наемные работники, значит, должно быть оформлено и утверждено по всем правилам штатное расписание. В статье мы рассказываем, какую форму следует использовать для штатного расписания, как заполнить каждый раздел и как вносить изменения.

Рассмотрим порядок оформления и принятия штатного расписания в 2019 году. Скачайте пустой бланк формы Т-3 для штатного расписания и образец заполнения в 2019 году.

Для чего нужно штатное расписание

В ТК РФ в ст.15 дается определение трудовым отношениям. Это работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Второй раз ШР упоминается в ст. 57, определяющей содержание трудового договора. Это означает, что штатное расписание обязательно должно быть у работодателя, его отсутствие расценивается, как нарушение ТК РФ, и наказывается серьезными штрафами.

Штатное расписание нужно не только для предъявления контролирующим инстанциям. Документ, устанавливающий точную численность работников в разрезе структурных подразделений и должностей, необходим для оптимизации расстановки кадров, организации работы с персоналом. Указанные в нем оклады и надбавки дают возможность рассчитывать плановые показатели по фонду оплаты труда, отчислениям в бюджет.

Наличие правильно составленного и утвержденного штатного расписания поможет в решении трудовых споров. При увольнении работников по инициативе работодателя по п.2 ст.81 ТК РФ этот нормативный акт подтвердит факт сокращения численности в организации, а также отсутствие подходящих вакансий для высвобождаемых сотрудников. Реже встречаются судебные иски в связи с необоснованным отказом в приеме на работу. В этом случае штатное расписание может стать подтверждением того, что на момент обращения претендента свободных должностей по его квалификации не было.

По письменному заявлению работника или требованию инспектора ГИТ кадровик обязан предоставить выписку из штатного расписания.

Кто из сотрудников компании оформляет штатное расписание на 2019 год

В законодательстве нет указаний о том, кто занимается подготовкой ШР. Каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно в зависимости от существующей в организации структуры управления и численности персонала. В ЕТКС обязанности по составлению штатного расписания включены в должностную инструкцию экономиста по труду. Применение этого справочника не является обязательным, да и не в каждой компании есть такая должность. Штатное расписание может оформить:

  1. Оргштатный отдел крупного госучреждения или частной компании, формирующий кадровую политику, регулирующий распределение полномочий и характер подчиненности.
  2. Кадровая служба или отдел, занимающиеся штатным планированием.
  3. Менеджер по персоналу.
  4. Бухгалтер или юрист, совмещающие обязанности кадровика.
  5. Руководитель организации, его заместитель, другое должностное лицо.

Обязанности по составлению штатного расписания могут быть возложены на должностное лицо специальным приказом руководителя, отражены в должностной инструкции или трудовом договоре.

Сроки выплаты заработной платы 2 раза в месяц по ТК РФВ 2019 году бухгалтера-зарплатника ждет много изменений, смотрите обзор самых важных

Как заполнить штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 года утверждена год Т-3 штатного расписания (0301017 по ОКУД). В связи с введением 402-ФЗ с 01.01.2013 года применение этих бланков перестало быть обязательным. Организация вправе разработать и утвердить свою форму, учитывающую внутренние особенности и потребности. Этот образец штатного расписания на 2019 год должен находиться в приложениях к Учетной политике.

Наименование должностей и профессий

В ст.195.1 ТК РФ дается описание профессионального стандарта. Это характеристика квалификации, необходимой работнику для выполнения своих трудовых обязанностей. В идеале названия должностей в штатном расписании должны совпадать с профстандартами, реестр которых ведется Минтрудом РФ и размещен на его сайте. Сейчас действуют еще ЕТКС и ЕКС, в перспективе их планируется отменить.

На сегодняшний день обязательно совпадение с профстандартами или ЕТКС и ЕТК для названий должностей:

  • по которым ТК РФ или другие федеральные законы предусматривают особые требования к квалификации (ст. 195.3 ТК РФ);
  • с выполнением обязанностей по которым связано предоставление льгот, компенсаций или установление ограничений (ст.57 ТК РФ).

Эти условия одинаковы для государственных и коммерческих организаций. Для бюджетников Минтруд может выдвигать дополнительные требования по скорейшему внедрению профстандартов с тем, чтобы упорядочить работу с персоналом, запланировать и провести обучение или переобучение сотрудников.

Наименование структурного подразделения

Каждая организация может устанавливать перечень и номера (коды) структурных подразделений по своему усмотрению. Исключение составляют госучреждения и предприятия с особыми условиями труда, где отдельным категориям работников предоставляются определенные гарантии и льготы. Такие работодатели должны руководствоваться общероссийскими или отраслевыми нормативными документами, справочниками. Например, если в списке профессий, дающих право на досрочное назначение пенсии, есть мастер газогенераторного участка, то структурное подразделение должно называться «газогенераторный участок». Произвольное переименование в этом случае недопустимо.

Вилка окладов

При заполнении графы «Тарифная ставка (оклад)» можно не указывать твердую сумму, а определить диапазон значений (вилку). Это позволит для работника с более высокой квалификацией установить максимальный оклад, а для новичка – минимальный, а затем постепенно увеличивать в зависимости от личных достижений. Если в штатном расписании указана одна сумма, она должна применяться при заключении трудовых договоров со всеми сотрудниками, занимающими эту должность.

Если в ШР включается 0.5 единицы по какой-то должности, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается сумма по полной ставке, а в графе «Всего за месяц» – умноженная на количество ставок (на 0.5). В письме Роструда от 22.03.2012 года № 428-6-1 разрешается в графах, предназначенных для внесения надбавок, проставлять не сумму в рублях, а реквизиты документа, регламентирующего назначение надбавки. Например, доплаты за выслугу лет, врачебную категорию, классность водителя являются персональными, а штатное расписание – документ обезличенный. Порядок расчета надбавки един для всех сотрудников, они должны быть с ним ознакомлены.

Внештатные сотрудники

Работники, для которых не определены должности в штатном расписании, обычно привлекаются для выполнения конкретной работы на определенный срок. С ними заключаются гражданско-правовые договоры, где устанавливается оплата труда, страховых взносов и прочие условия. Еще один вид внештатников – привлеченные по договору предоставления персонала (аутстаффинг). Сотрудники выполняют работы в одной организации, но числятся в штате другой. В любом случае при привлечении таких работников никаких изменений в ШР вносить не надо.

Порядок принятия штатного расписания

Если в штатном расписании есть неверные сведения, бухгалтер может ошибиться при расчете зарплаты. Перед утверждением штатного расписания, вы можете проверить его на ошибки в статье журнала Зарплата в учреждении. Эксперты журнала отобрали самые популярные ошибки при оформлении штатного расписания и подготовили для вас советы по их решению.

Для утверждения штатного расписания на 2019 год по всем правилам необходимо составить приказ. Унифицированной формы этого документа не предусмотрено, поэтому можно применять произвольную. В приказ должны быть включены следующие сведения:

  1. Дата подписания.
  2. Номер.
  3. Дата введения в действие нового штатного расписания.
  4. Количество штатных единиц.

Образец приказа об утверждении штатного расписания смотрите в Системе Госфинансы

Штатное расписание является приложением к приказу. Законодательство не обязывает руководителя объяснять в приказе причины замены прежнего ШР на новое. Общий фонд заработной платы по новому штатному расписанию можно не указывать. Если используются вилки окладов, а вместо надбавок даны ссылки на нормативные акты, посчитать точную сумму зарплаты невозможно. Нет в законе и требований об ознакомлении работников со штатным расписанием.

Порядок внесения изменений

Периодичность обновления ШР законом не установлена. Организации не обязаны составлять новое штатное расписание в 2019 году. Документ может действовать неограниченное время, в него допустимо вносить изменения по следующим причинам:

  • реорганизация;
  • изменение законодательства;
  • оптимизация бизнес-процессов;
  • сокращение или увеличение объема производства товаров и услуг.

Поправки вносятся приказом руководителя, в котором подробно указываются все изменения. Если корректировать приходится много позиций, есть смысл составить и утвердить новое штатное расписание.

Смотрите рекомендации экспертов Системы Госфинансы по оформлению и хранению документов:

Образец заполнения штатного расписания в 2019 году по форме Т-3

Смотрите и скачайте образец заполнения штатного расписания в 2019 году:

Инструкция по оформлению штатного расписания на 2019 год

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.