Учет библиотечного фонда

6710
Учет библиотечного фонда представляет собой непосредственно учет в библиотеке и в бухгалтерии учреждения. Правила учета библиотечного фонда были скорректированы. Подробности в статье.

Организация библиотечного фонда

Действительно, деятельность библиотек регулируется нормами:

  • Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле»;
  • приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов»;
  • приказа Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда».

Полезный материал в статье

Учет библиотечного фонда Бланк акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда
Скачать

Объект библиотечного фонда

Итак, согласно действующим нормам, библиотека учреждения на правах оперативного управления владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ней имуществом в пределах, установленных законодательством РФ.

Объекты учета библиотечного фонда – документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида и материальной основы.

При этом бухучет библиотечного фонда организуется на основании общих требований Единого плана счетов (приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).

Порядок учета библиотечного фонда

Непосредственно в библиотеке учитывайте все документы независимо от вида носителя, в том числе:

  • печатные и неопубликованные издания: книги, брошюры, периодические издания, нотные издания, технические документы и др.;
  • аудиовизуальные: фоно-, видео-, фото-, кинодокументы (на дисках, кассетах, катушках);
  • документы на микроформах: микрофильмы и микрофиши;
  • электронные.

Единица библиотечного фонда

Основными единицами учета документов являются экземпляр и название. Однако также применяются дополнительные единицы: метрополка, подшивка, единица памяти данных. Для газет – годовой комплект и название.

При учете объекты подразделяйте на документы постоянного, длительного и временного хранения.

В библиотеке ведите суммарный и индивидуальный учет. Такой учет можно вести как в традиционном, так и в электронном виде.

Учет могут вести:

  • структурные подразделения библиотек, в ведении которых находится комплектование фонда;
  • подразделения, которые обеспечивают хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

Суммарный учет библиотечного фонда

Суммарный учет ведите в регистрах суммарного учета.

Сведения о включаемых в библиотечный фонд и исключаемых из него документах ведите в одном из следующих регистрах:

  • книга суммарного учета библиотечного фонда. Причем допускаются различные модификации такой формы;
  • листы суммарного учета библиотечного фонда;
  • журнал.

Читайте также:

Формы регистров учета законодательством не установлены, поэтому учреждения должны разработать их самостоятельно. Учитывайте, что регистры должны иметь следующие сведения:

1) заголовочные данные: наименование регистра, учреждения, подразделения;
2) данные о поступившей партии документов:

  • дата и порядковый номер записи (которая ежегодно начинается с № 1);
  • источник поступления, номер и дата первичного учетного документа;
  • количество поступивших объектов и стоимость;

3) три взаимосвязанных части:

  • «Поступление документов в библиотечный фонд»;
  • «Выбытие документов из библиотечного фонда»;
  • «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Индивидуальный учет документов фонда

Объекты библиотечного фонда (документы, подготовленные к приему в фонд) подвергаются индивидуальному учету. При этом каждому экземпляру документа присваивайте регистрационный номер, который закрепляется за документом на все время нахождения в фонде. Вместо регистрационного номера документу можно присвоить другой знак: системный номер компьютерной программы, штрихкод.

Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваивайте вновь принятым объектам. Номер проставьте непосредственно на документе.

Индивидуальный учет ведите в регистрах индивидуального учета. Такими регистрами являются:

  • регистрационная книга;
  • карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов;
  • топографическая опись (каталог);
  • учетный каталог;
  • учетный файл с выходными формами, которые формируются в порядке инвентарных или других идентификационных номеров документов.

Такие регистры имеют реквизиты, идентифицирующие каждый объект библиотечного фонда и содержащие сведения о поступлении и выбытии документа:

  • заголовочные данные: учетный файл с выходными формами, которые формируются в порядке инвентарных или других идентификационных номеров документов;
  • данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое описание документа (автор, заглавие, том, место и год издания), цена.

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда

Скачать бланк
 

Учет библиотечного фонда

Формы регистров учета законодательством не установлены, поэтому учреждения должны разработать их самостоятельно. Для этого можно использовать формы документации, приведенные в утратившей силу Инструкции, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 2 декабря 1998 № 590.

В регистрах индивидуального учета делайте примечания о наличии и виде приложения к основному документу и особенностях экземпляров ценных и редких документов (например, уникальный переплет, маргиналии, дефекты).
При наличии паспорта объекта можно сделать отсылку к нему. Кроме того, в примечании можно указать принадлежность документа к книжным памятникам.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Бухучет документов библиотечного фонда

В бухучете объекты библиотечного фонда (в т. ч. электронные) независимо от срока их полезного использования учитывайте в составе основных средств. Исключение – периодические издания.

В казенных учреждениях библиотечный фонд, относящийся к основным средствам, учитывайте на счете 101.37 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения» (п. 5 Инструкции № 162н).

В бюджетных и автономных учреждениях библиотечный фонд, относящийся к основным средствам, учитывайте на следующих счетах:

  • 101.27 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество»;
  • 101.37 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения».

Отличия в учете

В отличие от остальных основных средств объектам библиотечного фонда не присваивайте инвентарные номера.
Аналитический учет ведите в инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Карточку откройте одну на весь библиотечный фонд и учет в ней ведите в денежном выражении общей суммой.

Амортизация документов библиотечного фонда

Амортизацию на объекты библиотечного фонда (за исключением периодических изданий) начисляйте в следующем порядке:

  • на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно – в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;
  • на объекты стоимостью свыше 40 000 руб. – в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Списание объектов библиотечного фонда отражайте в бухучете на основании акта о списании (ф. 0504144) и приложенных к нему документов, полученных из библиотеки. Подробнее о том, как отразить списание в бухучете, см. здесь.

Периодические издания для библиотечного фонда

Периодику, которую вы приобрели для библиотечного фонда, учитывайте на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке. То есть один журнал – 1 руб., одна годовая подписка газет – 1 руб.
Приобретение периодики оплачивайте по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

КОСГУ для изданий библиотечного фонда

Для справки: в бухучете и отчетности расходы на приобретение периодических изданий должны пройти по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». То есть отражать их нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом: 401.20.226, 109.00.226, 302.26 и т. д.

Об этом сказано в разделах III, V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 № 65н.
Расходы на периодику нужно учесть в составе:

  • текущих расходов, если за подписку перечисляются периодические платежи. Например, за каждый месяц. То есть поэтапная оплата;
  • расходов будущих периодов (на счете 401.50), если за подписку учреждение перечисляет 100-процентную предоплату – единовременный платеж.

Правда, есть аргументы за то, чтобы платежи включить в состав текущих расходов. Например, подписка на Систему Госфинансы, которую оформили на текущий год.

Расходы будущих периодов

Расходы будущих периодов впоследствии нужно перенести на затраты (счет 109.00) или финрезультат текущего года. Механизм переноса установите самостоятельно (вариантов несколько).

Об этом сказано в пункте 302 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Наиболее правильно переносить расходы будущих периодов после того, как периодика поступит в учреждение. Установленный порядок списания расходов будущих периодов закрепите в учетной политике.

Порядок отражения в бухучете операций по приобретению периодики для библиотечного фонда зависит от типа учреждения.

Периодические издания в казенных учреждениях

Расходы на подписку для библиотечного фонда отразите проводками:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Поэтапная оплата подписки (по накладной, акту):

1.1

Отражены расходы на подписку

КРБ.1.401.20.226<2>

КРБ.1.302.26.730

1.2

Оплачена стоимость периодики для библиотечного фонда

КРБ.1.302.26.830

КРБ.1.304.05.226

1.3

Периодические издания учтены за балансом в условной оценке

Увеличение забалансового счета 23

2.

Единовременный платеж (100% предоплаты):

2.1

Отражена предоплата (авансовый платеж) за подписку

КРБ.1.206.26.560

КРБ.1.304.05.226

2.2

Отнесена на расходы будущих периодов стоимость периодики

гКБК.1.401.50.226

КРБ.1.302.26.730

2.3

По мере поступления журналов, газет и т. п. в библиотеку (еженедельно, ежемесячно и т. д.):

– списана часть затрат на финансовый результат текущего года (на основании Бухгалтерской справки ф. 0504833)

КРБ.1.401.20.226<2>

гКБК.1.401.50.226

– зачет аванса (на сумму поступивших журналов, газет)

КРБ.1.302.26.830

КРБ.1.206.26.660

– периодические издания учтены за балансом в условной оценке

Увеличение забалансового счета 23

<2> В части формирования стоимости готовой продукции (работ, услуг), которую учреждение реализует за плату, применяйте счет 1.109.00.226 (п. 40 Инструкции № 162н).

Периодические издания в бюджетных учреждениях

Расходы на подписку для библиотечного фонда отразите проводками:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Поэтапная оплата подписки (по накладной, акту):

1.1

Отражены расходы на подписку

0.109.XX.226<3>

0.302.26.730

1.2

Оплачена стоимость периодики для библиотечного фонда

0.302.26.830

0.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 226)

1.3

Периодические издания учтены за балансом в условной оценке

Увеличение забалансового счета 23

2.

Единовременный платеж (100% предоплаты):

2.1

Отражена предоплата (авансовый платеж) за приобретение периодики

0.206.26.560

0.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 226)

2.2

Отнесена на расходы будущих периодов стоимость периодики

0.401.50.226

0.302.26.730

2.3

По мере поступления журналов, газет и т. п. в библиотеку (еженедельно, ежемесячно и т. д.):

– списана часть затрат на финансовый результат текущего года (на основании Бухгалтерской справки ф. 0504833)

0.109.XX.226<3>

0.401.50.226

– зачет аванса (на сумму поступивших журналов, газет)

0.302.26.830

0.206.26.660

– периодические издания учтены за балансом в условной оценке

Увеличение забалансового счета 23

XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.
<3> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость работ (услуг), то списывайте их на счет 0.401.20.226.

Периодические издания в автономных учреждениях

Расходы на подписку для библиотечного фонда отразите проводками:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Поэтапная оплата подписки (по накладной, акту):

1.1

Отражены расходы на подписку

0.109.ХХ.226<5>

0.302.26.000

1.2

Оплачена стоимость периодики для библиотечного фонда

0.302.26.000

0.201.11.000<4>
одновременно увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 226)

1.3

Периодические издания учтены за балансом в условной оценке

Увеличение забалансового счета 23

2.

Единовременный платеж (100% предоплаты):

2.1

Отражена предоплата (авансовый платеж) за приобретение периодики

0.206.26.000

0.201.11.000<4>
одновременно увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 226)

2.2

Отнесена на расходы будущих периодов стоимость периодики

0.401.50.226

0.302.26.000

2.3

По мере поступления журналов, газет и т. п. в библиотеку (еженедельно, ежемесячно и т. д.):

– списана часть затрат на финансовый результат текущего года (на основании Бухгалтерской справки ф. 0504833)

0.109.ХХ.226<5>

0.401.50.226

– зачет аванса (на сумму поступивших журналов, газет)

0.302.26.000

0.206.26.000

– периодические издания учтены за балансом в условной оценке

Увеличение забалансового счета 23

XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.
<4> Счет 201.21 применяйте, если учреждение обслуживается в банке.
<5> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость работ (услуг), то списывайте их на счет 0.401.20.226.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль