Для многих работодателей актуален вопрос о том, правомерно ли отпускать работников учреждения в отпуск без сохранения заработной платы. Процесс оформления и предоставления таких отпусков имеет некоторые особенности, с которыми должен быть знаком бухгалтер, чтобы избежать нарушений законодательства.
Рассмотрим, как правильно оформить сотруднику отпуск без сохранения заработной платы. Скачайте образцы документов в статье.
- Когда организация может предоставить отпуск без сохранения зарплаты
- Когда организация обязана по закону предоставить отпуск
- Документальное оформление отпуска
- Образец заявления
- Образец приказа
- Сроки отпуска без сохранения заработной платы
- Увольнение работника, находящегося в отпуске за свой счет
- Особенности предоставления вычетов по НДФЛ
Когда организация может предоставить отпуск без сохранения зарплаты
Отпуск без сохранения заработной платы регулируется ТК РФ. Он может быть предоставлен по уважительным причинам, в том числе и семейным обстоятельствам, с разрешения руководителя учреждения и оформлен приказом. Отпуск за свой счет в отличие от ежегодного отпуска дается без учета трудового стажа и не оплачивается.
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику по заявлению, которое пишется на имя руководителя организации. Руководитель на свое усмотрение может удовлетворить просьбу или отказать. Сам работодатель не может инициировать уход сотрудников в неоплачиваемый отпуск. Это является грубым нарушением, которое влечет за собой штрафные санкции, применяемые как к руководителю, так и учреждению.
Когда организация обязана по закону предоставить отпуск без сохранения зп
Работодатель не может отказать в предоставлении отпуска без содержания отдельным категориям работников:
|
Категория |
Продолжительность отпуска, в днях |
Основание |
|
Участники ВОВ |
до 35 |
ТК РФ ст. 128 |
|
Работающие пенсионеры, вышедшие на заслуженный отпуск по возрасту |
до 14 |
|
|
Жены (мужья) и родители военнослужащих, сотрудников ОВД, пожарников, таможенников, сотрудников учреждений, умерших при исполнении обязанностей |
до 14 |
|
|
Работающие инвалиды |
до 60 |
|
|
Сотрудники, при рождения ребенка, регистрации брака, смерти родственников |
до 5 |
|
|
Сотрудники, совмещающие работу с учебой |
от 10 и до 120, зависит от категории образовательного заведения и основания для отпуска |
ТК РФ ст. 173, 174 |
|
Участники боевых действий и награжденные знаком «Житель блокадного Ленинграда» |
до 35 |
ФЗ РФ № 5 от 12.01.1995 |
|
Сотрудники, которые являются слушателями подготовительных курсов в ВУЗах, а также сдающие вступительные экзамены в высшие учебные заведения |
до 15 |
ФЗ РФ № 125 от 22.08.1996 |
|
Работники, у которых супруг (супруга) являются военнослужащими |
количество дней, когда отпуск военнослужащего превышает отпуск сотрудника |
ФЗ РФ № 76 от 27.05.1998 |
|
Работники, имеющие награду Героя Соцтруда, Героя Советского Союза, Героя РФ |
до 21 |
ФЗ РФ № 5 от 09.01.1997 |
|
Работники, являющиеся внештатными сотрудниками полиции или народными дружинниками |
до 10 |
ФЗ РФ № 44 от 02.04.2014 |
|
Доверенные лица кандидатов в депутаты |
на время выполнения полномочий |
ФЗ РФ № 67 от 12.06.2002 |
Полный список сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения зарплаты, смотрите и скачайте в памятке журнала Зарплата в учреждении Раздайте памятку сотрудникам бухгалтерии и кадров.
Отпуск без содержания может быть предоставлен и в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами или локальными нормативными актами организации. Так, коллективным договором могут быть установлены дополнительные отпуска без содержания на срок до 14 дней сотрудникам:
- которые имеют двоих или более детей в возрасте до 14 лет;
- у которых на воспитании есть ребенок-инвалид в возрасте до 18 лет;
- одиноким матерям (отцам) с детьми до 14 лет.
Документальное оформление отпуска
Рассмотрим, как оформить отпуск без сохранения заработной платы. Процедура состоит из двух этапов:
- составление и регистрация заявления от работника;
- издание и подписание приказа.
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы составляется по образцу или в произвольной форме. Устные обращения к руководителю по поводу ухода в отпуск во внимание не берутся. До ухода сотрудника в неоплачиваемый отпуск нужно убедиться, что руководитель своевременно получил заявление и принял положительное решение. Иначе могут появиться проблемы, вплоть до увольнения из-за отсутствия на работе без уважительных причин.
При регистрации заявления проверяется, указана ли причина отпуска и его срок. Если нет препятствий для удовлетворения просьбы сотрудника, то подготавливается и издается приказ. Обычно такой документ составляется по форме Т-6, утвержденной Госкомстатом, но каждое учреждение может разработать собственный образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы и использовать его. С подготовленным документом должен быть ознакомлен сотрудник под роспись.
Оформленный приказ на отпуск без сохранения ЗП отражается в личной карточке работника. Дни отпуска также отмечаются в табеле учета рабочего времени. В формах табеля отпуск без сохранения заработной платы обозначается таким образом:
- ДО (к. 16) – отпуск за счет работника, согласованный с руководителем;
- ОЗ (к. 17) – отпуск без содержания, предусмотренный законодательством РФ;
- ДБ (к. 18) – дополнительный неоплачиваемый отпуск, предоставляемый ежегодно.
При уходе работника в отпуск без содержания справка-расчет не оформляется, так как такой отпуск не предполагает начисление отпускных. Несмотря на то, что в такой ситуации заработная плата не выплачивается, место работы сотрудника сохраняется на весь период отдыха.
Сроки отпуска без сохранения заработной платы
Продолжительность неоплачиваемого отпуска регламентируются ст. 128 ТК РФ. В этом нормативном акте установлен максимальный срок отпуска без сохранения заработной платы только для некоторых категорий сотрудников. Сроки, установленные законодательством, смотрите в таблице выше.
Если сотрудник оформляет отпуск без содержания по уважительным причинам, то ограничений по его срокам не предусмотрено. Продолжительность отпуска определяется в каждом конкретном случае по договоренности с руководителем, и сроки зависят от обстоятельств, которые вынудили человека идти в отпуск без содержания.
Уйти в отпуск на продолжительный период времени без указания даты его окончания не получится, так как он должен быть предоставлен только на определенный период. Поэтому сотрудник должен обязательно указать конкретные числа начала и окончания отпуска, которые будут зафиксированы в приказе.
Если работнику трудно определить, когда он сможет приступить к работе, то сначала можно написать одно заявление с определенным сроком, а потом его продлить. Согласно законодательным актам отпуск без содержания может быть предоставлен неоднократно и по окончании одного отпуска работник вправе сразу написать заявление с просьбой предоставить ему следующий.
Если же сотрудник вернулся из отпуска быстрее запланированного срока, можно оформить досрочное прекращение отпуска
Увольнение работника, находящегося в отпуске за свой счет
Уволить человека, который находится в отпуске без содержания, можно только по его инициативе. Руководитель не может без согласия работника уволить его в отпускной период или отозвать из отпуска для того, чтобы провести процедуру увольнения.
Заявление о прекращении трудового договора с работодателем должно быть подано за две недели до предполагаемой даты увольнения. Если имеются объективные причины, которые оговорены в ст. 80 ТК РФ, то руководитель может уволить и раньше, даже если отпуск без содержания не окончен.
При выходе работника из отпуска на пенсию в заявлении можно не указывать никаких причин. Другие причины увольнения в поданном заявлении лучше указать.
Отпуск за свой счет: 7 ответов на вопросы, которые волнуют ваших коллег
Особенности предоставления вычетов по НДФЛ
Сотрудник, ушедший в длительный отпуск без содержания, имеет право получать стандартный налоговый вычет по налогу на доходы на ребенка. Такой порядок установлен Минфином РФ в письме №03-04-06/56583 от 04.09.2017
Статьей 218 НК РФ закреплено право родителю, усыновителю или опекуну, на иждивении которого находится ребенок, при определении налоговой базы получить стандартный налоговый вычет на детей ежемесячно в течение всего отчетного периода в таких размерах:
- 1400 руб. на первого и второго ребенка;
- 3000 руб. на третьего ребенка и последующих детей;
- 12000 руб. на детей-инвалидов.
Вычет установлен на каждого ребенка до 18 летнего возраста, а также на учащихся очной формы обучения до достижения 24 лет.
Стандартные вычеты применяются тогда, когда налогоплательщик получает доход, налоговая база исчисляется ежемесячно нарастающим итогом. Если работник в каком-то месяце не имеет доходов, облагаемых налогом в 13%, то вычеты предоставляются в следующих месяцах, когда доход был получен. При этом указанный вычет должен быть предоставлен за каждый месяц налогового периода, в том числе и в тех месяцах, когда не было выплат. Вычет не предоставляется, если плательщик весь налоговый период находился в отпуске без содержания. Для получения вычета работнику необходимо предоставить заявление и подтверждающие документы.