8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Справочник по годовой инвентаризации
Учет в учреждении

Инструкция по заполнению графика отпусков на 2020 год и образец

15 октября 2019
1951
Средний балл: 0 из 5
Инструкция по заполнению графика отпусков на 2020 год и образец

Работодатели обязаны утвердить график отпусков на будущий год до 17 декабря. Если не выполнить это требование трудового законодательства, организацию оштрафует трудовая инспекция.

Рассмотрим, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год – образец формы размещен в конце статьи. Отдельно разберемся, как определяется дата утверждения графика отпусков на 2020 год.

Ввели новые штрафы для бухгалтеров! Скачайте памятку с нарушениями и мерами ответственности за них:

Памятка: новые штрафы для бухгалтеров

Форма графика отпусков на 2020 год

Составлять график работодателей обязывает ТК РФ (стат. 123). В этом документе планируется отдых персонала организации на будущий год. Какие сотрудники включаются? Отразить в бланке необходимо всех работников – от руководителя до уборщицы.

Форма графика отпусков на 2020 год должна содержать все обязательные для первички реквизиты (стат. 9 № 402-ФЗ от 06.12.11 г.). Можно разработать шаблон самостоятельно. Или использовать унифицированный бланк по ф. Т-7 согласно Постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.04 г. Если будете составлять свой документ, включите в него следующие сведения:

  • Название формы, дата, № и период составления – обязательно уточните, на какой год утверждается план.
  • Наименование работодателя – в зависимости от численности персонала можно заполнять бланк для организации в целом или отдельно по структурным подразделениям.
  • Сведения о работниках – указывайте полностью ФИО специалиста, его должность согласно штатному расписанию, табельный №.
  • Сведения по отпускам – обозначьте, какой вид отдыха предоставляется (за прошлый период, основной или дополнительный), длительность, предполагаемые даты начала и окончания. Предусмотрите строки для внесения сведений о фактической дате ухода на отдых и для документов-оснований его переноса. К примеру, это приказы, заявления и т.д.

Подписывает заполненную форму начальник кадровой службы работодателя или другой уполномоченный работник. Утверждением проекта занимается директор организации.

Порядок оформления графика отпусков

Оформить план нужно минимум за 2 недели до следующего года. Чтобы не нарушить это требование, при отражении данных следуйте нижеописанному алгоритму:

  • Определите число дней отдыха, которые полагаются персоналу в 2020 году, – при этом учитывайте требования новой статьи ТК РФ 262.2. Здесь установлено, что многодетные родители (с 3 детьми и более в возрасте до 12 лет) вправе отдыхать в удобное для них время.
  • Согласуйте с сотрудниками планируемые даты отдыха – по законодательству работодатель не обязан этого делать, но рекомендуется учитывать мнение персонала во избежание трудовых конфликтов. Чтобы определить предпочтения, можно составить опросный лист по подразделениям организации.
  • Согласуйте проект с профсоюзом учреждения – такое согласование является обязательным при наличии профсоюзного комитета на предприятии (стат. 372 ТК). На рассмотрение отводится 5 дней (рабочих). При выявлении нарушений, нужно внести изменения и пересмотреть план.
  • Заполните график с учетом полученных данных.
  • Утвердите проект у руководителя предприятия.
  • Ознакомьте персонал с готовым графиком – безопаснее для работодателя уведомлять работников под роспись. Эту же позицию подтверждает Роструд в Письме № ПГ/5883-6-1 от 01.08.12 г. Собирать подписи можно в самом документе или в специальном ознакомительном листе, который нужно приложить к форме. Бывает, что специалист отказывается ставить роспись. В таком случае составляется акт.

Как в графике отпусков учесть праздники 2020 года

Ежегодные каникулы предоставляются персоналу в календарных днях, то есть, с учетом выходных. Но такая норма не действует в отношении официальных праздников. Согласно стат. 120 ТК длительность отпуска увеличивается на выпадающие на него праздничные даты. Об этих особенностях нужно помнить при заполнении графика.

К примеру, работнику полагается отдых в количестве 14 дней с 1-го января 2020 г. Тогда нужно указать дату начала – 01.01.2020, а дату окончания не 14.01.2020, а 22.01.2020. Период продляется на 8 дней новогодних праздников, которые приходятся по производственному календарю на 1-8 января. Лучше сделать датой начала не 1-ое января, а 9-ое. Изменения согласуйте со специалистом заранее.

Какую очередность для отдыха соблюдать в графике

При разработке проекта документа учитывайте работников, у которых по трудовому законодательству есть приоритетное право на отдых вне очереди. По общему порядку отпуск полагается через 6 мес. занятости у работодателя. Раньше обозначенного срока пойти отдыхать в любой момент могут следующие категории персонала:

  • Сотрудники, не достигшие совершеннолетнего возраста, то есть, младше 18 лет.
  • Женщины перед наступлением отпуска по БиР (беременность и роды) или сразу по его завершении.
  • Женщины сразу после завершения «детского» отпуска по уходу за детьми.
  • Супруги беременных женщин в декрете.
  • Родители со статусом многодетные – при наличии от 3 детей и более в возрасте до 12 лет.
  • Почетные доноры России.
  • Супруги военнослужащих в период отдыха жены или мужа.
  • Родитель ребенка с инвалидностью возрастом до 18 лет – право на внеочередной отдых возникает только у одного из двух родителей (опекуна или попечителя).
  • Родитель, трудоустроенный на Крайнем Севере, – если отдых требуется для сопровождения поступающего в образовательное учреждение ребенка. Право возникает только у одного родителя (опекуна или попечителя).
  • Специалисты, ранее отозванные из уже предоставленного отпуска.
  • Специалисты, пострадавшие от катастрофы в Чернобыле.

Если в организации трудятся лица, у которых есть приоритетное право на отдых, в первую очередь очередность каникул согласуйте с ними. Затем отразите в плане всех прочих сотрудников. Это поможет уменьшить вероятность сбоев в фактическом использовании отдыха.

Чем больше отпусков накапливается у сотрудника, тем сложнее предоставить ему все положенные дни и не нарушить рабочие процессы в учреждении. Работодатели решают эту проблему пятью основными способами. Эксперты журнала Зарплата в учреждении обратились в Минтруд и Роструд за рекомендациями, а затем составили рейтинг способов от самого безопасного до самого сомнительного.

Срок утверждения и кто утверждает

Нормативные сроки составления графика отпусков на 2020 год по работникам – не позднее 2 недель до начала следующего года. Такое требование обозначено в стат. 123 ТК.

Получается, что крайний срок утверждения графика отпусков на 2020 год – 17-ое декабря. Раньше можно, позже нельзя. Во избежание различных форс-мажоров мы рекомендуем разработать документ «с запасом». Если нарушение требования по срокам обнаружит трудовая комиссия, работодателю грозит административная ответственность (стат. 5.27 КоАП):

  • Для юрлиц – размер штрафа равен 30000-50000 руб.
  • Для ИП – штраф составит 1000-5000 руб.
  • Для должностных работников – санкция установлена в 1000-5000 руб.

Строка для утверждения проекта уже содержится на унифицированном бланке. Если предприятие самостоятельно разрабатывает шаблон, можно сразу включить в него гриф «УТВЕРЖДАЮ». Руководителю останется только поставить личную подпись. Или можно составить отдельный приказ, который введет документ в действие. Дополнительно в распоряжении определяется сотрудник, ответственный за исполнение процедуры; уточняются сроки заполнения плана и доведения информации до персонала.

Как внести исправления в график отпусков

Соблюдать график обязаны и работодатель, и сотрудники. Но это не означает, что в план нельзя вносить корректировки. Исправлять уже утвержденный документ можно, если меняются установленные сроки отдыха. Или когда необходимо внести правки по причине принятия в штат нового специалиста.

Перенос сроков выполняется на основании заявления физлица, приказа руководителя. В зависимости от причины различается порядок отражения корректировок. Рассмотрим самые распространенные ситуации.

Если меняются даты предоставления отдыха, нужно внести пометки о переносе в гр. 8-10. Обязательно предварительно подписывается соглашение сторон. При этом запланированная дата по гр. 6 остается без изменений. А в гр. 7 данные указываются по факту использования каникул.

При принятии в штат нового специалиста сведения по нему добавляются в старый план. Это легко сделать, когда форма ведется вручную. Если же документ распечатан в электронном виде, ничего отражать в нем не нужно. В первый год занятости новенькому отпуск будет оформляться согласно заявлению.

График отпусков на 2020 годОбратите внимание! Порядок внесения корректировок работодатель закрепляет в ЛНА (локально-нормативных актах). К примеру, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Как хранить график отпусков

Общепринятый срок хранения документа равен 1 году с момента завершения периода действия (п. 8.1 Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.10 г.). График за 2020 г. нужно хранить до конца 2021 г. Уничтожить форму можно, начиная с 1-ого января 2022 г.

Если сделать это раньше, проверяющие вынесут предупреждение или могут взыскать штраф. Размер санкции для должностных лиц равен 1000-5000 руб. Дополнительно работодателям-юрлицам придется заплатить 30000-50000 руб.; а ИП – 1000-5000 руб. Чтобы не нарушить законодательные требования, отразите в плане дни основного отпуска, ежегодного, а также остаток неиспользованного отдыха за предыдущие годы.

Скачать памятку: сколько хранить документы

Образец заполнения графика отпусков на 2020 год

logo
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы увидеть результаты теста, зарегистрируйтесь

После регистрации вы увидите свой результат теста и рекомендации по обучению

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.