Тайм-менеджмент: как успевать жить и работать

1608
Мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения. Времени у каждого из нас очень немного. В этой области нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

"Искусство успевать", управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. И при этом еще как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей… Все эти задачи позволяет решить техника тайм-менеджмента. Познакомимся с некоторыми его приемами.

"Мемуарник" и определение ценностей

Первое, с чего полезно начать работу над личным временем, – определение целей и ценностей. Для этого участник Тайм-менеджерского сообщества Виталий Королев, консультант по вопросам корпоративного управления, изо­брел простой и технологичный инструмент – "Мемуарник". Ведется он следующим образом:

1. Каждый день вечером выделите 3–5 минут спокойного времени.

2. Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь Главное событие дня (ГСД). Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня или главное достижение. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. Событие может быть и позитивным, и негативным. Представьте, что из всей вашей библиотеки на необитаемый остров вам разрешили взять одну книгу, какую вы выберете? Так и здесь: какое одно событие дня вы бы "взяли на необитаемый остров"?

3. В конце недели выпишите Главное событие недели – одно из семи ГСД, или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца – Главное событие месяца. В конце года – Главное событие года.

Рядом с записью о событии сформулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно его вы сделали Главным. Например, событие – "Приезд дочери от бабушки", ценность – "Семья, дети". "Единственно верного" для всех списка ценностей нет, у каждого они различны. Кто-то, например, будет чаще записывать в колонку ценностей "новизну, яркость впечатлений", а кто-то, наоборот, "стабильность, предсказуемость". Люди разные, ценности разные – важно определить те, которые актуальны именно для вас.

"Мемуарник" поможет достаточно быстро сформировать список ваших ключевых ценностей. Кроме того, он побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном. Это позволит не терять ключевые ценности вашей жизни в суете текущих дел.

Ключевые области жизни

Полезно определить ключевые области, на которые вашу жизнь можно условно разделить. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться по жизни более сбалансировано, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности.

"Ключевые области" – это несколько (рекомендую 5–9) основных направлений деятельности. Это главные "русла", в которых развивается ваша жизнь. Например:

– личное развитие, профессиональное развитие, учеба – образование;

– семья, дети, родственники;

– друзья, знакомые, профессиональное сообщество, общественная деятельность;

– хобби, увлечения;

– работа, бизнес, клиенты, подчиненные, проекты;

– спорт, здоровье;

– благосостояние, карьера и т. д.

Сформированную карту ключевых областей можно сравнить с деревом. Вместо листопада хаотичных мелких дел – ясные ветви, на которых расположены листья-дела. Ключевые области помогут нам более точно поставить жизненные цели.

"Стратегическая картонка"

После того как вы сформулировали ключевые области, в каждой из них можно поставить цель. Например, ключевая область – "Семья", цель – "Помочь сыну определиться с выбором вуза". Ключевая область – "Профессиональное развитие", цель – "Пройти курс обучения по международным стандартам финансовой отчетности".

Выбранные цели необходимо сделать инструментом повседневного планирования. Для этого есть простой прием – "стратегическая картонка". Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. Выпишите на эту закладку ваши долгосрочные цели. Постоянное напоминание о них поможет вам не "утонуть в текучке".

Планирование дня начинайте со взгляда на "стратегическую картонку", а не на перечень текущих дел. Предложите завести такие же закладки вашим подчиненным, и начинайте оперативные совещания с обсуждения "прогресса в движении по картонкам".

Планирование в ежедневнике

Большинство ежедневников, продающихся в канцелярских магазинах, вполне подойдут для эффективного личного планирования, если их грамотно и гибко использовать.

Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит:

С обзором недели – удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; дает хороший обзор общей картины недели. При большом количестве ежедневных встреч и задач будет неудобен, если только у вас не очень мелкий почерк. Впрочем, вы можете распечатывать отдельный бланк для планирования дня, утром переносить на него встречи из ежедневника и в течение дня фиксировать на нем все возникающие задачи.

С обзором дня – удобен при большом количестве задач на день, дает возможность более детально планировать конкретный рабочий день. Координировать неделю будет труднее, но опять же можно распечатать отдельный бланк с обзором недели, для планирования встреч.

В любом случае, если листок вашего ежедневника на предстоящий день уже заполнен большим количеством ранее записанных на него задач и встреч, лучше иметь отдельно распечатанные чистые бланки и планировать день "с нуля" на них.

Задачи, не привязанные к конкретному дню, можно планировать на специальной закладке или на стикерах, прилепляемых к страницам. Это поможет не переписывать намеченное несколько раз из одного дня в другой. Ключевые задачи полезно вынести на отдельные стикеры или на "стратегическую картонку".

Эстетика в тайм-менеджменте важна как нигде, поэтому ежедневник должен быть красивым. Ведь ему вы доверяете самое дорогое и интимное – ваше время. Не пожалейте денег на хорошую кожаную обложку, дорогую ручку и т. п. Чаще используйте разные цвета, красивые закладки и т. д.

Не пытайтесь строго распланировать свой день, составить жесткое расписание. Достаточно отдельно обозначить так называемые "жесткие" встречи, привязанные к точному времени – встречи, переговоры. Остальные задачи – "гибкие" – достаточно выписать простым списком, в котором выделить приоритетные задачи, и время между "жесткими" встречами заполнять их выполнением.

Ваши планы не всегда будут сбываться, но это не страшно. Более вдумчивый взгляд на свое время быстро принесет свои плоды. Посмотрите вокруг себя. Я уверен – вы найдете людей организованных, целеустремленных, грамотно, разумно планирующих работу и при этом не превратившихся в роботов, а открытых к спонтанности и эмоциям. Укладываться в сроки нетрудно – достаточно начать планировать, грамотно и вдумчиво. Прямо сейчас, именно сегодняшний день. Не "с понедельника". Приступим!

Г.А. Архангельский,кандидат экономических наук,
генеральный директор компании "Организация времени",
г. Москва Источник: ФСБО № 1

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×