Организация рабочего времени подчиненных.

9562
Организация рабочего времени подчиненных.
Грамотный руководитель в первую очередь думает о том, как организо­вать работу своего подразделения таким образом, чтобы избежать "белых пятен" и дублирования сотрудниками функций друг друга. Пред­лагаем вашему вниманию рекомендации, которые помогут грамотно распределить обязанности в коллективе и рационально использовать рабочее время каждого сотрудника.

Фонд рабочего времени

Говоря об организации рабочего времени подчиненных, прежде всего, следует помнить, что оно ограничено. Согласно ст. 91 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) под рабочим временем подразумевается то время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а так­же иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федераль­ными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федера­ции относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

При этом в России годовой фонд рабочего времени, приходящийся на каждого сотрудника, сокращают 12 нерабочих праздничных дней (ст. 112 ТК РФ), ежегод­ный оплачиваемый отпуск, минимальная продолжительность которого состав­ляет 28 календарных дней (ст. 115 и 121 ТК РФ), а также периоды временной не­трудоспособности работников. Кроме того, для ряда работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени и предусматриваются до­полнительные оплачиваемые отпуска.

За пределами установленной работнику продолжительности рабочего времени работодатель может привлекать его только для сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ) или если работник трудится на условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ). В обоих случаях действующее законодательство предусматривает ряд ограничений. Например, ненормированный рабочий день подразумевает лишь возможность эпизодического привлечения работников к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности ра­бочего времени. Что в силах предпринять главный бухгалтер для того, чтобы наи­более рационально организовать рабочее время и труд своих подчиненных? От общего к частному

Первыми шагами на пути рационализации использования рабочего времени сотрудников всего учреждения могут стать построение эффективной органи­зационной структуры и регламентация должностных (профессиональных) обя­занностей работников. Для этого необходимо определить основные структур­ные подразделения организации, осуществляющие предусмотренную уставом деятельность, и затем обозначить вспомогательные подразделения, необходи­мые для осуществления деятельности организации. Функции каждого из струк­турных подразделений, как правило, формализуются в виде соответствующего положения.

Следующим шагом при повышении эффективности труда во всем учреждении является разработка штатного расписания, в котором для структурных под­разделений организации с учетом направления работы утверждаются должно­сти служащих и профессии рабочих, необходимые для выполнения поставлен­ных задач. Одновременно под каждую из этих должностей целесообразно разработать должностные и профессиональные инструкции. С правовой точки зрения должностные (профессиональные) инструкции не являются обязатель­ными. Согласно ст. 57 ТК РФ необходимым и достаточным является отражение трудовой функции (должностных или профессиональных обязанностей) работ­ника в его трудовом договоре.

На практике эта работа порой рассматривается как “дополнительная бюрокра­тия” и выполняется формально. В результате в трудовых договорах и в долж­ностных инструкциях описание обязанностей работника отражается лишь в общих чертах. Детализация обязанностей подчиненных и организация их рабо­чего времени полностью “сваливается” на их непосредственного начальника, который должен тратить на это значительную часть собственного рабочего времени.

Поэтому руководителю структурного подразделения в первую очередь следует проанализировать все работы, которые должны выполнять его подчиненные, оценить их сложность и объемы (затраты времени). В больших структурных подразделениях (как правило, в крупных учреждениях) может оказаться целе­сообразным сначала выделить основные участки работы, а затем уже выделять отдельные работы в рамках одного участка. Например, в бухгалтерии могут быть выделены участки: “Касса”, “Оплата труда”, “Работа с поставщиками и подрядчика­ми” и др.

При распределении работ по должностям важно предусмотреть примерно равномерную загрузку работников. Это важно, если вы хотите создать хоро­ший климат в коллективе. Суммарный объем работ по каждой из позиций в штатном расписании должен быть реально выполнимым в течение рабоче­го времени при добросовестной работе сотрудника, имеющего квалифика­цию, необходимую для занятия данной должности. Проведенные вами анализ и распределение работ по должностям формализуются в должностных ин­струкциях.

Такой подход, несмотря на его трудоемкость на первоначальном этапе, позво­ляет руководителю подразделения в дальнейшем значительно сократить свои трудозатраты на конкретизацию работ и организацию рабочего времени подчи­ненных. Кроме того, это создает предпосылки для повышения эффективности системы оплаты и стимулирования труда работников в качестве инструмента управления персоналом в масштабах всего учреждения.

Эффективная мотивация

Материальное вознаграждение работника является одним из важнейших ин­струментов для руководителя. Однако сами по себе высокие размеры заработ­ка не являются гарантией высокой результативности труда.

Каждый руководитель должен быть в том числе психологом и умело использо­вать моральные стимулы при повышении мотивации своих подчиненных: поо­щрять средствами, ценными для данного конкретного сотрудника. Но мораль­ные стимулы должны дополнять использование материальных, а не подменять их полностью. Для этого в организации должна быть построена соответствую­щая система оплаты и стимулирования труда.

Следует отметить, что с 1 декабря 2008 г. в соответствии с постановлением Пра­вительства РФ от 05.08.2008 № 583* полномочия по формированию систем оплаты в федеральных бюджетных учреждениях и стимулирования труда были делегированы на уровень самих учреждений. Таким образом, по степени само­стоятельности (к сожалению далеко не всегда по финансовым возможностям) федеральные бюджетные учреждения практически догнали коммерческие ор­ганизации и могут лучше увязать вознаграждение своих работников с результа­тами их труда. А наличие подробных должностных инструкций служащих (про­фессиональных инструкций для рабочих) существенно облегчает данную работу.

Оптимальное “меню” для каждой ситуации

Если все описанные выше шаги выполнены правильно, работник, ознакомив­шись с должностной (профессиональной) инструкцией и условиями оплаты труда, понимает, чего от него хочет работодатель и каким образом можно до­биться максимального заработка. Чем подробнее описаны должностные пол­номочия работника учреждения, тем меньше времени нужно тратить руково­дителю подразделения на объяснение работнику важности той или иной работы. За него это сделала система оплаты и стимулирования труда. Руково­дитель подразделения сможет перераспределить свои силы и время на выпол­нение других задач, в том числе на дальнейшую оптимизацию использования рабочего времени подчиненных. Универсальных рецептов не существует, ведь в разных учреждениях имеется своя специфика, а у конкретного начальника – свой стиль управления. В большей степени подходы к организации рабочего времени подчиненных ассоциируются с “меню”, из которого можно выбрать оптимальный для себя вариант. В качестве примера можно привести некото­рые “блюда”.

1. Если по объективным причинам интенсивность труда работников подразде­ления меняется в течение месяца или квартала, целесообразно рассмотреть возможность перехода на режим гибкого рабочего времени и его суммирован­ный учет (ст. 102 и 104 ТК РФ). Например, в сводном подразделении в начале ме­сяца работники могут быть не полностью загружены работой, а в конце месяца при сдаче итоговых отчетов им приходится работать сверхурочно.

2. При управлении подчиненными полезно периодически проводить общие со­вещания или планерки. Помимо решения общих вопросов (распределения за­дач и контроля за исполнением поручений), на данных мероприятиях может быть организован обмен мнениями по разрешению тех или иных проблем. В ходе совещаний руководитель может получить общую картину загрузки своих подчиненных и при необходимости провести перераспределение работы. Кро­ме того, планерки можно использовать для публичного поощрения отличив­шихся сотрудников, что послужит дополнительной мотивацией для повышения результативности труда.

3. Большинство работников рассматривают свое рабочее время как не принад­лежащее им. Соответственно, они не заинтересованы в его рациональном ис­пользовании. Задача руководителя – обратить внимание на то, что данное вре­мя остается ценнейшим ресурсом работника. Если использовать его более рационально, то у работника появится возможность для профессионального совершенствования. От этого выиграет и руководитель, получив более квали­фицированного и эффективного сотрудника, и сам работник, который помимо материальной составляющей получит дополнительный бонус в виде професси­онального, а возможно, и карьерного роста.

С.Ю. Горбарец,начальник управления заработной платы и доходов населения
НИИ труда и социального страхования Минздравсоцразвития России
Источник: ФСБО, №4-2010

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×