8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году с образцами документов

  • 19 декабря 2018
  • 427

Понятие командировки определено в стат. 166 ТК. Это поездка работника на определенный срок по поручению организации. Обязательным условием является выезд за пределы места постоянной занятости. Как происходит оформление командировки в 2019 году смотрите в нашей статье.

Мы подготовили пошаговую инструкцию по оформлению командировок. В том числе мы разобрали особенности предоставления однодневной командировки, поездки в выходной день и загранкомандировки.

Порядок оформления командировки в 2019 году

Документооборот командировочной поездки включает в себя оформление необходимых документов, выдачу работнику денежных средств в подотчет и списание понесенных расходов. Согласно стат. 167 ТК работодатель обязан начислить специалисту средний заработок за период исполнения поручений организации.

На законодательном уровне особенности направления персонала в командировки регулируется в Постановлении Правительства № 749 от 13.10.08 г. Для корректного оформления командировки в 2019 году документы оформляются в соответствии с положением о командировках организации.

Пошаговая инструкция по оформлению:

1. Разработка и утверждение положения о командировках – в этом ЛНА (локально-нормативном акте) регулируются правила документального оформления служебных командировок работников. Это сроки поездок, перечень возмещаемых расходов, размеры и нормы суточных, особенности оплаты и т.д. Примеры положений смотрите в Системе Госфинансы:

Порядок оформления служебных командировок для бюджетных и автономных учрежденийПорядок оформляется как приложение к учетной политике учреждения
Порядок оформления служебных командировок для казенных учрежденийПорядок оформляется как приложение к учетной политике учреждения

2. Составление и утверждение приказа – решение издается в письменном виде, утверждается руководителем. В распоряжении приводятся сведения о пункте назначения, сроках и целях поездки, источнике выплаты средств, используемом транспорте. Можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированный по ф. Т-9, Т-9а (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.). Содержание решения доводится до физлица под личную роспись. Приказ заполняется до отправления специалиста. Скачайте формы и образцы:

Скачать образец заполнения приказаОбразец составлен на 2019 год по форме Т-9
Скачать бланк приказа о направлении сотрудников в командировкуПо форме Т-9а, используйте, когда направляете в командировку нескольких сотрудников

3. Составление работником заявления о выдаче ему аванса – документ заполняется в письменном виде и подается для утверждения руководителю. В нем нужно указать величину необходимых денежных средств, срок выплаты. Заявление подписывается работником лично, обязательно приводится дата составления. Чтобы расходы были обоснованы, можно привести расчет. При этом резервируются суточные, расходы на проживания и проезд, прочие затраты.

Аванс можно выдать физлицу наличными или перевести на карточку. В соответствии с разъяснениями Минфина заявление требуется и в том, в другом случае (Письмо № 03-11-11/42288 от 25.08.14 г.). Варианты расчетов следует утвердить в ЛНА. По требованиям Центробанка запрещается выдавать наличность под отчет без заявления, которое утвердил руководитель (п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.14 г.). Скачайте образцы для разных случаев:

Можно ли отправить работника в командировку без аванса, смотрите в статье журнала

4. Выдача в подотчет аванса на поездку – РКО (расходный кассовый ордер, код ОКУД 0310002) заполняется согласно заявлению подотчетного лица. При перечислении формируется платежное поручение (код ОКУД 0401060). Для подтверждения цели расходов в документах нужно указать назначение платежа. В зависимости от задач командировки и норм источником выплаты в приказе могут являться бюджетные средства или доход от деятельности.

5. Учет рабочего времени – дни отсутствия командированного специалиста нужно отметить в табеле по учету отработанного времени. При этом используется код «К» или «06». Если работник в течение командировки трудился в выходные или праздничные дни, проставляется код «03» или «РВ» (Письмо Минтруда № 14-2-291 от 14.02.13 г.).

Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно или использовать унифицированный бланк. Типовой документ Т-12 или Т-13 утвержден в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.

Скачать бланк Т-12Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Скачать бланк Т-13Табель учета рабочего времени

6. Представление в организацию авансового отчета и другие документов – согласно п. 6.3 Указаний № 3210-У подотчетник обязан отчитаться о расходах в 3-дневный период с даты окончания срока выплаты средств или выхода на работу. Для этого ответственному должностному лицу предъявляется заполненный авансовый отчет и подтверждающие траты документы. Это подлинники билетов, гостиничных счетов, квитанций, чеков и т.д. При оплате расходов с карточки требуется предоставить выписку движений средств по расчетному счету. Подробнее про оформление авансового отчета далее в статье.

Если сотрудник был в загранкомандировке, он должен предоставить в бухгалтерию ксерокопию загранпаспорта с отметками о пересечении границы. 

В ряде случаев придется оформить дополнительные документы, например, когда сотрудник возвращает неизрасходованные суммы. Что еще нужно обязательно оформить при возвращении сотрудника из командировки в разных случаях, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

7. Проверка и обработка авансового отчета – после получения от командированного сотрудника отчета с приложениями нужно проверить правильность внесения данных. Срок для проверки утверждается руководителем предприятия. Соответствующее условие включается в учетную политику или оформляется в виде отдельного распоряжения, ЛНА.

8. Окончательный расчет с работником – за отведенное время бухгалтер организации осуществляет расчет с сотрудником. Если по авансовому отчету образуется излишек, физлицо обязано вернуть средства в кассу. Если же расходы превысили полученный аванс, работнику возмещается перерасход. При отражении проводок по командировочным расходам в госучреждениях нужно учитывать требования Постановления Правительства № 729 от 02.10.02 г. Используйте памятку: как считать оплату дней командировки

Оформление командировки в 2019 году Для оформления командировки за несколько минут, воспользуйтесь подборкой образов документов в Системе Госфинансы Просто скачайте нужный бланк и подставьте данные своего учреждения.

Оформление авансового отчета по командировке: пример

Служащие государственных учреждений при оформлении авансовых отчетов используют унифицированный бланк по Приказу Минфина № 52н от 30.03.15 г. Код ОКУД – 0504505. Персонал коммерческих компаний может применять форму АО-1 по Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.01 г.

Рассмотрим порядок заполнения формы ОКУД 0504505. На лицевой стороне отчета подотчетное лицо указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне перечисляет расходы за период поездки, включая суточные, и указывает реквизиты подтверждающих документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, сотрудник нумерует в порядке их записи в отчете.

Скачайте бланки авансового отчета и образец заполнения для госучреждений:

Скачать форму 0504505Бланк авансового отчета для госучреждений
Скачать образец заполнения авансового отчетаПо форме 0504505 для госучреждений в 2019 году
Скачать форму АО-1Бланк авансового отчета для организаций и предпринимателей

Как оформить документы и рассчитаться с сотрудником, если он во время командировки заболел, смотрите в статье журнала

Оформление командировки на личном автомобиле в 2019 году

При направлении сотрудника в поездку на собственном транспорте оформление командировки на личном автомобиле в 2019 году требует наличия распоряжения руководства. Приказ составляется в письменном виде. В соответствии со стат. 188 ТК организация выплачивает работнику денежную компенсацию за использование личного авто.

Особое внимание в случае поездки на автомобиле требует подтверждение расходов на проезд. Билеты в данной ситуации отсутствуют. В связи с этим срок пребывания определяется на основании положений Приказа Минфина № 33н от 10.03.15 г.:

  • По найму жилья:
    • При проживании в гостинице – согласно квитанции, талону или иному документу об оказании услуг.
    • При проживании в другом жилье – согласно первичным формам, составленным с учетом законодательных требований по бухучету. Такие документы должны содержать все обязательные реквизиты (по Приказу Минфина № 157н от 01.12.10 г.).
  • По проезду до места назначения и обратно:
    • При использовании личного транспорта – согласно приказу руководителя, служебной записке служащего, путевым или маршрутным листам, чекам, квитанциям, счетам АЗС и т.д.
    • При использовании служебного транспорта – согласно приказу руководителя, путевым или маршрутным листам и т.д.

Если работодатель допускает выезд в командировки на личном авто, требуется утвердить порядок возмещения расходов и выплаты компенсации. На основании положений Постановления № 729 такие поездки разрешается оплачивать по минимальной цене:

  • При наличии ж/д сообщений – по стоимости плацкарта в пассажирских поездах.
  • При отсутствии ж/д сообщений – по стоимости автобусного билета общего типа.

Оформление командировки в 2019 году Обратите внимание! Справку о стоимости билетов сотруднику рекомендуется брать на авто- и ж/д вокзалах на дату служебной командировки.

Подсказки для бухгалтера по оформлению и учету командировки на личном автомобиле сотрудника:

  • Как учесть расходы на проезд в командировку на личном автомобиле сотрудника – 

    ответ

  • На какие КВР и коды КОСГУ отнести командировочные расходы на личном автомобиле – 

    ответ

  • Нужно ли платить компенсацию за использование личного автомобиля, на котором сотрудник отправился в командировку – 

    ответ

  • Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля для проезда в командировку при расчете налога на прибыль – 

    ответ

Оформление командировки на один день

Оформление командировки на 1 (один) день выполняется по общим правилам при передвижениях внутри страны. Согласно требованиям п. 11 Постановления № 749 в такой ситуации оплата суточных не производится. Расходы на проезд выплачиваются в общепринятом порядке. Зарплата за день начисляется из среднего заработка. Сотрудник вправе получать аванс.

Если изначально работник был направлен в однодневную поездку, а потом принято решение об изменении периода пребывания в командировке, траты на проживание возмещаются по нормам стат. 168 ТК. Когда специалист возвращается после 0 часов, суточные выдаются за 2 дня.

Оформление загранкомандировки

В отличие от местной командировки оформление загранпоездок предусматривает возмещение дополнительных затрат. Согласно п. 23 Постановления № 749 сотруднику компенсируются:

  • Расходы на оформление визы для служебной командировки.
  • Расходы на оформление загранпаспорта и иной выездной документации.
  • Аэродромные и консульские обязательные сборы.
  • Транзитные или въездные сборы.
  • Траты на оформление мед страховки.
  • Прочие виды обязательных платежей.

При выплате суточных по загранкомандировкам следует учитывать положения Постановления № 812 от 26.12.05 г. Размер начислений зависит от страны, куда направляется сотрудник. В соответствии с требованиями Закона № 173-ФЗ от 10.12.03 г. выдача средств осуществляется в инвалюте. Рекомендуется перечислять деньги на карточку в аналогичной валюте, а не выплачивать наличными.

При возмещении затрат на проживание нужно руководствоваться положениями Приказа Минфина № 64н от 02.08.04 г. Здесь утверждены предельные нормы по проживанию на территории зарубежных стран. Если у учреждения не открыт валютный счет, для выдачи средств рубли конвертируются в инвалюту. Расходы по банковскому обслуживанию относят на прочие услуги.

Оформление командировки в 2019 году Обратите внимание! Допускается предъявление подтверждающих документов по загранкомандировкам на иностранных языках. Для отражения операций в учете требуется выполнить построчный перевод текста. Минфин рекомендует для этих целей приглашать стороннего специалиста или поручать работу штатному сотруднику, наделенному соответствующими обязанностями (Письмо № 03-03-06/1/168 от 22.03.10 г.).

Оформление командировки в выходной день

Существуют различные варианты совпадения командировки с выходными днями. В зависимости от ситуации расчет работнику начисляется так:

  1. Поездка занимает несколько дней, в числе которых и выходные нерабочие – оплата и оформление командировки осуществляется по общим правилам.
  2. Поездка занимает несколько дней, в числе которых рабочие выходные – дополнительно к распоряжению о командировке издается приказ о привлечении специалиста к работе в субботу и/или воскресенье. Такие действия требуют получить согласие работника. Оплата начисляется в двойном размере или в одинарном при предоставлении дополнительного неоплачиваемого отгула. Какой вариант предпочтительнее – решает сотрудник.
  3. Возвращение домой или отъезд выпадает на выходной – механизм расчетов в данной ситуации не регламентируется. Работодатель вправе самостоятельно утвердить порядок оплаты занятости, то есть выплатить компенсацию или дать отгул.

Например, как оформить командировку в новогодние праздники, смотрите в статье журнала Учет в учреждении

Оформление командировки во время очередного отпуска

Запрещается направлять персонал в поездки в период пребывания в очередных отпусках. Если возникла срочная необходимость, допускается отзыв, но только с согласия специалиста. После выхода работника документы на поездку оформляются по стандартному перечню. Оставшаяся часть неиспользованного отдыха переносится на будущий год или предоставляется в текущем.

Оформление командировки в 2019 году Обратите внимание! Запрещается отзывать из отпуска работников младше 18 лет; беременных женщин; лиц, занятых в опасных или вредных трудовых условиях (ч. 3 стат. 125 ТК).


Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.