text
Учет в учреждении

Отпускные: начисление и учет в государственных и муниципальных учреждениях

  • 12 марта 2015
  • 64110
эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях»

У бухгалтеров возникает много вопросов по начислению и учету отпускных. Например, нужно ли распределять суммы страховых взносов, если отпуск работника государственного (муниципального) учреждения приходится на разные месяцы? Можно ли учесть всю начисленную сумму отпускных в налоговом учете, если работник занят в приносящей доход деятельности?

Порядок начисления и расчета отпускных в учреждениях госсектора 

Как производится начисление отпускных в учреждениях госсектора, каковы общие правила расчета отпускных, как рассчитать средний заработок для целей выплаты отпускных, напоминает эксперт журнала «Учет учреждениях».

В какие сроки предоставляется отпуск работникам государственнх (муниципальных) учрежжениях

Время отдыха устанавливается в графике отпусков (форма № Т-7, утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Он ежегодно (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При этом человека нужно известить об отпуске под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Вновь принятый специалист имеет право на отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Однако из этих правил есть и исключения. Так, необязательны требования о соблюдении графика и непрерывной работы в течение шести месяцев для следующих лиц:

  • женщин – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • граждан в возрасте до 18 лет;
  • работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • совместителей (им отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе);
  • работниц, у которых супруг – военнослужащий (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • почетных доноров (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»).

Учтите: если бюджетное учреждение не утверждает (или не соблюдает) график отпусков, за это могут оштрафовать как за нарушение законодательства о труде: руководителя – на 1000–5000 руб., само учреждение – на 30 000–50 000 руб. Такие штрафы предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

При определении среднего заработка учитываются не все выплаты

При расчете среднего заработка учитываются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Это, к примеру:

  • зарплата, начисленная работникам по окладам (должностным окладам, тарифным ставкам);
  • надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, совмещение профессий (должностей), руководство бригадой;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Это не исчерпывающий перечень. В соответствии с подпунктом «о» пункта 2 Положения в расчет среднего заработка придется включить иные выплаты. Однако из расчетного периода исключаются время и начисленные за него суммы (п. 5 Положения), когда:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством;
  • он получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник был в отпуске без сохранения зарплаты;
  • ему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства.

Аналогично не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.). А также премии, не предусмотренные системой оплаты труда.

Дополнительно отметим: в определенных случаях работнику помимо основного оплачиваемого отпуска полагаются дополнительные дни отдыха. По общему правилу порядок начисления сумм в таком случае аналогичный.

Отпускные: начисление, расчет среднего заработка

Если расчетный период (12 календарных месяцев) отработан полностью, среднедневной заработок рассчитывается по следующей формуле (п. 10 Положения, статья 139 Трудового кодекса РФ в редакции Федерального закона от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ):

СДЗ = ЗРП : 12 : 29,3,
где СДЗ – среднедневной заработок; ЗРП – заработок, начисленный за расчетный период; 29,3 – среднемесячное число календарных дней.

Работникам, которые трудятся на условиях неполного рабочего времени (неполные рабочая неделя, рабочий день), расчет отпускных делают по общим правилам. Это закреплено в пункте 12 Положения. Но чаще всего бывает, что в расчетном периоде работник болел, брал отпуск за свой счет – иначе говоря, отработал расчетный период не полностью. В этом случае формула для расчета среднедневного заработка такая:

СДЗ = ЗРП : (29,3 x КПОМ + КДНОМ),
где СДЗ – среднедневной заработок; ЗРП – заработок, начисленный за расчетный период; 29,3 – среднемесячное число календарных дней; КПОМ – количество полностью отработанных календарных месяцев; КДНОМ – количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце).

Чтобы рассчитать количество календарных дней в неполном месяце, необходимо воспользоваться следующей формулой:

КДНОМ = 29,3 x ДПОМ : КДМ,
где КДНОМ – количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце); 29,3 – среднемесячное число календарных дней; ДПОМ – количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработанном месяце; КДМ – количество календарных дней месяца.

Если в расчете отпускных выявлена ошибка

Действительно, как быть бухгалтеру учреждения, когда начисляются отпускные, если выявлена ошибка, а суммы уже выплачены специалисту? Ответ зависит от ряда факторов. Так, если в результате работник получил меньше, чем ему полагается, несомненно, нужно доначислить суммы. А когда выплачено больше – здесь ситуация более сложная. Ведь трудовым законодательством предусмотрен закрытый перечень случаев, когда допустимы удержания из заработной платы. Так, статьей 137 Трудового кодекса РФ предусмотрена возможность удержания из заработной платы сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок.

При этом под счетной ошибкой понимается неточность, допущенная в арифметических расчетах (если неверно умножены или сложены цифры). А вот если, например, бухгалтер, рассчитывая отпускные специалисту, по ошибке включил в его общий заработок материальную помощь, переплату удержать не получится (хотя действительно материальная помощь при расчете отпускных во внимание не принимается). Ведь в рассматриваемом случае оплошность бухгалтера счетной ошибкой не признается.

Налоги и взносы при расчете отпускных

После того как начислены отпускные, нужно начислить взносы. А именно:

В момент выплаты (перечисления на счет работника) отпускных удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

То есть для целей обложения взносов и НДФЛ не важно, приходится отпуск на один или несколько месяцев.

Если работник занят в деятельности, приносящей доход, сумму начисленных отпускных бухгалтер может учесть при налогообложении прибыли. Однако в рассматриваемом случае есть два варианта учета расходов.

Минфин России считает так. Начисленную сумму отпускных нужно включить в состав налоговых расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из периодов, на который фактически приходятся дни отпуска. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643 и от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323.

Например, у бюджетного учреждения, которое ведет предпринимательскую деятельность, отчетный период по налогу на прибыль – квартал, полугодие и девять месяцев. Если отпуск приходится на сентябрь и октябрь, то отпускные придется распределить. Сумма, которая относится к сентябрю, увеличивает налоговые расходы за девять месяцев. Сумма начисленных отпускных, которая приходится на дни отпуска, выпадающие на октябрь, включается в расходы за год.

Однако в письме № 03-03-РЗ/27643 сделана оговорка, что оно носит информационно-разъяснительный характер и не мешает трактовать нормы законодательства иначе. У ФНС России другое мнение. Учреждение вправе учесть расходы всю сумму отпускных единовременно, даже если отпуск приходится на разные отчетные периоды. И налоговики считают правильным именно такой вариант (письмо ФНС России от 6 марта 2015 г. № 7-3-04/614@). Причем свою позицию они подкрепляют арбитражной практикой.

А вот суммы страховых взносов распределять не нужно. Они признаются в том отчетном периоде, в котором начислены. Эти суммы учитывают в составе прочих расходов.

Бухучет и бюджетный учет отпусных

Отпускные выплачивайте аналогично зарплате: в учреждениях – по КВР 111, в госорганах – КВР 121, военнослужащим и приравненным к ним лицам – КВР 131, во внебюджетных фондах – КВР 141. А в бухучете расходы нужно отразить по подстатье КОСГУ 211.

Подробнее о КВР в статье "Изменения в кодах видов расходов (КВР) 2016 год"

Проводки

Порядок отражения операций, связанных с начислением и выплатой отпускных, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Начисление и выплату отпускных из кассы отразите следующими проводками:

Дебет КРБ.1.401.20.211 Кредит КРБ.1.302.11.730
– начислены отпускные;

Дебет КРБ.1.302.11.830 Кредит КИФ.1.201.34.610
– выплачены отпускные из кассы;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Безналичную выплату отпускных сотруднику отразите так:

Дебет КРБ.1.302.11.830 Кредит КРБ.1.304.05.211
– перечислены отпускные на счет сотрудника в банке (на основании выписки о списании денег со счета учреждения).

Такой порядок установлен в пункте 102 Инструкции № 162н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 302.00, 304.05, 401.20, забалансовый счет 18) и разъяснен в письме Минфина России от 8 июля 2015 г. № 02-07-07/39464.

В учете бюджетных учреждений:

Начисление и выплату отпускных из кассы отразите следующими проводками:

Дебет 0.401.20.211 (0.109.60.211, 0.109.70.211...) Кредит 0.302.11.730
– начислены отпускные;

Дебет 0.302.11.830 Кредит 0.201.34.610
– выплачены отпускные из кассы;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Безналичную выплату отпускных сотруднику отразите проводками:

Дебет 0.302.11.830 Кредит 0.201.11.610
– перечислены отпускные на счет сотрудника в банке (на основании выписки о списании денег со счета учреждения);

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Такой порядок установлен в пунктах 128–129 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 201.01, 302.00, 401.20,

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.