Внесение исправлений в трудовую книжку

1433
Неверное оформление трудовой книжки может повлечь признание самого документа или записей в нем недействительными. А это усложнит подтверждение трудового стажа, в том числе и при назначении досрочной пенсии работнику учреждения. В таком случае исправлять ошибки зачастую приходится работодателю. Поэтому мы расскажем о том, как это сделать грамотно, принимая во внимание разъяснения чиновников.
Нормы не соблюдены? Внесите исправления

На практике не все записи, внесенные в трудовую книжку, могут быть признаны легитимными. То есть корректно подтверждающими тот или иной период работы.

В письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1027-6 чиновники особо отметили: «в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь». Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки в названном документе, влияющие на определение трудового стажа, а также необходимые действия специалистов учреждения.

Отсутствует печать на титульном листе. Если трудовая книжка выдана после 1 января 1975 года, то она действительна только при наличии на титульном листе печати юрлица, в котором документ заведен. В противном случае придется или:
— подтвердить трудовой стаж справкой о работе в учреждении;
— подтвердить справкой первую запись о работе;
— дооформить трудовую книжку (заверить титульный лист трудовой книжки печатью).

Отметка о работе у индивидуального предпринимателя. Такая запись в трудовой книжке считается недействительной. Бухгалтеру необходимо подготовить соответствующую справку с приложением заверенных копий расчетных ведомостей, лицевых счетов, справок из органов ПФР об уплате страховых взносов.

Исправления должным образом не заверены. Даже если сами корректировки о дате приема, увольнения, датах соответствующих приказов внесены верно, без правильного заверения их не учтут. Поэтому бухгалтеру (кадровику) следует подготовить справку, подтверждающую указанный период работы.

Наличие расхождений между датой приема (увольнения) и датой приказа. При таком несоответствии (когда, например, дата приема записана как 1 августа 2008 года, а приказа — 1 декабря 2008 года) в случае сомнений со стороны органа ПФР в достоверности записи о работе учреждение направляет справку с подтверждением периода работы.

В трудовой книжке присутствуют сокращения. Могут быть не указаны инициалы имени и отчества или же указано «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен»... Бухгалтеру (кадровику) надлежит подготовить справку в территориальный орган ПФР либо внести дополнительную запись в трудовую книжку с последующим порядковым номером и датой ее внесения (п. 1.2 Инструкции № 69). 
 

Оформление документов четко регламентировано

Записи в трудовой книжке должны быть сделаны в соответствии с требованиями двух нормативных актов. Во-первых, следует руководствоваться положениями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Во-вторых — Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Следует помнить, что трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Записи в ней, в частности, позволяют определить стаж гражданской службы человека. Это подтверждает в том числе приказ Казначейства России от 19 января 2009 г. № 6.


Пример оформления такой правки приведен в приложении.

Неправильное отражение даты рождения работника. В такой ситуации порядок действий, как и в предыдущем случае.

Зачеркивание, стирание ранее внесенных неточных, неверных записей, внесение пометки «исправленному верить». Для исправления подобной ошибки в документ вносят дополнительную запись. Исключение составляет случай, когда фамилия, имя, отчество работника — владельца трудовой книжки — зачеркивается одной сплошной линией в случае их изменения на основании соответствующих документов (п. 2.3 Инструкции № 69).

Вкладыш в трудовую книжку (его титульный лист) не заверен печатью и подписью руководителя. В учреждении готовят соответствующую справку в территориальный орган ПФР либо заверяют вкладыш печатью и подписью руководителя (п. 2.2 Инструкции № 69).

В записях о приеме на работу (увольнении) не указаны номер приказа, дата его подписания. При данной оплошности понадобится справка в территориальный орган ПФР либо дополнительная запись в трудовую книжку с последующим порядковым номером и датой ее внесения.

Наименования профессий несоответствующие. Они должны совпадать с теми, которые указаны в Списках вредных работ, производств, профессий, должностей, специальностей и учреждений (организаций), утверждаемых Правительством РФ, с учетом которых назначается льготная пенсия. Иначе это может стать проблемой для лиц, претендующих на ее досрочное назначение.

От учреждения может понадобиться справка в отделение Фонда или внесение дополнительной записи в трудовую книжку с последующим порядковым номером и соответствующей датой.

Нет информации об изменениях структурного подразделения юрлица или должности работника. Уполномоченному специалисту учреждения придется прибегнуть к аналогичным, что и в предыдущей ситуации, действиям. Равно как и в случае, когда в разделе «Сведения о работе» указано сокращенное наименование организации или организационно-правовой формы.

Обратите внимание на соответствие в наименовании юрлица — работодателя, указанного в трудовой книжке. Если наименование изменялось, но запись об этом в документе не отражена, то зафиксировать корректировки надлежит в соответствующей справке.

Несоответствие названия юрлица, прописанного в строках, тому, что указано на оттиске печати. Бухгалтеру (кадровику) бюджетного учреждения необходимо исправить это записью о дате изменения наименования организации и основаниях произведенных изменений (п. 3.2 Инструкции № 69). Либо подготовить справку за подписью руководителя, заверенную печатью.

Печати, заверяющие подписи ответственных лиц, плохо читаемы, неразборчивы. Готовится соответствующая справка в территориальный орган ПФР либо вносится дополнительная запись в трудовую книжку по всем правилам (п. 1.2 Инструкции № 69).

В трудовой книжке указаны только годы без обозначения точных дат. В этом случае вносить дополнения в трудовую книжку не следует.

За дату специалист органа ПФР может принять:
— 1 июля соответствующего года — если указаны только годы;
— 15-е число соответствующего месяца — если не указана дата месяца.

 


 


Кто обязан вносить исправления?

При выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправляют по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо по новому месту работы на основании официального документа организации, допустившей ошибку.

Если юрлицо, в котором произведена неправильная (неточная) запись, реорганизовано, исправление производит его правопреемник. В случае ликвидации организации — новый работодатель на основании соответствующего документа (копии приказов о приеме, справки и выписки документов и т. д.).

Справка о подтверждении трудового стажа составляется лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. В справке в обязательном порядке указывается основание внесения уточняющих сведений.

 

 

 


Когда участие работодателя не понадобится
В отдельных случаях специалист учреждения имеет право не вносить правки.

Неверно внесены изменения. Представим, смена данных о фамилии, имени, отчестве, дате рождения произведена не в установленном порядке (без указания документов-оснований, отсутствие одного или нескольких реквизитов документа, запись не заверена печатью).

В такой ситуации бухгалтеру (кадровику) учреждения не требуется представлять дополнительные документы в орган ПФР для подтверждения трудового стажа, если запись не вызывает сомнения и произведена у работодателя — юридического лица.

Запись об увольнении заверена «устаревшей» печатью. Например, текст оттиска печати — на языке бывшей союзной республики. В данной ситуации сам заявитель (работник) переводит текст печати на русский язык.

Заметим, что при этом подпись переводчика заверяется нотариусом.

Сведения о военной службе внесены на основании военного билета, при этом его номер и (или) дата выдачи не указаны. В такой ситуации учреждение также не готовит дополнительных справок — военный билет запрашивается непосредственно у заявителя.

Имя, отчество или фамилия в трудовой книжке не совпадают с данными по паспорту или свидетельству о рождении (опечатки, описки). В данном случае факт принадлежности трудовой книжки данному работнику может быть установлен только в судебном порядке без внесения изменений в трудовую книжку.

Отметим такой момент. Несоблюдение хронологии записей в трудовой книжке не влияет на расчет трудового стажа.

Приложение

 

 



 

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
№ записи
Дата 
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении
 (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись  
число
месяц
год
1
2
3
4
 
 
 
 
Общество с ограниченной ответственностью «Аудит
 
 
 
 
 
и Консалтинг» (ООО «Аудит и Консалтинг)
 
14
01
03
2010
Принята на должность консультанта-эксперта по
пр. от
 
 
 
 
учету и налогообложению
01.03.2010
15
01
03
2010
Запись за номером 14 недействительна
Приказ от
 
 
 
 
Принята на должность консультанта-эксперта по
01.03.2010 № 15
 
 
 
 
учету и налогообложению
 

 

 

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и зарплату учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×