Особенности безналичных расчетов с подотчетниками

1371
Каримов Дмитрий Нигматуллович
консультант по бюджетному учету и налогам
Минфин России рекомендует организациям сектора госуправления перейти на безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников. О том, как организовать подобные расчеты, – в статье.

Письмо Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728.

Перечисление командировочных на карту

Порядок выдачи денежных средств под отчет должен быть установлен в учетной политике бюджетного учреждения. В принимаемые учреждением правила организации и ведения бухгалтерского учета могут включаться положения, предусматривающие расчеты с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке.

По мнению финансистов, последний способ расчетов комфортен и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей возмещения произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Следует учесть, что согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, учреждение на основании своего локального нормативного акта (коллективного договора) вправе перечислять командировочные на банковскую карту работника в рублях или иностранной валюте.

У органов Федерального казначейства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на зарплатные карты своих работников. Об этом сообщено письмом Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Юридические и бухгалтерские особенности

Итак, порядок и размеры возмещения командировочных расходов учреждение вправе указать в коллективном договоре (в соответствующем разделе) или приложении к нему. Но зачастую для этих целей издается отдельный локальный нормативный акт – например, Положение о командировках.

Вне зависимости от вида документа в нем должны быть подробно описаны особенности, не урегулированные законодательством. В частности, следует упомянуть о том, что подотчетные командировочные суммы могут перечисляться на банковскую зарплатную карту работника.

В связи с тем, что денежные средства перечисляются на зарплатную карту, их необходимо как-то отделить от сумм заработной платы. В противном случае налоговые органы могут расценить подотчетные суммы как заработную плату и доначислить НДФЛ и страховые взносы. В платежном поручении (ином документе на перечисление денег) нужно указывать, что это подотчетные суммы. Подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его Авансовый отчет (ф. 0504049).

Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка РФ на дату его утверждения руководителем учреждения.

В нем подотчетные лица приводят сведения о себе и заполняют соответствующие графы о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Это установлено Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Бухгалтерские записи

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н, командировочные расходы, которые оплачиваются за счет средств субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания и в соответствии с учетной политикой учреждения признаются общехозяйственными, отражаются в учете следующей корреспонденцией счетов:

 

Наименование операции

Дебет

Кредит

Перечислены на банковскую карту работника суточные*

4 208 12 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»

4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Перечислены на банковскую карту работника денежные средства в оплату проезда*

4 208 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Перечислены на банковскую карту работника денежные средства в оплату услуг по проживанию*

4 208 26 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Приняты к учету расходы на суточные

4 109 80 212
«Общехозяйственные расходы в части прочих выплат»

4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»

Приняты к учету расходы на проезд к месту командировки и обратно

4 109 80 222
«Общехозяйственные расходы в части транспортных услуг»

4 208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

Приняты к учету расходы по найму жилого помещения

4 109 80 226
«Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»

4 208 26 660
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

* Суммы отражаются на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Если работник направлен в загранкомандировку и ему перечисляются подотчетные суммы с валютного счета, то указанное перечисление отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 и кредиту счета 201 27 610.

Курсовые разницы при конвертации отражаются в соответствии с пунктами 8182 Инструкции № 174н.

Статья опубликована в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», 2013, № 1

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и зарплату учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×