8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как работать с подотчетными средствами: выдача и отчет

  • 18 января 2019
  • 38

Подотчетные - это денежные средства вне заработной платы, которые компания выдает сотруднику на расходы, непосредственно связанные с рабочей необходимостью. Они могут быть выданы для оплаты проезда и проживания в отеле во время командировки, на покупку необходимых для рабочего процесса товаров и т.д.

Рассмотрим, как выдать подотчетные средства сотруднику и как ему отчитаться за них.

Порядок выдачи подотчетных денег сотруднику

Деньги могут быть выданы только работнику, с которым заключен договор, и только на определенные нужны. Каким сотрудникам можно выдавать деньги, смотрите в рекомендации

К подлежащим отчету относятся командировочные, оплата хозяйственных нужд и представительские расходы. Перечисляются подотчетные средства на карту сотруднику или выдаются в кассе.

Инструкция по выдаче средств:

1 шаг. Работнику необходимо написать заявление с просьбой выдать деньги с указанием цели, на которую они будут потрачены.

Скачать образец заявленияОбразец заявления сотрудника на выдачу денежных средств на покупку канцелярских принадлежностей

2 шаг. Заявление рассматривается работодателем, по нему принимается положительное или отрицательное решение.

3 шаг. Издается приказ о выдаче подотчетных денежных средств.

Скачать образец приказаПриказ о выдаче средств сотруднику на покупку канцелярских товаров

Приказ можно составить на нескольких сотрудников сразу или на ежемесячные выплаты одному сотруднику. Образцы таких приказов смотрите и скачайте в Системе Госфинансы:

4 шаг. Происходит выдача (начисление) на карту заявителя или лично ему в руки. Для этого бухгалтер готовит платежное поручение и передает его банку.

5 шаг. По истечении срока работник предоставляет отчет о расходах.

Как работать с подотчетными средствами: выдача и отчет Что делать, если сотрудник не отчитался за подотчетные средства и не вернул деньги, смотрите в шпаргалке

Помимо этого, на предприятии должны быть дополнительно разработаны документы:

  • Положение о расчетах с подотчетными лицами

  • Приказ об установлении максимальной суммы выдаваемых подотчетных;
  • Приказ об установлении максимального срока, на который можно выдавать подотчетные денежные средства;
  • Приказ об установлении срока предоставления отчета.

Срок, на который выдаются финансы, определяется руководителем в каждом конкретном случае. По истечении срока необходимо предоставить отчет – на это у работника есть три рабочих дня. Исключение составляют ситуации, когда в своем заявлении работник не указывает срок, на который ему должны предоставить деньги. В таком случае отчет необходимо сдать через три дня после получения.

Для получения подотчетных денежных средств в кассе предприятия лица должны в обязательном порядке ознакомиться с соответствующим приказом (поставить свои подписи), также с ними необходимо заключить дополнительный договор о материальной ответственности.

Особенности выдачи средств на карту сотрудника

Можно ли выдать подотчетные средства на карту сотруднику? Да, можно. Разрешение производить передачу денег таким образом отражено в совместном письме Минфина и Казначейства России N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. Согласно письму, деньги могут быть перечислены на личную или зарплатную карту при соблюдении ряда условий.

Условия для перечисления подотчетных денежных средств на карту сотрудника со счета предприятия:

  • В учетной политике организации предусмотрена возможность безналичного расчета по деньгам, выдающимся под отчетность;
  • Платежка должна в обязательном порядке содержать сведения о том, что перечисленные финансы являются подотчетными (иначе они будут учтены как доход);
  • Работник должен написать заявление с согласием на безналичный расчет;
  • К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расход подотчетных денежных средств по назначению.

Как списать подотчетные средства с карты? Сотрудник сам распоряжается выданными деньгами. Он может платить по безналичному расчету или снять наличные с карты. Главное – предоставить доказательства расхода в отчете.

Как сотрудник должен отчитаться

Сотрудник обязан составить авансовый отчет и предоставить его в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдали обеспечение. Авансовый отчет должен содержать подробные сведения о том, сколько денег было получено, на какие цели и сколько было потрачено, сколько осталось. Как бухгалтерии принять сумму, которая не израсходована, смотрите в рекомендации

К отчету прилагаются кассовые чеки, квитанции и другие подтверждающие документы. Если выданы подотчетные средства на карту сотрудника, можно запросить онлайн чеки о совершенных переводах и операциях.

Отчет проверяется бухгалтерией и передается руководителю. Если остались средства, они перечисляются обратно на счет предприятия (или изымаются из зарплаты сотрудника, если он не хочет отдавать остаток); если возник перерасход – предприятие возмещает.

Руководитель обязан отчитываться о потраченных деньгах в общем порядке.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.