Служебная поездка: возмещаем расходы

1353
Рубин Ф. К.
Автор: Рубин Ф. К.
эксперт по бюджетному учету
По распоряжению главы администрации муниципального образования для участия в республиканской олимпиаде была направлена ученица средней школы. В качест-ве сопровождающего с ней поехал учитель. По возвращении в командировочном удостоверении отсутствовали отметки с места командирования. Возможно ли возместить работнику понесенные расходы? Об этом, а также о других нюансах, возникающих в таком случае, — в статье.

Возможно ли обойтись без командировочного удостоверения?

Надлежаще оформленное командировочное удостоверение должно быть обязательно. Такую точку зрения выразили финансисты в своих письмах от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206, от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается руководителем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Его определяют по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые ставят в командировочном удостоверении и заверяют подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован человек (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пункт 26 Положения гласит, что по возвращении из поездки работник должен представить командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом. В рассматриваемом случае у работника там отсутствуют отметки о дате прибытия и выбытия. Соответственно его траты могут быть признаны неподтвержденными со всеми вытекаю-щими негативными последствиями. Однако их можно избежать.

Так, можно запросить организацию, где был работник, поставить печати на дубликате удостоверения, отправленном по почте.

Одновременно у работника следует истребовать объяснительную записку, в которой он должен указать причину отсутствия отметок в командировочном удостоверении.

Дополнительно заметим, что, по мнению Минфина России, расходы на проезд работника можно учесть, даже если даты приезда и отъезда в билете и командировочном удостоверении не совпадают (см. письмо от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191).

 


 


Ситуацию регулирует трудовое законодательство

Нужно помнить, что, во-первых, служебные командировки возможны только для лиц, с которыми заключен трудовой договор. А во-вторых, при направлении работника в подобные поездки ему гарантируется возмещение расходов, с ней связанных (ст. 167 Трудового кодекса РФ). В статье 168 Трудового кодекса РФ приведен перечень затрат, которые учреждение обязано возместить работнику. Данная норма предусматривает, что порядок и размеры возмещения трат определяются коллективным договором или локальным актом учреждения. Особенности направления работников в командировку установ-лены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Отметим, что право направлять работника в командировку предоставлено руководителю учреждения.

Оформление авансового отчета

Пункт 26 Положения установил, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы;
— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения учреждения, в письменной форме.

Так как денежные средства выдаются сопровождающему лицу, соответственно Авансовый отчет по форме 0504049 составляет именно он, указав расходы за себя и ученицу. Составляющих будет три — проезд, проживание и суточные.

Если были дополнительные расходы, то они указываются в заявлении на имя руководителя, который принимает решение, обоснованны ли они, и если да, то производится оплата.

Отражение в бухгалтерском учете

Расходы, связанные со служебными командировками, в зависимости от их характера относятся на соответствующие подстатьи КОСГУ:
— 212 «Прочие выплаты» — расходы по оплате суточных;
— 222 «Транспортные услуги» — расходы на проезд (включая плату за пользование бельем в поездах);
— 226 «Прочие работы, услуги» — расходы по найму жилого помещения.

Бухгалтерские записи оформляются так:

 

 

 



 

Содержание операции Дебет Кредит
Выданы из кассы суточные 1 208 02 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
Выданы из кассы наличные денежные средства под отчет для оплаты проезда 1 208 05 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
Выданы из кассы наличные денежные средства под отчет для оплаты расходов по найму жилого помещения 1 208 09 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»
1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
Списаны суточные на основании авансового отчета и оправдательных документов 1 401 01 212
«Расходы по прочим выплатам»
1 208 02 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Списаны транспортные расходы на основании авансового отчета и оправдательных документов 1 401 01 222
«Расходы на транспортные услуги»
1 208 05 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Списаны расходы по найму жилого помещения на основании авансового отчета и оправдательных документов 1 401 01 226
«Расходы на прочие работы, услуги»
1 208 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»


Если же командировка была оплачена за счет средств от предпринимательской деятельности, сумму расходов следует отразить по дебету счета 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)». Кроме того, в 18-м разряде счетов надлежит использовать признак «2».

В заключение отметим, что, если работник фактически израсходовал меньше денежных средств, чем ему было выдано, он должен вернуть неиспользованный остаток аванса в кассу. В противном случае невозвращенную сумму удерживают из его заработной платы. Если же работник истратил больше, чем ему было выдано, перерасход подлежит возмещению после того, как руководство утвердит авансовый отчет.

 

 

 


 


Не забудьте про налоговый учет

С 2009 года выплачиваемые командируемым работникам суточные за счет внебюджетных средств учреждение вправе признать в расходах полностью в размере фактических затрат (письмо Минфина России от 26 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/96).

Порядок и размер возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однако необходимо отметить, что для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено. Существующее ограничение — не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах России (ст. 217 Налогового кодекса РФ).

 

 

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и зарплату учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×