Служебная записка является внутренним документом организации, в котором подтверждаются факт, сроки отправки работника в поездку, расходы. Рассмотрим, когда составлять служебную записку обязательно.
Скачайте образцы заполнения служебной записки. Далее мы подготовили инструкцию по составлению.
Зачем нужна служебка
Служебная записка на командировку составляется для подтверждения факта отправки физлица в поездку, включая сроки пребывания и место назначения. Этот документ заполняется в определенных случаях (ПП № 749 от 13.10.08 г.):
- Когда работник отправляется в командировку (или возвращается) на личном транспорте, а также арендованном либо служебном. В такой ситуации фактический период пребывания в поездке определяется на основании служебки. Она заполняется и предъявляется в организацию после возвращения специалиста. Для подтверждения факта использования транспорта прикладываются путевые листы, кассовые чеки, квитанции, счета, маршрутные листы и пр.
- Когда сотрудник по различным причинам не может предоставить работодателю документацию на проезд и проживание. В таком случае заполняется служебка, где делаются отметки принимающей стороны о датах прибытия командированного лица и выбытия. Таким образом принимающая организация удостоверяет сроки нахождения в командировке. Записку заполняет работник по возвращении из поездки.
- Если работодатель самостоятельно решит, что ему необходимо составлять служебку на командировку – образец документа требуется утвердить в ЛНА (локально-нормативном акте организации). Для этого издается приказ или соответствующий пункт вносится в Положение о командировках.
- В случае задержки командированного лица по уважительным причинам. К примеру, из-за отсутствия билетов или в связи с производственной необходимостью. Продлить сроки пребывания можно на основании служебки. Равно как и можно отозвать специалиста.
Ввели новые штрафы для бухгалтеров! Скачайте памятку с нарушениями и мерами ответственности за них:
Памятка: новые штрафы для бухгалтеровЕще одна важная функция записки заключается в подтверждении понесенных за время поездки расходов, включая на проезд, бензин, парковку, проживание и т.д. Кроме того, служебка потребуется бухгалтеру для начисления суммы суточных. Ведь для расчета нужно точно знать, сколько времени работник находился в командировке.
Когда отправляете сотрудника в командировку, оформите необходимые документы. Они будут основанием, чтобы учесть и обосновать расходы. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.
Как составить служебную записку
Образец служебной записки о командировке организация разрабатывает самостоятельно. Не запрещается использовать типовой шаблон. Порядок заполнения этого документа на законодательном уровне не регулируется.
Содержание зависит от причины составления служебки – направление в поездку, отмена, продление и т.д. В любом случае включите в документ следующие обязательные реквизиты:
- Наименование должности и ФИО руководителя – эти данные указываются в правом верхнем углу формы в дательном падеже. К примеру, генеральному директору ООО «Самоцвет» Алхазову Григорию Петровичу. Здесь же в родительном падеже нужно отразить должность и ФИО работника, который подает записку.
- Название документа – в центре бланка прописывается его наименование, то есть, служебная записка.
- Содержание документа – излагается сотрудником в произвольном виде. Нужно указать цель поездки, даты отъезда в командировку и приезда. Если используется личный автотранспорт (или служебный), также требуется уточнить рег. №, марку и модель машины, информацию о водителе, прочие данные.
- Список подтверждающих документов обозначается в конце служебки – эти формы прикладываются к записке для обоснования затрат.
- Личная подпись – приводится с указанием расшифровки ФИО заявителя. Рядом ставится дата заполнения записки.
Если служебка составляется в целях отмены поездки, важно корректно обозначить причину. Формулировка зависит от обстоятельств. К примеру, можно указать такое основание для ненаправления работника:
- «Прошу отменить командировку Семенову А.В. в связи с болезнью генерального директора организации».
- «По причине проведения ремонта оборудования своими силами прошу Вас отменить командировку инженеру Свиридову О.Р.».
Дополнительно издается распоряжение директора. В случае задержки работника в поездке нужно обозначить причину продления командировки.
Из-за новых правил Минтранса появились вопросы о том, как подтверждать расходы на командировки. Прочтите в статье, какие документы потребовать у сотрудника и к каким реквизитам контролеры придираются чаще всего.
Кому отдавать служебную записку
После того, как документ составлен и согласован с бухгалтером, его нужно утвердить у директора. Для этого записка передается на подпись руководителю. В качестве подтверждающих расходов форм также нужно отдать все имеющиеся чеки, счета, договора и прочие бланки о понесенных затратах.
Если сотрудник не может предоставить подтверждающие документы, вопрос о возмещении издержек решает руководитель организации. Тогда в служебке работник должен обосновать причину отсутствия нужных бумаг. При разработке собственной формы можете взять за основу наш образец служебной записки о командировке.