Оптимизация управления материальными запасами

19697
В настоящее время существует несколько моделей управления запасами, для реализации которых используется разнообразный математический аппарат – от простых схем анализа до сложных алгоритмов. В данной статье приводятся рекомендации специалистов по эффективному и экономному использованию бюджетных средств.

Источники информации

Чаще всего информацию о наличии, поступлении и расходовании материаль­ных запасов, необходимую для принятия управленческих решений, предостав­ляет бухгалтерская служба учреждения, однако реформирование бюджетного процесса заставляет все чаще задумываться об учете управленческом.

Бюджетный учет

Источниками информации о состоянии материальных запасов, которую пре­доставляет бухгалтерская служба, являются:

  • Главная книга;
  • журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, (другие регистры бюджетного учета);
  • строка 080 “Материальные запасы” формы 0503130 “Баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета”, которая входит в состав квартальной и годовой отчетности лю­бого бюджетного учреждения.

Необходимо понимать, что не все имущество, принадлежащее учреждению, можно отнести к материальным запасам. В соответствии с п. 48 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 10.02.06 № 25н (далее – Инструкция № 25н), для целей бюджетного учета к ма­териальным запасам относятся:

  • предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
  • предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средст­вам* в соответствии с Общероссийским классификатором основных фон­дов (ОКОФ);
  • готовая продукция.

Согласно Инструкции № 25н в рамках бюджетного учета бухгалтерами матери­альные запасы подразделяются на:

  • медикаменты и перевязочные средства;
  • продукты питания;
  • горюче-смазочные материалы;
  • строительные материалы;
  • мягкий инвентарь;
  • прочие материальные запасы;
  • готовую продукцию.

Кроме того, в бюджетном учете используется такой классификационный при­знак, как вид деятельности, указывающий на источник приобретения матери­альных запасов. Поэтому в бухгалтерии раздельно учитываются материальные запасы, которые приобретены за счет:

  • бюджетной деятельности;
  • приносящей доход деятельности;
  • деятельности со средствами, находящимися во временном распоря­жении.

Управленческий учет

Для организации четкой системы управления материальными запасами важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета не только с точки зрения бюджетного учета. В любом бюджетном учреждении в зависимо­сти от условий хозяйствования и поставленных перед ним социальных задач может быть разработана собственная классификация материальных запасов, ко­торая будет использоваться для принятия управленческих решений.

В настоящее время существует много видов классификаций, которые помогают детализировать информацию для принятия управленческих решений в части материальных запасов. Рассмотрим некоторые из них на примере таблиц 1–4.

___________

* Для целей бюджетного учета к основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, а также имущество казны РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев (п. 10 Инструкции № 25н).

Таблица 1

Классификация материальных запасов по степени востребованности

Вид запасов

Признаки

Пример

Текущие

Обеспечение непрерывного снабжения хозяйственной деятельности, оказания им государственных и муници­пальных услуг, а также реализации (распределения) гото­вой продукции бюджетными учреждениями в случае веде­ния предпринимательской деятельности

Бинты, медикаменты, шприцы, продукты питания, расходные материалы и т. д.

Подготови­тельные (бу­ферные)

Не могут быть использованы в хозяйственной деятельно­сти или для оказания услуг без дополнительной подготовки

Компоненты для изготовления лекарств муниципальной аптеке

Сезонные

Сезонное потребление, обусловленное характером произ­водства, потребления, оказания услуг или транспортиров­ки продукции

Деревянная и стеклянная тара, горюче-смазочные материалы

Переходящие

Обеспечивают непрерывность производства и потребле­ния в отчетном и в следующем за отчетным периоде до очередной поставки

Остатки материальных ресурсов на конец отчетного периода

Таблица 2

Разделение материальных запасов по функционально допустимому объему

Виды запасов

Характеристика материального запаса

Для чего используется

Максималь­ный желатель­ный запас

Обеспечивает максималь­ную эффективность дея­тельности учреждения

Для расчета объемов материальных запасов, которые должны храниться на складе или в подразделении. В различных сис­темах управления используется как ориентир при расчете объема заказа

Пороговый уровень запа­са (”точка за­каза”)

Минимально допустим для нормальной деятельности

Для определения момента времени выдачи очередного зака­за, с учетом того, что проведение процедуры закупки (коти­ровки, аукцион, конкурс) занимает от двух-трех недель до не­скольких месяцев

Гарантийный (страховой или резерв­ный) запас

Указывает на то, что пора пополнять необходимые материальные запасы

Для непрерывного снабжения материальными запасами в случае непредвиденных обстоятельств. Например, отклоне­ния от запланированных в периодичности и величине партий поставок в отдаленные районы, изменения интенсивности потребления, задержки поставок в пути

В отличие от текущих запасов размер гарантийных запасов является постоян­ной величиной. Как правило, при нормальных условиях работы эти запасы явля­ются неприкосновенными. Например, в больнице это могут быть кровь, опреде­ленные лекарственные препараты, которые хранятся для использования только в экстренных случаях.

Таблица 3

Источники управленческой информации

Источник

Пояснения

Складской учет

Карточки складского учета по определенному виду материальных запасов

Показатели статисти­ческой отчетности

Необходимо учитывать особенности сферы деятельности конкретного бюджетного учреждения, например, различные формы ведомственного статистического наблю­дения. Так для муниципальных аптек – это реестр рецептов, предъявленных фарм-организацией к оплате

Нормативные доку­менты

Инструкции, письма, приказы и т. п., регламентирующие деятельность бюджетных учреждений

Документация струк­турных подразделений

Планы материально-технического снабжения, заявки, договоры на поставку сырья и материалов, оперативные данные отдела материально-технического снабжения и т. д.

Методы управления запасами

Создаваемая в учреждении система управления запасами должна дать ответы на два основных вопроса:

  • сколько запасов того или иного вида необходимо;
  • когда заказывать тот или иной вид материальных запасов.

В настоящее время существует несколько моделей управления запасами, для реализации которых используется разнообразный математический аппарат – от простых схем анализа до сложных алгоритмов математического программиро­вания. При этом запас рассматривается как количество материальных ценно­стей, необходимое для обеспечения непрерывности процесса выполнения оп­ределенных хозяйственных операций.

Использование математических расчетов позволяет более точно выявлять и рассчитывать резервы экономии средств бюджетного учреждения, грамотно регулировать движение финансовых потоков во времени, предусматривать и страховать возможные риски и сбои в работе. Применение этих методов целе­сообразно не только для расчетов больших объемов поставок и не только для крупных бюджетных учреждений. Этот вопрос актуален и для деревенской шко­лы, и для сельской больницы.

Существует широкий диапазон программных средств, облегчающих расчеты, начиная со сложных и дорогостоящих программных продуктов по анализу хо­зяйственной деятельности и планированию и заканчивая элементарными сред­ствами Office, такими как Excel и Access. Создав электронные таблицы или базу данных, ориентированных на аналитические и управленческие нужды конкрет­ного бюджетного учреждения, можно пользоваться ими длительное время, эф­фективно управляя материальными запасами. Вне зависимости от выбранных вами средств управление запасами должно состоять из ряда последовательно выполняемых этапов работ.

Таблица 4

Основные этапы управления запасами

Наименование

Решаемые задачи

Охват

Кто утверждает результаты

Анализ запасов ТМЦ за предшест­вующий период

1. Определение уровня обеспеченности соот­ветствующими запасами в предшествующем пе­риоде и оценка эффективности их использова­ния.

2. Сбор сведений для принятия управленческих решений по нормированию уровня запасов, ус­тановлению объемов и сроков закупки ТМЦ

Основные виды запасов на ос­новании дан­ных бухгалтер­ской или статистической отчет­ности

Руководитель плано­во-экономического отдела (при наличии отдела) или руково­дитель бухгалтер­ской службы

Нормирование запасов

Расчет минимально необходимого объема запа­сов как отдельных структурных подразделений, так и конкретных специалистов или работников

Запасы для хра­нения на скла­де либо в под­разделениях

Руководитель учреж­дения (приказ необ­ходимо согласовать с ГРБС)

Оптимизация раз­мера основных групп запасов и контроль за их движением

Своевременное размещение заказов на попол­нение запасов и вовлечение в хозяйственную деятельность излишне сформированных их ви­дов

Все формы ор­ганизации ма­териального снабжения уч­реждения

Приемы эффективного управления запасами

При расчете объема поставки необходимо учитывать следующие факторы:

  • соотношение стоимости товара и объема поставки;
  • своевременное вовлечение товаров в хозяйственную деятельность учреж­дения;
  • затраты учреждения на доставку и складское хранение товаров;
  • значимость определенного вида товаров для хозяйственной деятельно­сти учреждения и т. д.

Очевидно, что учреждению выгодно завозить сырье и материалы как можно бо­лее крупными партиями. Ведь чем больше размер партии поставляемых това­ров, тем ниже совокупный размер затрат по оформлению и размещению зака­зов, транспортных расходов, расходов на телефонные переговоры, командировочных расходов работников отдела снабжения и т. п.

Однако при этом необходимо учитывать, что чем больше величина того или иного вида запаса в учреждении, тем больше величина издержек на его хране­ние. В связи с этим необходимо найти баланс между расходами:

  • на приобретение ТМЦ;
  • на хранение ТМЦ.

Такой подход по оптимизации размера запасов товарно-материальных ценно­стей нашел широкое распространение в современных условиях хозяйствова­ния и получил название “Модели экономически обоснованного размера заказа” (EOQ – Economic Order Quantity (наиболее экономичный размер заказа), далее – модель EOQ. Принцип этой модели основан на минимизации совокупных затрат по приобретению и хранению запасов в учреждении. Расчеты, необходимые для применения модели, базируются на следующих формулах:

Сумма совокупных затрат по поставке ТМЦ = (Количество поставок ТМЦ) х (Средняя стоимость затрат на приобретение ТМЦ)

Количество поставок ТМЦ = (Объем фактического расхода ТМЦ)/( Средний размер одной партии поставки ТМЦ)

Анализ приведенных формул показывает: при неизменном объеме расходова­ния ТМЦ на хозяйственные нужды и средней стоимости затрат на приобретение данного вида ТМЦ общая сумма совокупных затрат учреждения уменьшается с ростом среднего размера одной партии поставки сырья. В свою очередь сред­няя стоимость затрат на приобретение сырья определяется по формуле:

Средняя стоимость затрат на приобретение сырья = (Сумма совокупных затрат по поставке сырья)/( Размер партии поставки)

Пример:

Плановому отделу муниципальной больницы необходимо рассчитать объем опти­мальных поставок угля на 2008 г. По данным бухгалтерской отчетности за 2006 г. ус­тановлено, что 240 т угля в течение года расходовались следующим образом:

  • январь – 25 т;
  • февраль, март, ноябрь, декабрь – по 24 т;
  • апрель – 22 т;
  • май – 16 т;
  • июнь – август – по 13 т;
  • сентябрь – 19 т;
  • октябрь – 23 т.

Сумма накладных расходов учреждения по поставке топлива для котельной в 2007 г. ежемесячно составляет 12 000 руб., в том числе:

  • на ГСМ (самовывоз) – 7 500 руб.;
  • оплату телефонных разговоров – 2 000 руб.;
  • погрузочно-разгрузочные работы – 2 500 руб.

Итого – 12 000 руб.

Затраты по содержанию складских помещений (коммунальные платежи, услуги охраны и т. п.) в 2007 г. составили 1 326 руб. в месяц.

Топливо в 2007 г. вывозилось с базы поставщика в среднем два раза в месяц, та­ким образом средняя стоимость затрат на одну поставку сырья составляет 6 000 руб. (12 000 руб. / 2).

Для расчета оптимальных поставок на 2008 г. экономисты определили сле­дующее:

1. В 2006 г. средний ежемесячный расход угля составил 20 т (240 т / 12 мес.).

2. Стоимость хранения 1 т угля на складе – 66,3 руб. (1 326 руб. / 20 т).

В случае если завозить сырье один раз в месяц, то период хранения запаса со­ставит 15 дней. Это значит, что через 15 дней размер запаса может снизиться до порогового значения, после которого бесперебойная работа котельной не мо­жет быть гарантирована. Но если размер партии поставки снизить вдвое, т. е. за­возить сырье два раза в месяц, то период хранения запаса составит 7,5 дня. С учетом этой зависимости можно вполовину снизить ежемесячную стоимость хранения запасов на складе при поставке угля 2 раза в месяц, до 331,5 руб. (10 т / 2 × 66,3 руб.). При этом при расчете в числителе мы берем величину среднего размера поставки, которую мы нашли из условий нашего примера, разделив ве­личину ежемесячной потребности котельной в угле (20 т) на среднее количест­во поставок в месяц.

На первый взгляд экономисты муниципальной больницы нашли оптимальное решение – 2 поставки по 10 т угля в месяц. Однако применение математической модели EOQ показывает, что это не так.

С ростом среднего размера одной партии поставки материальных запасов сни­жаются операционные затраты по размещению заказа. Одновременно возрас­тают операционные затраты по хранению товарных запасов на складе учрежде­ния. И, наоборот, с уменьшением среднего размера партии поставки товара снижаются операционные затраты по хранению товарных запасов на складе уч­реждения и повышаются операционные затраты по размещению заказа. Мо­дель EOQ позволяет оптимизировать пропорции между операционными затра­тами по размещению заказа и затратами по хранению ТМЦ на складе таким образом, чтобы совокупная их сумма была минимальной.

Надо заметить, что ревизоры Счетной палаты, ориентированные на оценку эф­фективности использования бюджетных средств, прекрасно освоили математи­ческое моделирование, и переубедить их можно только выверенными расчета­ми. Надеемся, что наши рекомендации вызовут интерес руководителей и других специалистов бюджетных учреждений к применению на практике различных приемов по более эффективному и экономному использованию бюджетных средств.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×