8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Всероссийская онлайн-конференция для бухгалтеров - бесплатное участие
Учет в учреждении

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2020 году с образцами документов

3 декабря 2019
36
Средний балл: 0 из 5
Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2020 году с образцами документов

Как правильно оформить документы на сотрудника, который уезжает в командировку, как выплатить ему аванс на поездку и учесть все командировочные расходы - в статье.

Порядок оформления командировки в 2020 году

Шаг 1. Закрепите в положении о командировках порядок его оформления в 2020 году. Пропишите в нем сроки поездки, правила учета расходов, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Положение оформляйте как приложение к учетной политике, скачайте образцы:

Чтобы направить работника в служебную поездку, нужно решение директора. Оформить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку вы можете в виде приказа. Документ можете оформить в произвольной форме или использовать унифицированную по форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Сделайте это до того, как отправите сотрудника в командировку.

Скачать бланк приказа о направлении сотрудников в командировкуПо форме Т-9а, используйте, когда направляете в командировку нескольких сотрудников

Образец приказа о направлении сотрудника в поездку

Как оформить командировку в 2020 году

Госучреждения используют бланк авансового отчета по форме ОКУД 0504505.

Шаг 2. Командированному сотруднику нужно будет возместить в 2020 году:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, которые сотрудник произведет с разрешения руководителя.

Можно ли отправить работника в командировку без аванса, смотрите в статье журнала

Командировочные расходы возмещайте в том порядке, который вы установили у себя в учреждении коллективным договором или другим локальным актом (ст. 168 ТК РФ).

Подтверждать свои командировочные расходы в 2020 году сотрудник будет также через авансовый отчет. К отчету он должен приложить все документы, которые подтверждают его затраты.

За все время командировки за штатным сотрудником сохраните средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Заплатите его за все дни работы сотрудника по графику, а также за дни, когда он был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Выплачивайте средний заработок вместе с зарплатой.

Отмечу, если работник трудился в командировке в выходные или праздники - оплатите эти дни в двойном размере или предоставьте дополнительный выходной.

Шаг 3. Дни отсутствия командированного специалиста нужно отметить в табеле по учету отработанного времени. При этом используется код «К» или «06». Если работник в течение командировки трудился в выходные или праздничные дни, проставляется код «03» или «РВ» (Письмо Минтруда № 14-2-291 от 14.02.13 г.).

Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно или использовать унифицированный бланк. Типовой документ Т-12 или Т-13 утвержден в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.

Скачать бланк Т-12Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Скачать бланк Т-13Табель учета рабочего времени

Госучреждения используют табель учета рабочего времени по форма ОКУД 0504421.

Памятка командированному сотрудникуСкачайте и раздайте сотрудникам, которые часто ездят в командировки

Шаг 4. В 2020 году, чтобы списать расходы на командировку также нужно будет составить авансовый отчет. Командированный работник должен представить все подтверждающие расходы документы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

К подтверждающим документам относятся:

  • Авиабилеты, железнодорожные или автобусные;
  • Чеки, квитанции об оплате (проживания, питания, транспорта, товаров, связанных со служебной деятельностью):
  • Ваучеры из гостиниц;
  • Путевые или маршрутные листы;
  • Заправочные талоны.

Шаг 5. Окончательный расчет с работником – за отведенное время бухгалтер организации осуществляет расчет с сотрудником. Если по авансовому отчету образуется излишек, физлицо обязано вернуть средства в кассу. Если же расходы превысили полученный аванс, работнику возмещается перерасход. При отражении проводок по командировочным расходам в госучреждениях нужно учитывать требования Постановления Правительства № 729 от 02.10.02 г. 

Оформление командировки в 2019 году Для оформления командировки за несколько минут, воспользуйтесь подборкой образов документов Просто скачайте нужный бланк и подставьте данные своего учреждения.

Расчет командировочных

Размер суточных командированному сотруднику на 2020 год закрепите приказом руководителя или укажите в коллективном либо трудовом договоре (ч. 4 ст. 168 ТК), но они не могут быть меньше нормы:

  • для федеральных учреждений не меньше 100 руб. за каждый день командировки (постановление Правительства от 2 октября 2002 г. № 729),
  • для региональных и муниципальных учреждений нормы установлены нормативным актом субъекта РФ или органа местного самоуправления.

Когда будете устанавливать размер суточных, помните о правиле: суммы в пределах норм не облагаются НДФЛ и взносами.

Нормы для суточных в 2020 году по России и за границей

Где будет находиться сотрудник

Размер суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами

На территории РФ

700 рублей

За границей

2500 рублей

За какие дни выплатить суточные? Компенсируйте командированному работнику все время пребывания вне основного места работы. Это время включает и нерабочие дни, и даты отъезда-приезда. Ориентиром служит время в 00ч00мин. – это точка отсчета. Учитывайте так же время проезда до вокзала или аэропорта. Оплатите день полностью, даже если дорога захватила всего несколько минут.

Ситуация

С какого времени считать командировку

Уезжает ровно в 00 ч. 00 мин.

Первым оплачиваемым днем будет тот, который начнется в 00ч.01 мин.

Отправляется в поездку в 23.59

Первые сутки – это день отъезда

Вернулся домой в 00 ч. 00 мин.

Последний оплачиваемый день - предыдущий

Вернулся домой в 00 ч. 01 мин.

День возвращения входит в суточные

Как оформить командировку в 2020 году Пример 1. ГБУ «Альфа» г. Белгород отправили экономиста Галимову А.В. в командировку в Воронеж на основании приказа руководителя. В коллективном договоре прописано, что сотрудникам в командировке по России выплачивают суточные за один день в размере 700 руб.

По приезду из командировки Галимова А.В. предъявила билеты на поезд, из которых следует:

  • Выехала она в Воронеж  06.04.2020 в 19ч. 45 мин.;
  • Вернулась обратно в Белгород 11.04.2020 в 5ч.20 мин.

Бухгалтер подсчитала суточные за 6 дней командировки (06.04.2020 г. по 11.04.2020 г.) в сумме 4200 руб. (700 * 6).

Памятка: как считать плату за дни в командировкеСмотрите в памятке: формулы для поденного или суммированного учета, расчетный период, заработок, срок командировки

Как оформить авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет оформите в одном экземпляре по утвержденной форме 0504505. Часть отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

На лицевой стороне отчета подотчетное лицо указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне перечисляет расходы за период поездки, включая суточные, и указывает реквизиты подтверждающих документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, сотрудник нумерует в порядке их записи в отчете.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого бухгалтер проверяет отчет и принимает к учету расходы, утвержденные руководителем. При этом принятые расходы могут быть меньше фактических затрат сотрудника. Например, если руководитель не утвердил расходы сверх нормативов: проживание в более дорогом номере гостиницы, проезд в вагоне класса «люкс», другие необоснованные траты, которые не соответствуют статусу работника.

Как оформить командировку в 2020 году Шпаргалка

Требования налоговой инспекции к авансовому отчету:

  1. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем.
  2. В кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Иначе нельзя идентифицировать и обосновать расход.
  3. Принимать можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям, то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда от 07.10.2013 № 17-4/1647).

Сотрудник который ездил за границу и получил аванс в валюте, в авансовом отчете (ф. 0504505) дополнительно заполняет графу «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи аванса. Если официального курса нет, применяйте кросс-курс соответствующей валюты – его считайте исходя из курсов иностранных валют, которые устанавливает Банк России. Либо используйте курс, рассчитанный по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках.

Чеки, квитанции, билеты и все другие документы о затратах сотрудника за рубежом построчно переведите на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения.

Образец заполнения авансового отчета после командировки

Как оформить командировку в 2020 году

Скачать образец заполнения авансового отчетаИспользуйте как шпаргалку в работе

Командировка на личном автомобиле в 2020 году

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то оформить такие отношения с работником можно двумя способами:

  1. Заключить договор аренды автомобиля (ст. 606 ГК РФ).
  2. Заключить письменное соглашение с сотрудником на использование личного автомобиля.

Если вы оформляете соглашение с работником, то пропишите в нем:

  • модель, регистрационный и VIN-номера автомобиля, год выпуска и другие характеристики автомобиля;
  • размер компенсации за использование, износ автомобиля;
  • расходы, которые возместите: ГСМ, автостоянка, ремонт;
  • порядок, как возмещать расходы: какие документы сотрудник представляет для подтверждения расходов, сроки выплаты компенсации, нормы расхода ГСМ.

Приложите к соглашению копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль, чтобы подтвердить, что это личное имущество сотрудника. Основание - статья 188 ТК РФ, письмо Минфина от 23 января 2018 г. № 03-04-05/3235.

После командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505) и служебную записку. В записке работник указывает фактический срок пребывания в командировке. К авансовому отчету и служебной записке сотрудник прикладывает подтверждающие расходы документы: путевые листы, чеки, квитанции – и другие (п. 7, 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Подсказки для бухгалтера по оформлению и учету командировки на личном автомобиле сотрудника:

Как учесть расходы на проезд в командировку на личном автомобиле сотрудника – ответ

На какие КВР и коды КОСГУ отнести командировочные расходы на личном автомобиле – ответ

Нужно ли платить компенсацию за использование личного автомобиля, на котором сотрудник отправился в командировку – ответ

Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля для проезда в командировку при расчете налога на прибыль – ответ

Однодневная командировка

Если рабочая поездка вместе с дорогой у работника будет занимать всего один день, и он не будет пересекать границу РФ, то суточные не выдавайте. Если однодневная поездка предполагает пересечение границы РФ, то это уже загранкомандировка. В  таком случае нужно будет заплатить суточные в размере 50 процентов от дневной нормы, которая закреплена в локальных документах учреждения.

Остальные расходы, связанные с выполнением трудовой функции, командированному сотруднику возместите, если он подтвердит расходы документами. Порядок возмещения установите коллективным договором или локальным актом (п. 1 письма Минтруда от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242). 

Загранкомандировка

Правила оформления зарубежных командировок в 2020 году, такие же как и для внутренних. Определить даты начала и окончания загранкомандировки помогут даты штампа о пересечении границы РФ. Если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дату определите по проездным документам.

Суточные можете установить в любом размере. При этом помните, есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Для зарубежных командировок этот лимит составляет 2500 руб.

При расчете сотруднику размера суточных, учтите тот факт, что перед тем, как выехать за границу, он перемещается по территории России. Значит, суточные нужно выплатить по норме, которая установлена для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Как оформить командировку в 2020 году Пример 2. ГБУ «Альфа» г. Белгород отправили экономиста Галимову А.В. в командировку в г. Мадрид (Испания).

Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 1 час 35 минут.

Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.

Первым днем командировки следует считать 7 апреля. За этот день сотруднику должны выплатить суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России.

При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.

При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.

В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда).

Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.

Командировка в выходной день

Сотрудника специально отправляете в командировку для работы в выходной или праздничный день? В таком случае работник вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда за эти дни.

В первом случае сотруднику за работу в командировке в выходной день заплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Во втором, за работу в командировке в выходной день нужно оплатить:

  • сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
  • сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
  • сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Как оформить командировку в 2020 году На заметку. Если в выходной или праздник сотрудник отработал только часть рабочего дня, в повышенном размере оплачивайте только фактически отработанное время.

logo
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы увидеть результаты теста, зарегистрируйтесь

После регистрации вы увидите свой результат теста и рекомендации по обучению

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.