8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Кассовая книга (ф. 0504514)

  • 22 апреля 2019
  • 100

В каждом бюджетном учреждении, работающем с наличными деньгами и денежными документами, должна вестись кассовая книга по форме 0504514. Скачайте бланк ОКУД 0504514 и образец заполнения в статье.

Мы рассказываем о назначении кассовой книги, способах ее формирования и правилах заполнения.

Кто ведет кассовую книгу

Ведением формы по ОКУД 0504514 должен заниматься сотрудник, в обязанности которого входит получение и выдача наличных средств и денежных документов. Ранее в учреждениях эту функцию выполняли кассиры, но с распространением безналичных расчетов объем работы с наличными деньгами сокращается, поэтому ведение кассы часто поручается бухгалтеру, который выполняет и другие обязанности. В любом случае должны быть соблюдены следующие правила:

  • ответственное за ведение кассовых операций должностное лицо назначается руководителем учреждения;
  • обязанности, права и ответственность, связанные с получением и выдачей наличных денег и денежных документов, должны быть подробно расписаны в должностной инструкции;
  • с сотрудником, которому поручено ведение кассы, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности;
  • в Учетной политике определяется место и правила хранения денежных средств, а также порядок проведения регулярных проверок.

Если ведение бухучета по договору поручено сторонней организации, ее представитель может исполнять функции кассира и вести кассовую книгу по форме 0504514.

Как оформить кассовую книгу

В настоящее время законодательно предусмотрено три способа ведения кассовой книги:

  1. Внесение необходимых данных на готовых бланках вручную. Распечатанные бланки должны быть прошиты и пронумерованы. На каждом листе есть отрывная часть, которую следует отделить и подложить под основную, проложив копировальную бумагу. Первый экземпляр, остающийся в подшивке, – это лист кассовой книги под соответствующим порядковым номером. Второй, выполненный под копирку, – отчет кассира.
  2. Заполнение на компьютере с последующей распечаткой. Распечатанные и подписанные листы хранятся у кассира и брошюруются по окончании отчетного года.
  3. Ведение в специальных бухгалтерских программах с последующим формированием электронного документа, заверенного ЭЦП. В этом случае отчет кассира по форме 0504514, утвержденной приказом Минфина 52н, распечатывается ежедневно.

Кассовая книга состоит из трех частей:

  • титульная;
  • табличная;
  • завершающая.

В титульной части следует указать:

  • наименование учреждения;
  • ИНН;
  • ОКПО;
  • отчетный период.

В табличной части заполняются следующие сведения:

  1. Дата выполнения операции. В те дни, когда движения денежных средств или документов не было, книга не заполняется.
  2. Порядковый номер листа формы 0504514.
  3. Номер приходного или расходного ордера.
  4. Наименование юрлица или ФИО физлица, вносивших либо получавших деньги по документу.
  5. Номер счета, корреспондирующего с б/счетом 0 201 34 000.
  6. Приход – сумма поступления, указанная в приходном ордере.
  7. Расход – сумма выдачи, указанная в расходном ордере.
  8. В строке «Итого за день» проставляются итоговые суммы поступления и выбытия  по собственным средствам учреждения и по полученным во временное распоряжение.
  9. Чтобы рассчитать остаток на конец дня для каждого вида средств, нужно сложить остаток на начало и приход за день, а затем вычесть расход.
  10. В строке «Общий остаток» суммируются остатки средств собственных и полученных во временное распоряжение.

Данные из строки «Остаток на конец дня» переносятся в начало следующего листа. Если в течение дня было движение денежных средств в рублях и в валюте, заполняются отдельные листы кассовой книги. Для денежных документов так же заполняется отдельный лист, на котором проставляется отметка «фондовый».

Все РКО, ПКО, ведомости, заявления на получение денег, доверенности и пр. с отчетом кассира передаются на проверку главному бухгалтеру или другому уполномоченному работнику бухгалтерии. Каждый лист книги подписывается кассиром и главным бухгалтером.

Инструкция: как заполнять книгу, если у учреждения несколько операционных кассНезависимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной кассе. Как правильно ее заполнить, смотрите в инструкции Системы Госфинансы.

Образец заполнения формы 0504514 Кассовая книга

Смотрите и скачайте образец заполнения формы ОКУД 0504514 Кассовая книга:

Кассовая книга (ф. 0504514)

Скачать образец заполнения кассовой книги по форме ОКУД 0504514Скачайте бесплатно и используйте как шпаргалку в работе

Как исправить бумажную кассовую книгу

В п.4.7 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.2014 года говорится, что в кассовую книгу, оформленную на бумажном носителе, допустимо вносить корректировки. Для этого следует:

  • зачеркнуть аккуратной ровной чертой ошибочные данные;
  • проставить рядом верные сведения, проследив, чтобы они были читабельны и разборчивы;
  • проставить дату внесения исправлений;
  • проставить ФИО и подписи лиц, оформивших корректируемый лист формы 0504514.

Исправления не допускаются только в приходных и расходных ордерах.

Недостачи в кассе

Если фактическое наличие денежных средств в кассе меньше, чем указано в кассовой книге и отчете кассира по форме 0504514 на соответствующую дату, образуется недостача. Обнаружить ее может сам кассир (должностное лицо, ответственное за ведение кассы), пересчитав деньги после заполнения формы, или постоянно действующая комиссия во время плановой (обычно ежемесячной) или внеплановой инвентаризации. Если недостача не стала следствием чрезвычайных обстоятельств, например, стихийного бедствия или кражи, отвечать обязан кассир, потому что с ним заключен договор о полной материальной ответственности (ст.243 и 244 ТК РФ).

Кассир должен внести недостающие средства по приходному ордеру. Возможно удержание из заработной платы и рассрочка, если сумма значительная. Для того, чтобы произвести удержание, нужно подготовить следующие документы:

  • объяснительная кассира или акт об отказе;
  • акт формы ИНВ-15, составленный по результатам проверки кассы с записью о недостаче в строке «результаты инвентаризации»;
  • распоряжение руководителя об удержании.

Контроль за соблюдением кассовый дисциплины и своевременным возмещением недостачи возложен на главного бухгалтера учреждения.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.