Должностная инструкция
Должностная инструкция должна составляться с учетом специфики организации деятельности конкретного юридического лица. Инструкция, скопированная с примерной, не отражающая условий конкретного учреждения, не будет столь эффективна.
Обычно содержание должностной инструкции включает в себя:
- точное наименование должности, а также наименование подразделения (возможно, многоступенчатое), в которое входит должность;
- квалификационные требования, предъявляемые к образованию, стажу работы, предшествуюшему опыту (например, руководящей работы), к наличию определенных навыков (например, обращения с компьютером), требования к знанию определенных документов и т. п.;
-
кому непосредственно подчиняется работник и кто подчиняется ему;
- какие функции по замещению выполняет работник в случае отсутствия других работников;
- какие нормативные документы составляют правовую базу деятельности работника (какими документами он должен руководствоваться в своей работе);
-
порядок взаимодействия с другими работниками;
-
цели и задачи работы;
- конкретные права работника по отношению к другим работникам и участникам организации, посетителям (например, право запрещать определенные действия, давать распоряжения и т. п.);
- перечень конкретных трудовых обязанностей (какие виды работ выполняет самостоятельно, какие контролирует, обеспечивает и т. п.);
-
требования к порядку выполнения трудовых обязанностей;
- перечень инструментов, материалов, оборудования, используемых работником;
-
требования к поведению работника в чрезвычайных ситуациях;
-
требования к выполнению санитарных и иных подобных норм;
-
порядок отчетности;
-
особенности ответственности работника.
Должностные инструкции составляются для каждой должности и имеют обезличенный характер (несмотря на то что некоторые должности по определению занимает только одно лицо, инструкция составляется для должности, а не для конкретного работника). Если ряд сотрудников занимают одну и ту же должность, то, как правило, их должностная инструкция едина. Можно разграничить обязанности работников, занимающих одну и ту же должность, как она обозначена в штатном расписании, путем разработки нескольких инструкций. Однако в этом случае вводят дополнительные характеристики должности (например, при наличии нескольких заместителей могут быть разграничены сферы их деятельности).
Особое внимание следует обратить на следующие моменты.
1. Наименование должности. Есть должности, которые предполагают наличие льгот или ограничений в соответствии с федеральными законами (трудовым, пенсионным законодательством). Наименования таких должностей и должностные инструкции должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренными Общероссийским классификатором профессий и должностей и квалификационными справочниками. В противном случае работник не сможет воспользоваться установленными для него льготами и преимуществами.
2. Непротиворечие положений инструкции требованиям закона. Те требования, которые предъявляются к работнику, должны быть законны. Положения инструкции не должны нарушать прав работника на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда, на отдых в течение установленного законом времени, не должны ужесточать материальную и дисциплинарную ответственность (пределы такой ответственности определяются только федеральными законами), лишать работника законных прав.
3. Отражение требований законодательства. Если какие-либо требования к деятельности работника установлены законодательно, желательно отразить их в должностной инструкции в виде отсылки к соответствующим нормам. Для информирования работника возможно и цитирование отдельных положений этих норм в разумных пределах.
4. Выполнимость обязанностей. Иногда работнику вменяется в обязанность столько различных действий, что выполнить их все очевидно невозможно в рамках установленного законом рабочего времени. Установление подобных нереальных для выполнения требований недопустимо.
5. Налоговые последствия. Если для учреждения актуальна задача оптимизации налогообложения, следует учесть возможные последствия в налоговой сфере. Наличие или отсутствие того или иного указания в должностной инструкции может использоваться для доказывания обоснованности определенных расходов (выплат компенсаций за использование личного имущества, затрат на повышение квалификации работников, выплат по гражданско-правовым договорам специалистам, привлекаемым к работе по выполнению функций, аналогичных имеющимся в штате должностям).
Важнейшим критерием правомерности применения должностных инструкций является правильный порядок введения их в действие.
Утверждается должностная инструкция грифом «УТВЕРЖДАЮ(ЕНА):» за подписью руководителя или со ссылкой на приказ руководителя организации. При необходимости согласования текста должностной инструкции проставляется также гриф согласования.
Главным требованием является требование ознакомить работника с инструкцией, причем под роспись. Знакомить с инструкцией надо при заключении трудового договора, переводе на другую должность, временном переводе на другую работу. В трудовом договоре, соглашении/приказе о переводе должно быть указано, что работник при осуществлении трудовой функции руководствуется требованиями должностной инструкции. Требования, установленные должностной инструкцией к работнику, можно применять лишь с того момента, когда работник будет ознакомлен с данным документом.
Рекомендуется выдать работнику копию должностной инструкции. В этом случае после росписи в том, что работника ознакомили с инструкцией, рекомендуется получить вторую роспись работника в том, что копия инструкции получена им на руки. Следует помнить, что в любом случае, в соответствии со статьей 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.
