Акт сверки взаимных расчетов

38064
Христорождественская Инна Игоревна
эксперт по бюджетному учету и налогообложению
Как правило, в процессе инвентаризации учреждения проводят сверку расчетов с контрагентами в обязательном порядке. Однако форма акта сверки взаимных расчетов не утверждена. Избежать ошибок поможет наш материал.

Акты сверки взаиморасчетов бюджетного учреждения

Инвентаризация взаимных расчетов проводится в учреждении в процессе инвентаризации. Она позволяет выявить и классифицировать дебиторскую и кредиторскую задолженность учреждения, упорядочить расчеты с контрагентами. По итогам такой инвентаризации оформляются акты сверки взаиморасчетов. Общий (итоговый) акт составляется с использованием унифицированной формы. Сверка взаимных расчетов с контрагентами не так детально регламентирована законодательством. Правильно документировать взаиморасчеты с контрагентом поможет эксперт журнала «Учет в учреждении».

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Когда проводится инвентаризация расчетов

Перед составлением годовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств, результаты которой отражаются в отчетности (п. 9 Инструкции № 33н, п. 7 Инструкции № 191н). Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества и состояния финансовых обязательств учреждения на определенную дату путем сопоставления фактических данных с данными регистров бухгалтерского учета. Инвентаризацию проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, а зафиксировать такую достоверность помогают акты сверки взаиморасчетов. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются учреждением, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации определяется законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. Выявленные расхождения между фактическим наличием объектов и данными бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ст. 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Например, необходимо проводить инвентаризацию и составлять акты в следующих случаях:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Порядок сверки взаимных расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах бухучета. Порядок и правила проведения такой инвентаризации взаиморасчетов закреплены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Особенности проведения инвентаризации могут отражаться в локальных нормативных актах учреждения.

За недостоверность данных учета и отчетности учреждение могут оштрафовать (ст. 120 Налогового кодекса РФ, ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). То есть оштрафовать учреждение именно за то, что оно не провело инвентаризацию, налоговики не могут, ведь законодательство этого не предусматривает. Однако, например, если необходимо списать просроченную задолженность, без инвентаризации задолженности не обойтись. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Общий (итоговый) акт сверки взаимных расчетов

Результаты инвентаризации по всем расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляют актом сверки взаиморасчетов по форме № ИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Выявленные по документам остатки сумм, числящиеся на соответствующих счетах, отражаются в справке (приложение к форме № ИНВ-17). Она составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и служит основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 (прикладывается к акту). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается в комиссии.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом

В ходе инвентаризации с контрагентом сверяют данные о задолженности на определенную дату в учете каждой стороны и оформляют актом сверки взаиморасчетов. Этот документ подтверждает долговые обязательства сторон. Унифицированная форма акта действующим законодательством не предусмотрена, поэтому такой документ составляется в произвольной форме и утверждается учетной политикой учреждения. На практике бухгалтерия чаще всего использует форму, предусмотренную программой, в которой ведется учет.

Акт сверки с контрагентами составляется по состоянию на отчетную дату и оформляется по каждому контрагенту в двух экземплярах. В нем указывают:

  • период, за который проводится инвентаризация расчетов;
  • наименования сторон;
  • данные договора;
  • представителей сторон, которые подписывают акт;
  • данные учета каждой стороны (сальдо на начало периода, суммы по дебету или кредиту счета с указанием даты и документа, обороты за период, сальдо на конец);
  • сумму (цифрами и прописью) по учетным данным на дату сверки;
  • подписи представителей сторон.

Акты по взаиморасчетам подписывают руководители и главные бухгалтеры обеих организаций. Кроме того, акты заверяются печатями.

Выберите удобный способ сверки

Способ 1. Составьте акт сверки в бухгалтерской программе. Направьте его контрагенту. Если все данные в акте соответствуют показателям учета, поставщик подпишет документ без проблем. При расхождениях акт либо подпишут, но с оговоркой, либо не подпишут. Выясните причины расхождений. При необходимости подготовьте и вышлите контрагенту новый документ.

Способ 2. Сначала сверьте с контрагентом все данные по расчетам. Обменяйтесь информацией по электронной почте, телефону или факсу. Если есть расхождения и вы с ними согласны, внесите коррективы в учет. После этого составьте акт сверки и отправьте поставщику. Контрагент должен его только завизировать.

Второй способ, безусловно, сэкономит время и освободит от части бумажной работы. Но на практике, если у учреждения много контрагентов, связаться заранее со всеми не получится. Тогда выход – направить акты и индивидуально решать вопрос только с теми, с кем есть расхождения.

Не делайте лишней работы

Перед сдачей отчетности сверка обязательна. Но в середине года она может быть и выборочной. Например, можно свериться только с организациями, с которыми заключено много договоров. Или только с теми, с кем оформлены договоры на значительные суммы.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему акт. Чтобы таких проблем не возникало, заранее включайте в договор условие о том, что сверка обязательна. Там же предусмотрите ее детальный порядок.

Видеосоветы: как приучить партнеров подписывать акт сверки

Если с компанией заключено несколько договоров, все расчеты можно сверять в одном акте. Главное – указать реквизиты всех договоров, чтобы было понятно, какие суммы к какому договору относятся. При этом не требуется знать, на каких именно счетах контрагент отражает расчеты по подписанному с вами договору. Выбор счетов бухучета – это личное дело контрагента, которое к процедуре сверки отношения не имеет.

Совет. Рассказывает практик

Наталья БЕЛЬСКАЯ, главный бухгалтер государственного БУЗ Московской области «Жуковская стоматологическая поликлиника»

 «В нашем учреждении обязанность отправлять и истребовать обратно акты сверки лежит на секретаре. Конечно, она не проводит сверку, а отвечает за наличие актов. Бухгалтер по расчетам составляет акты и передает секретарю вместе со списком поставщиков, который формируют согласно заключенным договорам. В случае разногласий бухгалтер распечатывает акт сверки и с сопроводительным письмом вместе с копиями документов передает секретарю. Она, в свою очередь, отправляет пакет документов контрагенту.

Распечатать акты сверки в бухгалтерской программе можно сразу, применяя групповую обработку. Это тоже сократит время. Чтобы избежать проблем с подписанием акта, в уведомлении пишем, что, если акт не будет возвращен в течение 10 дней со дня получения, задолженность считается подтвержденной. Как правило, это работает: контрагенты присылают акты обратно».

Таблица. Пример заполнения отчета о ходе сверки (фрагмент)

Акт сверки взаимных расчетов

Простой отчет поможет ничего не упустить

Чтобы оперативно проводить сверки, настройте внутреннюю отчетность. Так, отчет о ходе сверки взаиморасчетов сделает процесс сверки более наглядным и поможет в работе. Кроме того, к нему можно приложить акты сверок и сведения о кредиторской и дебиторской задолженности (ф. 0503769).

Форму можно разработать самим (пример – в таблице, приведенной ниже). Но в настройках некоторых бухгалтерских программ может быть предусмотрен автоматический отчет. В любом случае нужно указать:

  • периодичность сверки (например, раз в квартал);
  • даты отправки и возврата акта;
  •  информацию о суммах (сальдо расчетов (по данным учреждения), сальдо расчетов (по данным контрагента) и разница сальдо).

В разделе «Формы» электронного журнала «Учет в бюджетных учреждениях» можно скачать образец заполнения акта сверки взаиморасчетов.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать



    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль