8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Образец журнала регистрации трудовых договоров

  • 24 апреля 2019
  • 280
Образец журнала регистрации трудовых договоров

По нормам ТК РФ работодатель обязан заключать трудовые договора со всеми сотрудниками (стат. 56). Это соглашение регулирует условия занятости, должностные обязанности и прочие нюансы правовых отношений сторон. Кадровики многих организаций ведут журнал регистрации трудовых договоров.

Разберемся, обязательно ли заполнять журнал регистрации трудовых договоров. Скачайте бланк журнала и образец заполнения в статье.

Зачем нужен журнал регистрации

Организации не обязаны заполнять журнал регистрации трудовых договоров (ТД). Но опытные кадровики предпочитают это делать, особенно, когда идет речь о крупных учреждениях с многочисленным персоналом. Составление такой книги позволяет:

  • Вести учет трудовых договоров с персоналом, включая действующие, расторгнутые, истекшие, пролонгированные или измененные.
  • Отслеживать сроки действия соглашений с работниками – важно для контроля срочных контрактов, статистики учреждения.
  • Систематизировать сведения о приеме специалистов, перестановках и увольнениях, а также о других изменениях трудовых условий.
  • Оперативно выдавать справки сотрудникам, формировать отчетность по кадрам в контрольные органы.

К примеру, учреждение практикует заключение с сотрудниками срочных трудовых договоров. В соответствии со стат. 79 ТК о прекращении срока действия таких контрактов работодатель обязан уведомить специалиста минимум за 3 дня. Если этот момент упустить, сотрудник вправе продолжить работу. Ведь условие о срочности теряет свою силу. А значит, ТД считается заключенным на неопределенные сроки. Вести учет срочных договоров с сотрудниками поможет журнал учета трудовых договоров – образец бланка размещен в конце статьи.

В организации может быть не один журнал, а несколько. Как правило, кадровики составляют разные книги для временных, срочных или бессрочных договоров. Какие именно формы разработать и заполнять – организация вправе решать самостоятельно.

Какие регистрационные книги и журналы нужно вести в кадровой службе организацииПеречень книг и журналов для кадровой службы: скачайте бланк и смотрите, как их заполнять

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде: форма и заполнение

Вести документ в бумажном виде удобно, если в форму включена графа для проставления личных подписей работников. Такие отметки нужны для подтверждения выдачи одного экземпляра трудового договора сотруднику.

Действующие нормы ТК РФ (стат. 67) обязывают работодателей составлять контракт в двойном экземпляре. При этом один бланк остается в организации, второй передается специалисту. После подписания ТД кадровик должен не просто передать физлицу его экземпляр, а получить подтверждение факта передачи. Для этого в текст договора включается запись:

  • «Экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)».

В некоторых случаях работодатели предпочитают получить дополнительную подпись работника в журнале регистрации. Поскольку в электронной версии книги расписаться невозможно, кадровики используют бумажный бланк. Такие действия не запрещены законодательством, но помните, что наличие подписи работника в ТД о передаче ему одного экземпляра контракта обязательно.

Если журнал формируется «на бумаге», придерживайтесь следующих правил:

  • К документу оформляется обложка – на титуле нужно указать:
    • Наименование учреждения или его структурного подразделения.
    • Название документа (книга или журнал).
    • Дата открытия бланка и дата окончания внесения записей.
    • ФИО, должность и подпись работника, ответственного за ведение формы.
  • Внесение данных – сведения о контрактах приводятся без ошибок. Должности и ФИО сотрудников указываются согласно штатному расписанию, без сокращений.
  • Заверение книги – бумажный вариант нужно прошить, пронумеровать все страницы и заверить у руководителя. Рекомендуется на каждый год (календарный) открывать новый журнал.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде: как вести

Кадровое делопроизводство зачастую организуется в электронном формате. Такой способ более удобный, позволяет легко исправить ошибки, минимизирует риски утери данных. Но у электронного варианта имеются и свои недостатки. Один из существенных минусов заключается в невозможности проставления личных подписей сотрудников.

Какой способ выбрать, решает работодатель. В любом случае основную информацию нужно отражать в виде таблицы, с разбивкой по колонкам.  В числе обязательных сведений укажите:

  • № записи по порядку.
  • Дата регистрации трудового контракта – обычно в день заключения ТД.
  • № и дата подписания трудового контракта. При необходимости указывается дата расторжения.
  • ФИО работника.
  • Место работы (головная организация или подразделение).
  • Должность работника.
  • Срок действия договора – используется для срочных контрактов.
  • Вид ТД – бессрочный, срочный, временный и т.д.
  • Характер занятости – основная, совместительство, сезонная и т.д.
  • Сведения о допсоглашениях.
  • Роспись сотрудника о получении своего экземпляра.
  • Примечания – для дополнительной информации.

Поскольку книга для учета ТД содержит персональные данные, ответственное лицо за ведение формы назначается по распоряжению руководителя. Обычно это кадровый работник учреждения. Документ открывается согласно разработанной форме. При внесении сведений придерживайтесь следующих правил:

  • Регистрация трудовых договоров каждый год начинается заново.
  • Прошивка, заверение бумажного документа выполняется до начала его ведения, электронного – после (при распечатке).
  • Общий срок хранения составляет 75 лет.
  • При переходе срочных договоров в статус бессрочных в книге проставляется соответствующая отметка.
  • Если ответственный сотрудник допустил ошибки в отраженной информации, штрафы за их исправление не применяются.
  • При выявлении неправильного внесения данных, нужно закрыть старый документ и открыть новый. Для обоснования действий требуется издать распоряжение руководителя организации.
  • Подпись руководителя для заверения бланка проставляется на обратной стороне обложки.
  • Если работодатель заключает с персоналом допсоглашения к ТД, можно составить отдельную книгу для учета таких соглашений. Эта форма также не является обязательной и может быть разработана организацией самостоятельно.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Как хранить журнал

Общий срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет с момента внесения последней записи. Этот период может быть изменен отдельными ведомственными актами. Способ ведения книги (бумажный или электронный) значения не имеет. Положение о сроках прописано в Приказе Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15 г. Соблюдать требование обязаны организации всех видов деятельности и форм собственности.

Памятка: сколько хранить документыСрок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации грозят штрафы и доначисления.

Документ хранится в отделе кадров. Чтобы не нарушить нормы Закона № 152-ФЗ от 27.07.06 г., работодателю нужно получить согласие работников на обработку и последующее хранение персональных данных. Если организация прекратила свое существование, следует передать журнал в архив. Сделать это можно в процессе ликвидации или после внесения в форму последних сведений.

logo
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.