Особенности личного дела работника

1746
Илясов П. А.
эксперт по бюджетному учету
В настоящее время на законодательном уровне отсутствуют нормы, регламентирующие порядок ведения личных дел работников бюджетного учреждения. Избежать ошибок поможет наша статья.
ПОЧЕМУ ВОЗНИКАЮТ СЛОЖНОСТИ

Определения термина «личное дело» в действующих нормативных актах нет. Причем законодательно не закреплена обязанность бюджетного учреждения вести личное дело каждого работника. Единственное, что предписано — вести личные дела государственных гражданских служащих (ст. 44 Закона РФ от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Однако такая обязанность может быть возложена на работодателя — бюджетное учреждение отраслевым (ведомственным) нормативно-правовым актом (пример тому — приказ Федеральной антимонопольной службы от 4 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы»).

Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод: личное дело есть совокупность документов о работнике, содержащих его персональные сведения, а также данные о его трудовой деятельности.

На практике для удобства кадрового делопроизводства в большинстве учреждений руководитель сам принимает решение о необходимости ведения личных дел работников.

Во избежание разногласий с проверяющими органами рекомендуем предусмотреть в локальных нормативных актах учреждения порядок ведения личного дела работников, не относящихся к государственным служащим.
 

ФОРМИРУЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Открывают личное дело на работника после издания приказа о приеме его на работу. Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, им могут воспользоваться и другие учреждения. В состав личного дела входят:
— внутренняя опись документов дела;
— личная карточка работника (форма № Т-2);
— письменное заявление с просьбой о приеме на работу;
— собственноручно заполненная и подписанная анкета;
— копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
— копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
— экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
— копии документов воинского учета;
— аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
— копии приказов о поощрении (наложении дисциплинарного взыскания);
— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну;
— другие документы, нахождение которых в личном деле будет целесообразным.

Как правило, каждое дело имеет фотографию работника (обычно форматом 4 х 6 см). Конечно, будет лучше, если фотографии обновляются не реже чем раз в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Все документы личного дела располагаются в хронологическом порядке (в порядке их принятия или оформления, то есть сначала во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу, далее — в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу), брошюруются, страницы нумеруются. В течение всего времени работы человека его личное дело может пополняться бумагами.
 

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ЗАПИСЕЙ

Общие правила. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого специалиста учреждения, числящегося в штате: периодически при необходимости вносятся записи в соответствующие разделы личного дела. Причем это возможно только при наличии подтверждающих документов (заверенных копий). До внесения записей детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом в личной беседе с работником. Все записи вносят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. При необходимости эти сведения заверяются подписью уполномоченных лиц.

Обратим внимание и на такой момент. Некоторые специалисты полагают, что в раздел личной карточки «Прием на работу и переводы на другую работу» вносятся записи, которые есть в трудовой книжке, то есть о приеме и постоянных переводах. Однако это несколько не так. Сюда следует вносить данные не только о постоянных переводах, но и о временных. Причем не забудьте с каждой внесенной записью в данный раздел ознакомить работника: этого требуют указания по заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Если была реорганизация. На практике специалисты сталкиваются и с таким вопросом. В учреждении произошла реорганизация и должностные оклады некоторых работников изменились. Нужно ли это отражать в личной карточке? Давайте разбираться.

Форма № Т-2 (определена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) содержит раздел «Прием на работу и переводы на другую работу». Здесь для отражения должностного оклада предусмотрена графа 4 «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.». Однако основанием для внесения записи является приказ о приеме на работу или о переводе на другую работу.

В статье 72.1 Трудового кодекса РФ сказано: «Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем».

Получается, что, если при реорганизации изменились только должностные оклады, но работники остались в прежних должностях и структурных подразделениях, указывать новые оклады в личной карточке не нужно.

Если же в результате реорганизации произошло изменение наименования должности или структурного подразделения, это будет являться переводом работника. Поэтому в указанный раздел личной карточки нужно внести соответствующие записи.

Заключительные записи. Завершающий документ в папке личного дела работника — копия приказа о расторжении трудового договора.

К личному делу прилагается внутренняя опись и заполняется по мере включения документов в дело. Она составляется в соответствии с приложением 10 к Основным правилам работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (Особенности личного дела работника скачать образец).

После увольнения работника его личное дело подготавливается для передачи в архив.

 


 


Права работника в области защиты персональных данных

Вся информация о работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, получаемая кадровой службой, относится к персональным данным, стороны (работник и работодатель) обязаны соблюдать нормы, установленные Законом № 152-ФЗ и главой 14 Трудового кодекса РФ.

 

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш сайт для тех, кто рассчитывает зарплату в учреждениях госсектора

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль