Выдача денег под отчет в учреждениях госсектора

47950
Симонова Александра Николаевна
аудитор, консультант по управлению закупками
Выдача денежных средств под отчет с 1 июня 2014 года ведется по-новому. Скорректированный порядок связан с применением новых правил ведения кассовых операций.

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы. Это предусмотрено пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Бюджетные и автономные учреждения также могут выдавать деньги под отчет из наличной выручки (минуя лицевой счет).

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары, работы и услуги непосредственно самой банковской картой – через электронный терминал и другие устройства. Операции с использованием карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 30 июня 2014 г. № 10н.

Способ выдачи денег под отчет сотрудникам пропишите в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Отражение в учете выдачи наличных денег под отчет зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

В момент выдачи наличных денег под отчет сделайте следующие проводки.

Содержание операций

Дебет счета

Кредит счета

1.

Выданы из кассы деньги под отчет для выплаты:

– зарплаты;

КРБ.1.208.11.560

КИФ.1.201.34.610

одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующий КОСГУ)

– прочих выплат (например, пособия по уходу за ребенком до 3 лет);

КРБ.1.208.12.560

– больничных и иных пособий, выплачиваемых за счет ФСС России;

КРБ.1.208.13.560

– стипендии;

КРБ.1.208.91.560

– пособий, пенсий по социальному обеспечению

КРБ.1.208.61.560
КРБ.1.208.62.560
КРБ.1.208.63.560

2.

Выданы из кассы деньги под отчет для оплаты:

– услуг связи;

КРБ.1.208.21.560

КИФ.1.201.34.610

одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующий КОСГУ)

– транспортных услуг;

КРБ.1.208.22.560

– коммунальных услуг;

КРБ.1.208.23.560

– услуг по аренде;

КРБ.1.208.24.560

– работ, услуг по содержанию имущества;

КРБ.1.208.25.560

– прочих работ, услуг;

КРБ.1.208.26.560

– прочих расходов (например, на приобретение цветов для награждений)

КРБ.1.208.91.560

3.

Выданы из кассы деньги под отчет для приобретения нефинансовых активов:

– основных средств;

КРБ.1.208.31.560

КИФ.1.201.34.610

одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующий КОСГУ)

– нематериальных активов;

КРБ.1.208.32.560

– материальных запасов

КРБ.1.208.34.560

Такой порядок установлен пунктом 84 Инструкции № 162н и пунктом 367 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В учете бюджетных учреждений:

В момент выдачи наличных денег под отчет сделайте следующие проводки.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Выданы из кассы деньги под отчет для выплаты:

– зарплаты;

0.208.11.560

0.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующий КОСГУ)

– прочих выплат (например, пособия по уходу за ребенком до 3 лет);

0.208.12.560

– больничных и иных пособий, выплачиваемых за счет ФСС России;

0.208.13.560

– стипендии;

0.208.91.560

– пособий, пенсий по социальному обеспечению

0.208.62.560
0.208.63.560

2.

Выданы из кассы деньги под отчет для оплаты:

– услуг связи;

0.208.21.560

0.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующий КОСГУ)

– транспортных услуг;

0.208.22.560

– коммунальных услуг;

0.208.23.560

– услуг по аренде;

0.208.24.560

– работ, услуг по содержанию имущества;

0.208.25.560

– прочих работ, услуг;

0.208.26.560

– прочих расходов (например, на приобретение цветов для награждений)

0.208.91.560

3.

Выданы из кассы деньги под отчет для приобретения нефинансовых активов:

– основных средств;

0.208.31.560

0.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующий КОСГУ)

– нематериальных активов;

0.208.32.560

– материальных запасов

0.208.34.560

Такой порядок установлен пунктом 105 Инструкции № 174н и пунктом 367 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Пример, как выдать подотчетные суммы сотруднику из кассы учреждения

Секретарю бюджетного учреждения «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для нужд учреждения канцтовары (бумагу, ручки и т. д.). На эти цели кассир выдал сотруднице 4000 руб. (на основании заявления, подписанного руководителем учреждения).

Выдачу денег под отчет бухгалтер учреждения отразил так:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

1.

Выданы деньги под отчет для покупки канцтоваров (КВР 244)

4.208.34.560 

4.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 340)

4000


Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока бюджетное (автономное) учреждение фактически не получит товары, ему не будут оказаны услуги или выполнены работы, расходов у него не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (в автономном учреждении) (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на

Подотчетные суммы: авансовый отчет

Как и ранее, работник обязано не позднее, чем через три рабочих дня после истечения срока, на который произведена выдача денег, собственно, отчитаться по полученным суммам. Если сотрудник выходит на работу позднее указанной даты, три рабочих дня для предъявления авансового отчета отсчитываются со дня выхода сотрудника на работу. Его форма (ф. 0504049) приведена в приказе № 173н.

Авансовый отчет представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, при их отсутствии – руководителю. К нему работник обязан приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы из сумм (командировочное удостоверение, квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.). Перечень оправдательных документов работник указывает на оборотной стороне авансового отчета.

Главный бухгалтер (или бухгалтер) проверяет его в срок, установленный локальным нормативным актом учреждения (например, положением о документообороте). Проверенный отчет утверждает руководитель учреждения. После этого товары (работы, услуги), приобретенные работником, принимаются к учету.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль